Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Quản lý dự án – Đề 2

Tam giác quản lý dự án (hay 'tam giác sắt', 'ba đỉnh giới hạn') bao gồm Phạm vi, Thời gian và Chi phí. Chất lượng thường bị ảnh hưởng bởi sự cân bằng giữa ba yếu tố này, nhưng không phải là một đỉnh trực tiếp của tam giác.

Ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) là công cụ để xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân hoặc nhóm trong dự án đối với mỗi công việc hoặc quyết định. Nó giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo mọi việc đều có người chịu trách nhiệm.

Kiểm soát chất lượng (Quality Control - QC) là quá trình kiểm tra và đánh giá kết quả dự án để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra, tập trung vào việc phát hiện và sửa lỗi. Ngăn ngừa lỗi ngay từ đầu thuộc về 'đảm bảo chất lượng' (Quality Assurance - QA).

Agile tập trung vào sự linh hoạt, thích ứng, và phản hồi nhanh chóng với thay đổi, thay vì tuân thủ cứng nhắc theo kế hoạch ban đầu. Giá trị cốt lõi của Agile là khả năng thích ứng và cung cấp giá trị liên tục cho khách hàng.

Cuộc họp 'lessons learned' (rút kinh nghiệm) sau dự án có mục tiêu chính là thu thập, phân tích và ghi lại những kinh nghiệm, bài học rút ra từ dự án đã hoàn thành, cả những thành công và thất bại. Mục đích là để cải thiện quy trình, phương pháp và hiệu quả của các dự án trong tương lai, không phải để đổ lỗi hay đánh giá cá nhân.

Sprint là một khái niệm cốt lõi trong Scrum (một framework Agile), là một khoảng thời gian ngắn, lặp đi lặp lại (thường 2-4 tuần), trong đó đội dự án làm việc để hoàn thành một tập hợp các công việc cụ thể và tạo ra một sản phẩm gia tăng có thể sử dụng được.

Hợp đồng chi phí cộng phí (Cost-plus contract) là loại hợp đồng mà người mua thanh toán cho nhà cung cấp tất cả các chi phí thực tế phát sinh (trong phạm vi cho phép) cộng thêm một khoản phí lợi nhuận đã được thỏa thuận trước. Loại hợp đồng này thường được sử dụng khi phạm vi công việc chưa được xác định rõ ràng.

Lãnh đạo vô trách nhiệm (Irresponsible leadership) không phải là một phong cách lãnh đạo được công nhận hoặc khuyến khích trong bất kỳ lĩnh vực nào, bao gồm cả quản lý dự án. Ba phong cách lãnh đạo phổ biến và được nghiên cứu nhiều là độc đoán, dân chủ và ủy quyền, mỗi phong cách có ưu và nhược điểm riêng và phù hợp với các tình huống khác nhau.

Work Breakdown Structure (WBS) là một công cụ quan trọng trong quản lý phạm vi dự án, giúp phân chia toàn bộ công việc dự án thành các gói công việc nhỏ hơn, có cấu trúc phân cấp, giúp dễ dàng lập kế hoạch, phân công, theo dõi và kiểm soát công việc.

Điều lệ dự án (Project Charter) là tài liệu chính thức khởi đầu một dự án, được tạo ra trong giai đoạn khởi đầu. Nó ủy quyền cho dự án và người quản lý dự án, đồng thời xác định mục tiêu, phạm vi và các bên liên quan chính ở mức cao.

Issue log (nhật ký vấn đề) là một tài liệu được sử dụng để ghi lại và theo dõi các vấn đề, sự cố, trở ngại phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Nó bao gồm mô tả vấn đề, người chịu trách nhiệm giải quyết, thời hạn và trạng thái giải quyết, giúp quản lý và giải quyết vấn đề một cách hệ thống.

'Variance' (độ lệch) trong quản lý dự án thường được sử dụng để đo lường sự khác biệt giữa kế hoạch và thực tế, đặc biệt là trong quản lý tiến độ và chi phí. Nó giúp đánh giá hiệu suất dự án và xác định các khu vực cần điều chỉnh.

'Scope creep' (trượt phạm vi) là hiện tượng phạm vi dự án mở rộng dần dần ngoài kế hoạch ban đầu, thường không được kiểm soát và có thể dẫn đến vượt quá ngân sách, chậm tiến độ và giảm chất lượng.

'Escalation' (leo thang) trong quản lý dự án là quá trình chuyển giao một vấn đề, rủi ro hoặc quyết định lên cấp quản lý cao hơn để được giải quyết khi nó vượt quá thẩm quyền hoặc khả năng giải quyết của cấp hiện tại. Điều này thường xảy ra khi vấn đề không thể được giải quyết ở cấp thấp hơn hoặc cần sự can thiệp từ cấp quản lý cao hơn.

Vòng đời dự án điển hình thường bao gồm các giai đoạn: Khởi đầu, Lập kế hoạch, Thực hiện, Giám sát & Kiểm soát, và Kết thúc. Giai đoạn 'Đấu thầu' (Bidding) có thể xảy ra trước giai đoạn khởi đầu, trong quá trình giành dự án, nhưng không phải là một giai đoạn chính thức trong vòng đời quản lý dự án sau khi dự án đã được phê duyệt và bắt đầu.

Kế hoạch truyền thông (Communication Plan) trong quản lý dự án xác định cách thức, thời điểm, tần suất, định dạng và đối tượng truyền thông thông tin dự án. Nó đảm bảo thông tin được truyền tải hiệu quả đến đúng người vào đúng thời điểm, hỗ trợ sự phối hợp và thông suốt của dự án.

Giai đoạn đóng dự án (Project Closure) là giai đoạn cuối cùng, mục tiêu chính là chính thức kết thúc dự án, nghiệm thu và bàn giao sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng, hoàn tất các thủ tục hành chính, và đặc biệt là rút ra các bài học kinh nghiệm để cải thiện các dự án tương lai.

Trong Scrum, Product Backlog là danh sách được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, chứa tất cả các yêu cầu, tính năng, câu chuyện người dùng, sửa lỗi và cải tiến có thể có trong sản phẩm. Nó là nguồn gốc duy nhất của các yêu cầu cho bất kỳ thay đổi nào cần được thực hiện đối với sản phẩm.

Sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique) và biểu đồ Gantt đều được dùng lập kế hoạch tiến độ, nhưng PERT chart đặc biệt hữu ích trong việc hiển thị sự phụ thuộc giữa các công việc và xác định đường găng (critical path) của dự án. Biểu đồ Gantt tập trung vào thời gian biểu hơn là sự phụ thuộc phức tạp.

Kanban là phương pháp quản lý dự án Agile tập trung vào việc trực quan hóa quy trình làm việc, giới hạn công việc đang thực hiện (WIP), và cải tiến liên tục để tăng hiệu quả và giảm lãng phí. Nó nhấn mạnh 'pull system' thay vì 'push system'.

'Risk mitigation' (giảm thiểu rủi ro) là một chiến lược ứng phó với rủi ro, bao gồm việc thực hiện các biện pháp để giảm khả năng rủi ro xảy ra (xác suất) hoặc giảm mức độ nghiêm trọng của hậu quả nếu rủi ro xảy ra (tác động).

Phương pháp Waterfall tuyến tính và tuần tự, phù hợp với các dự án có yêu cầu cố định, ít thay đổi. Ngược lại, các dự án yêu cầu linh hoạt và thay đổi thường dùng phương pháp Agile.

Earned Value Management (EVM) là một kỹ thuật quản lý dự án tích hợp, dùng để đo lường hiệu suất dự án so với kế hoạch về cả chi phí và tiến độ. EVM cung cấp các chỉ số để đánh giá và dự báo tình trạng dự án.

Vai trò chính của người quản lý dự án là lập kế hoạch, điều phối, giám sát và đảm bảo dự án thành công trong phạm vi, thời gian và ngân sách. Họ không nhất thiết phải thực hiện trực tiếp các công việc kỹ thuật, mà tập trung vào quản lý và lãnh đạo nhóm dự án.

Phương pháp đường găng (Critical Path Method - CPM) là một kỹ thuật quản lý tiến độ dự án, dùng để xác định đường găng - chuỗi các công việc phụ thuộc lẫn nhau có tổng thời gian dài nhất, quyết định thời gian hoàn thành dự án tối thiểu. Bất kỳ sự chậm trễ nào trên đường găng đều ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành toàn dự án.

SWOT Analysis (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) là công cụ phân tích chiến lược, thường dùng trong giai đoạn khởi đầu hoặc lập kế hoạch chiến lược của dự án, nhưng không phải là công cụ lập kế hoạch dự án chi tiết về phạm vi, thời gian, tiến độ như WBS, Gantt chart, và Network Diagram.

'Risk appetite' là mức độ rủi ro mà một tổ chức hoặc bên liên quan sẵn lòng chấp nhận để đạt được mục tiêu của mình. Nó định hướng mức độ chấp nhận rủi ro trong các quyết định dự án.

Ba ràng buộc dự án điển hình là phạm vi, thời gian và chi phí, thường được gọi là 'tam giác sắt' hoặc 'ba đỉnh giới hạn'. Địa điểm dự án, mặc dù quan trọng, không được coi là một ràng buộc cốt lõi theo định nghĩa truyền thống.

Biểu đồ Gantt (Gantt chart) là công cụ trực quan phổ biến để theo dõi tiến độ dự án. Nó hiển thị các công việc theo thời gian và cho phép so sánh tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch, giúp nhận biết các công việc chậm trễ.

Stakeholder (bên liên quan) trong dự án là bất kỳ ai có lợi ích hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, bao gồm cả thành viên dự án, khách hàng, người tài trợ, nhà cung cấp, cộng đồng, chính phủ, v.v. Quản lý các bên liên quan là yếu tố quan trọng để dự án thành công.