Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Kiểm soát nội bộ – Đề 6

Kiểm soát ứng dụng (IT Application Controls) là các kiểm soát được tích hợp vào các ứng dụng phần mềm để đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác và đầy đủ của việc xử lý giao dịch. Ví dụ bao gồm kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu đầu vào, kiểm soát phê duyệt giao dịch trong hệ thống và đối chiếu dữ liệu giữa các hệ thống.

Kiểm soát thủ công (Manual Controls) là các kiểm soát được thực hiện bởi con người, không dựa vào hệ thống IT tự động. Ví dụ bao gồm phê duyệt thủ công các hóa đơn, đối chiếu ngân hàng được thực hiện bằng tay, và kiểm tra vật lý hàng tồn kho. Kiểm soát tự động được thực hiện bởi hệ thống IT.

Mục tiêu chính của kiểm soát nội bộ là cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Các lựa chọn khác có thể là mục tiêu phụ hoặc kết quả của kiểm soát nội bộ hiệu quả, nhưng không phải là mục tiêu chính.

Một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ mang lại nhiều lợi ích, bao gồm cải thiện hiệu quả hoạt động, đảm bảo báo cáo tài chính đáng tin cậy và tăng cường tuân thủ. Tuy nhiên, kiểm soát nội bộ không thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro kinh doanh. Rủi ro là một phần vốn có của kinh doanh, và kiểm soát nội bộ được thiết kế để quản lý rủi ro ở mức chấp nhận được, không phải loại bỏ chúng.

Giám sát liên tục (Ongoing Monitoring) được coi là hiệu quả nhất vì nó tích hợp các hoạt động giám sát vào các quy trình kinh doanh hàng ngày, cho phép phát hiện và khắc phục các vấn đề kịp thời. Giám sát định kỳ và đột xuất cũng quan trọng, nhưng giám sát liên tục cung cấp thông tin cập nhật và thường xuyên hơn về hiệu quả kiểm soát.

Sự khác biệt chính giữa gian lận và sai sót nằm ở ý định. Gian lận là hành động cố ý làm sai lệch thông tin tài chính hoặc chiếm đoạt tài sản, trong khi sai sót là vô ý và không có ý định lừa dối.

Thông tin và truyền thông hiệu quả đảm bảo rằng thông tin cần thiết được xác định, thu thập và truyền đạt đến các bên liên quan đúng thời gian để họ thực hiện trách nhiệm kiểm soát nội bộ của mình. Điều này bao gồm cả thông tin từ bên trong và bên ngoài tổ chức.

Mặc dù nhiều bên có vai trò trong kiểm soát nội bộ, ban quản lý cấp cao (Senior Management) chịu trách nhiệm chính cho việc thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Họ chịu trách nhiệm về ‘tông màu trên đỉnh’ và đảm bảo rằng các kiểm soát được thiết kế, thực hiện và hoạt động hiệu quả.

'Tone at the top' là một khái niệm quan trọng trong môi trường kiểm soát, đề cập đến thái độ và hành vi của ban quản lý cấp cao về đạo đức và kiểm soát nội bộ. 'Tone at the top' mạnh mẽ tạo ra một văn hóa tổ chức nơi kiểm soát nội bộ và hành vi đạo đức được coi trọng và tuân thủ.

Mô hình COSO về kiểm soát nội bộ bao gồm năm thành phần: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và Truyền thông, và Hoạt động giám sát. Quản lý chiến lược không phải là một thành phần của mô hình này, mặc dù nó có liên quan đến mục tiêu hoạt động của tổ chức.

Kiểm soát ngăn ngừa được thiết kế để ngăn chặn các sai sót hoặc gian lận trước khi chúng xảy ra. Ví dụ bao gồm phê duyệt giao dịch, phân công trách nhiệm, và mật khẩu bảo vệ hệ thống.

Tam giác gian lận (Fraud Triangle) là một mô hình giải thích lý do tại sao gian lận xảy ra. Ba yếu tố của tam giác gian lận là: Cơ hội (Opportunity), Áp lực (Pressure - hoặc động cơ), và Hợp lý hóa (Rationalization - hoặc thái độ). Năng lực không phải là một phần của tam giác gian lận.

Một điểm yếu trọng yếu (Material Weakness) trong kiểm soát nội bộ là một khiếm khuyết hoặc sự kết hợp các khiếm khuyết mà có khả năng hợp lý dẫn đến sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính của công ty sẽ không được ngăn chặn hoặc phát hiện kịp thời. Tính 'trọng yếu' được xác định dựa trên khả năng ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, không nhất thiết dựa trên một ngưỡng phần trăm lợi nhuận cụ thể.

Rủi ro hoạt động (Operational Risk) bao gồm các rủi ro phát sinh từ hoạt động kinh doanh hàng ngày của tổ chức, bao gồm cả các rủi ro do thay đổi trong môi trường kinh doanh bên ngoài (như thay đổi quy định, công nghệ, điều kiện kinh tế). Rủi ro kiểm soát là rủi ro hệ thống kiểm soát nội bộ không hoạt động hiệu quả.

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ liên quan đến báo cáo tài chính là cung cấp sự đảm bảo hợp lý (reasonable assurance) rằng báo cáo tài chính là trung thực và hợp lý, không có sai sót trọng yếu do gian lận hoặc nhầm lẫn. 'Đảm bảo hợp lý' nghĩa là kiểm soát nội bộ không thể cung cấp sự đảm bảo tuyệt đối do các hạn chế vốn có.

Kiểm toán nội bộ (Internal Audit) đóng vai trò quan trọng trong hoạt động giám sát bằng cách cung cấp đánh giá độc lập và khách quan về thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm toán nội bộ giúp ban quản lý và ủy ban kiểm toán xác định các điểm yếu trong kiểm soát và đề xuất cải tiến.

Đánh giá môi trường kiểm soát bao gồm xem xét các yếu tố như tính chính trực và giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức, năng lực của nhân viên, triết lý và phong cách điều hành của quản lý, sự tham gia của hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán. Chiến lược marketing không phải là một yếu tố trực tiếp của môi trường kiểm soát, mặc dù nó có thể ảnh hưởng đến rủi ro hoạt động.

Đánh giá rủi ro là quá trình xác định và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Mục tiêu không phải là loại bỏ tất cả rủi ro (điều này thường không khả thi), mà là quản lý rủi ro ở mức chấp nhận được.

Khẩu vị rủi ro (Risk Appetite) là mức độ rủi ro mà một tổ chức sẵn sàng chấp nhận để đạt được các mục tiêu chiến lược và kinh doanh của mình. Nó là một yếu tố quan trọng trong quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ, giúp định hướng việc thiết kế và thực hiện các kiểm soát phù hợp.

Phê duyệt là một loại hoạt động kiểm soát quan trọng. Kiểm soát phê duyệt (Approval Controls) đảm bảo rằng các giao dịch và hoạt động chỉ được thực hiện khi được ủy quyền và phê duyệt bởi người có thẩm quyền. Phê duyệt đơn đặt hàng mua hàng bởi người quản lý là một ví dụ về kiểm soát phê duyệt.

Phân tách trách nhiệm (Segregation of Duties) là việc chia nhỏ các chức năng quan trọng (ví dụ: phê duyệt giao dịch, ghi nhận giao dịch, đối chiếu) giữa các cá nhân khác nhau. Mục đích chính là giảm rủi ro gian lận và sai sót bằng cách không cho phép một người duy nhất kiểm soát toàn bộ một quy trình quan trọng.

Môi trường kiểm soát thiết lập nền tảng đạo đức và cấu trúc cho kiểm soát nội bộ. Nó phản ánh thái độ và nhận thức của quản lý cấp cao về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ và tạo ra ‘tông màu trên đỉnh’ ảnh hưởng đến hành vi của nhân viên trong tổ chức.

Ủy ban kiểm toán là một tiểu ban của Hội đồng quản trị và có vai trò chính là giám sát báo cáo tài chính, quy trình kiểm toán (cả nội bộ và bên ngoài) và hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Ủy ban kiểm toán hoạt động độc lập với ban quản lý và giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.

Các hoạt động kiểm soát là các hành động được thực hiện thông qua các chính sách và thủ tục để giúp đảm bảo rằng các chỉ thị của quản lý để giảm thiểu rủi ro đạt được mục tiêu được thực hiện. Xác định mục tiêu chiến lược là một phần của quản lý chiến lược và lập kế hoạch, không phải là một hoạt động kiểm soát trực tiếp. Đào tạo nhân viên về đạo đức kinh doanh thuộc về môi trường kiểm soát.

Kiểm soát phát hiện được thiết kế để phát hiện các sai sót hoặc gian lận đã xảy ra. Ví dụ bao gồm đối chiếu, kiểm toán nội bộ và báo cáo bất thường.

Kiểm soát đối chiếu (Reconciliation Controls) là các hoạt động kiểm soát liên quan đến việc so sánh dữ liệu từ hai hoặc nhiều nguồn độc lập để xác minh tính chính xác và đầy đủ của thông tin. Ví dụ điển hình là đối chiếu ngân hàng, đối chiếu công nợ phải thu, phải trả.

Trong các tổ chức nhỏ với nguồn lực hạn chế, việc tập trung vào các kiểm soát quan trọng nhất và đơn giản để thực hiện là cách tiếp cận thực tế và hiệu quả nhất. Không nên bỏ qua kiểm soát nội bộ, và việc thuê ngoài toàn bộ chức năng có thể tốn kém. Áp dụng các kiểm soát quá phức tạp có thể không phù hợp với quy mô và nguồn lực của tổ chức nhỏ.

Kiểm soát nội bộ có những hạn chế vốn có. Một trong số đó là khả năng bị vô hiệu hóa bởi sự thông đồng (collusion) giữa hai hoặc nhiều cá nhân. Thông đồng xảy ra khi những người có vai trò kiểm soát làm việc cùng nhau để vượt qua các kiểm soát, thường là để thực hiện gian lận.

Hoạt động giám sát (Monitoring Activities) là quá trình đánh giá chất lượng của kiểm soát nội bộ theo thời gian. Nó bao gồm đánh giá thiết kế và hoạt động của các kiểm soát và thực hiện các hành động khắc phục khi cần thiết. Giám sát có thể được thực hiện liên tục hoặc định kỳ, hoặc kết hợp cả hai.

Kiểm soát IT chung (IT General Controls) là các kiểm soát áp dụng cho toàn bộ môi trường IT của tổ chức và hỗ trợ hoạt động hiệu quả của các kiểm soát ứng dụng. Kiểm soát truy cập vào trung tâm dữ liệu là một ví dụ về kiểm soát IT chung, vì nó bảo vệ cơ sở hạ tầng IT quan trọng. Các lựa chọn khác là ví dụ về kiểm soát ứng dụng hoặc kiểm soát quy trình kinh doanh.