Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Tổ chức sự kiện – Đề 14

Màu sắc ánh sáng có tác động mạnh mẽ đến cảm xúc và tâm lý con người. Trong sự kiện, việc lựa chọn màu sắc ánh sáng phù hợp giúp tạo ra không khí mong muốn (vui vẻ, trang trọng, ấm cúng, v.v.) và ảnh hưởng đến trải nghiệm cảm xúc của khách tham dự. Các yếu tố khác như tính năng sản phẩm hay chi phí không liên quan trực tiếp đến màu sắc ánh sáng.

Mã QR code và RFID được sử dụng phổ biến cho check-in nhanh chóng. CRM giúp quản lý thông tin đăng ký. Máy fax là công nghệ lạc hậu, không còn phù hợp với quản lý sự kiện hiện đại. Các công nghệ hiện đại tập trung vào số hóa và tự động hóa quy trình.

Kiểm kê vật tư, thiết bị cần được thực hiện liên tục: trước sự kiện để đảm bảo có đủ và đúng loại; trong sự kiện để theo dõi tình trạng sử dụng và bổ sung khi cần; sau sự kiện để kiểm tra và đánh giá thiệt hại, hao hụt. Do đó, kiểm kê là hoạt động xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện.

Năm yếu tố chính của sự kiện (5 P's of Events) bao gồm: Product (Sản phẩm/Sự kiện), Price (Giá cả), Place (Địa điểm), Promotion (Quảng bá), và People (Con người). 'Quảng bá' đã được liệt kê, nhưng 'Khách hàng' (People) là yếu tố đúng trong 5P, còn 'Quảng bá' (Promotion) mới là yếu tố bị thay thế trong các lựa chọn đưa ra.

Icebreaker (hoạt động phá băng) được sử dụng vào đầu sự kiện, khi khách mới đến và có thể còn xa lạ, ngại giao tiếp. Mục đích là tạo không khí thoải mái, giúp mọi người làm quen và tương tác với nhau, phá vỡ sự ngại ngùng ban đầu.

Ma trận đánh giá rủi ro thường sử dụng hai trục chính: 'Khả năng xảy ra' (likelihood) và 'Mức độ ảnh hưởng' (impact) để đánh giá mức độ nghiêm trọng của từng rủi ro. Dựa trên hai yếu tố này, rủi ro được phân loại và ưu tiên xử lý.

Các tiêu chí quan trọng khi chọn nhà cung cấp dịch vụ sự kiện bao gồm chất lượng dịch vụ, giá cả hợp lý, uy tín và kinh nghiệm. Mối quan hệ cá nhân không nên là tiêu chí ưu tiên hàng đầu, vì nó có thể dẫn đến quyết định không khách quan và ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.

Dữ liệu định lượng là dữ liệu số, có thể đo lường được. Số lượng khách, doanh thu là dữ liệu định lượng. Mức độ hài lòng có thể được lượng hóa thông qua thang đo trong khảo sát. Phản hồi và nhận xét chi tiết là dữ liệu định tính (qualitative), thể hiện ý kiến, cảm xúc, không phải là số liệu đo đếm được.

Ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) là công cụ quản lý trách nhiệm, giúp phân định rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân hoặc nhóm trong các công việc và quyết định liên quan đến sự kiện. Nó không dùng để đánh giá hiệu suất, tuyển dụng hay đào tạo nhân viên.

KPIs (Chỉ số hiệu suất chính) được sử dụng để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động, trong trường hợp này là sự thành công của sự kiện so với các mục tiêu đã đề ra. Các lựa chọn khác có thể là kết quả phụ, nhưng mục đích chính của KPIs là đánh giá thành công.

Biểu đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án trực quan, thể hiện tiến độ công việc theo thời gian, giúp theo dõi thời hạn, các nhiệm vụ và người chịu trách nhiệm. Ma trận RACI phân công trách nhiệm, SWOT phân tích điểm mạnh yếu, và Brainstorming là kỹ thuật tạo ý tưởng, không trực tiếp liên quan đến theo dõi tiến độ công việc.

Khi chọn địa điểm ngoài trời, các yếu tố thời tiết quan trọng cần xem xét bao gồm khả năng mưa nắng, gió, và nhiệt độ vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến sự thoải mái và an toàn của khách tham dự. Màu sắc bầu trời không phải là yếu tố thực tế cần quan tâm trong việc lựa chọn địa điểm.

Kế hoạch dự phòng không thể ngăn chặn hoàn toàn rủi ro, nhưng nó được xây dựng để chuẩn bị sẵn các biện pháp ứng phó khi rủi ro xảy ra, nhằm giảm thiểu tối đa các tác động tiêu cực đến sự kiện, khách tham dự và các bên liên quan. Đổ lỗi hay tăng ngân sách không phải mục đích của kế hoạch dự phòng.

Sự kiện gây quỹ (fundraising event) được thiết kế đặc biệt để thu hút sự đóng góp tài chính hoặc nâng cao nhận thức về một mục đích từ thiện hoặc xã hội cụ thể. Các loại sự kiện khác có mục tiêu khác nhau, không tập trung vào gây quỹ từ thiện.

Trải nghiệm khách hàng sự kiện chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, và cảm xúc có thể được tạo ra từ tổng hòa của các yếu tố. Bố trí địa điểm, nội dung chương trình, và hệ thống kỹ thuật đều góp phần vào việc tạo ra trải nghiệm cảm xúc tích cực cho khách tham dự.

Layout sự kiện cần tối ưu hóa trải nghiệm cho khách tham dự và phục vụ mục tiêu sự kiện. Số lượng khách, loại hình sự kiện (hội nghị, triển lãm, tiệc...) và mục tiêu (tương tác, học hỏi, giải trí...) là những yếu tố quyết định bố trí không gian, lối đi, khu vực chức năng, v.v.

Trước sự kiện, mục tiêu truyền thông chính là tạo sự chú ý và thúc đẩy đăng ký. Mạng xã hội và quảng cáo trực tuyến là các kênh hiệu quả để tiếp cận đông đảo đối tượng mục tiêu và tạo tương tác trước sự kiện. Các lựa chọn khác đều là hình thức truyền thông sau sự kiện hoặc không trực tiếp hướng đến việc thu hút đăng ký.

ROI (Return on Investment) là chỉ số đo lường hiệu quả đầu tư, trong sự kiện nó được sử dụng để tính toán tỷ lệ lợi nhuận thu được so với tổng chi phí đầu tư vào sự kiện, giúp đánh giá xem sự kiện có mang lại lợi ích tài chính tương xứng với chi phí bỏ ra hay không.

Khi xảy ra khủng hoảng, bước đầu tiên là đánh giá nhanh chóng tình hình, xác định bản chất, phạm vi và mức độ nghiêm trọng của sự cố để có cơ sở xây dựng kế hoạch ứng phó phù hợp. Truyền thông, đổ lỗi hay hủy bỏ sự kiện là các bước sau đó, tùy thuộc vào đánh giá ban đầu.

Luồng di chuyển khách tham dự cần được thiết kế khoa học để đảm bảo khách có thể di chuyển dễ dàng, an toàn giữa các khu vực khác nhau của sự kiện, tránh tình trạng ùn tắc, đặc biệt ở các điểm quan trọng như lối vào, khu vực đăng ký, khu vực ăn uống, nhà vệ sinh, v.v.

Storytelling trong truyền thông sự kiện giúp tạo ra kết nối cảm xúc mạnh mẽ hơn với khán giả, làm cho thông điệp trở nên hấp dẫn và dễ nhớ hơn, từ đó tăng cường tính tương tác và sự tham gia. Các lựa chọn khác không phải là mục đích chính của storytelling.

Quy trình quản lý rủi ro sự kiện thường bao gồm các bước: Nhận diện rủi ro, Phân tích rủi ro, Đánh giá rủi ro, Lập kế hoạch ứng phó rủi ro, và Giám sát và kiểm soát rủi ro. Do đó, 'Lập kế hoạch ứng phó rủi ro' diễn ra sau khi đã xác định và phân tích rủi ro.

Content marketing trong sự kiện tập trung vào việc tạo ra và chia sẻ nội dung giá trị (ví dụ: bài viết blog, video, infographic) liên quan đến chủ đề sự kiện để thu hút và tương tác với khách hàng tiềm năng trước sự kiện, xây dựng sự quan tâm và mong đợi.

Hợp đồng dịch vụ sự kiện cần quy định rõ về dịch vụ, thanh toán, trách nhiệm pháp lý để bảo vệ quyền lợi các bên. Sở thích cá nhân của nhân viên nhà cung cấp không phải là điều khoản cần thiết và không liên quan đến nội dung hợp đồng dịch vụ chuyên nghiệp.

Lễ ra mắt sản phẩm được thiết kế đặc biệt để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Trong khi hội chợ thương mại có thể bao gồm giới thiệu sản phẩm, mục đích chính của nó rộng hơn. Hội nghị và tiệc gala có mục đích khác nhau và không tập trung vào giới thiệu sản phẩm mới là chính.

An ninh và an toàn sự kiện đòi hỏi kế hoạch chi tiết, bao gồm nhận diện rủi ro, biện pháp phòng ngừa, ứng phó khẩn cấp và sự phối hợp chặt chẽ với lực lượng an ninh, y tế, cứu hỏa... Các yếu tố khác như trang trí, ăn uống, khách mời nổi tiếng không phải là yếu tố cốt lõi để đảm bảo an ninh.

Tiếp thị truyền miệng và mạng xã hội có thể tận dụng sức mạnh lan tỏa tự nhiên, chi phí thấp (hoặc miễn phí) nhưng vẫn có khả năng tiếp cận được số lượng lớn người, đặc biệt khi thông điệp hấp dẫn và được chia sẻ rộng rãi. Quảng cáo trên truyền hình, báo in, radio thường tốn kém hơn nhiều.

Tài trợ hợp tác (partnership) thường bao gồm sự tham gia sâu rộng hơn của nhà tài trợ, không chỉ về mặt tài chính mà còn về nguồn lực, chuyên môn và cùng nhau thực hiện các hoạt động tổ chức và quảng bá sự kiện. Các hình thức tài trợ khác thường giới hạn ở việc cung cấp tài chính hoặc hiện vật.

Time blocking là kỹ thuật quản lý thời gian bằng cách chia ngày làm việc thành các khối thời gian cụ thể, mỗi khối dành cho một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ. Kỹ thuật này giúp tập trung cao độ vào từng việc, tránh bị phân tâm và tăng hiệu suất làm việc, đặc biệt hữu ích trong quản lý dự án sự kiện với nhiều đầu việc.

Chi phí cố định là các chi phí không thay đổi theo số lượng khách tham dự hoặc quy mô sự kiện, như tiền thuê địa điểm, lương nhân viên cố định. Chi phí ăn uống cho khách mời (tính theo đầu người) là chi phí biến đổi, vì nó phụ thuộc vào số lượng khách mời tham dự.