Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Tổ chức sự kiện – Đề 10

Ban hậu cần chịu trách nhiệm về các vấn đề vật chất, kỹ thuật, đảm bảo sự kiện có đầy đủ cơ sở vật chất, thiết bị cần thiết và các dịch vụ hỗ trợ (như ăn uống, vận chuyển, an ninh...) để diễn ra thành công. Các vai trò khác thuộc về các ban khác nhau trong ban tổ chức.

Tính tương tác trong chương trình sự kiện giúp khán giả cảm thấy được tham gia, không chỉ là người xem thụ động, từ đó tăng cường sự tập trung, hứng thú và tạo trải nghiệm tích cực, đáng nhớ hơn. Các lựa chọn khác không phải là mục đích chính của việc tăng tính tương tác.

Kế hoạch dự phòng là để ứng phó với các tình huống không lường trước được hoặc rủi ro có thể xảy ra, đảm bảo sự kiện vẫn có thể tiếp tục hoặc giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực. Các lựa chọn khác không phải trọng tâm của kế hoạch dự phòng.

Mức độ hài lòng của khách tham dự là một KPI quan trọng, phản ánh trực tiếp trải nghiệm và đánh giá của khách hàng về sự kiện, cho thấy sự kiện có đáp ứng được mục tiêu và kỳ vọng hay không. Các KPI khác không trực tiếp đo lường thành công về chất lượng và hiệu quả sự kiện.

Hợp đồng với nhà cung cấp cần xác định rõ các điều khoản quan trọng liên quan đến dịch vụ cung cấp, trách nhiệm của mỗi bên, thời gian thực hiện và chi phí để tránh tranh chấp và đảm bảo quyền lợi của cả hai bên. Các thông tin khác không quan trọng bằng các điều khoản dịch vụ.

Lễ hội âm nhạc là loại hình sự kiện giải trí công cộng, thường được tổ chức với mục tiêu tạo doanh thu từ việc bán vé cho khán giả. Các sự kiện khác thường không bán vé hoặc không đặt mục tiêu doanh thu trực tiếp từ vé.

Quy trình đăng ký và đón tiếp là điểm chạm đầu tiên của khách mời với sự kiện trực tiếp. Sự nhanh chóng, chuyên nghiệp và thái độ thân thiện của nhân viên đón tiếp tạo ấn tượng ban đầu tích cực, giúp khách mời cảm thấy được chào đón và tôn trọng. Các yếu tố khác có thể quan trọng nhưng không phải là yếu tố cốt lõi nhất của khâu đón tiếp.

Chi phí cố định là các chi phí không thay đổi bất kể số lượng khách tham dự hoặc quy mô sự kiện. Chi phí thuê địa điểm thường được xác định trước và không phụ thuộc vào số lượng khách, khác với chi phí ăn uống, in ấn hay đi lại có thể biến đổi.

Mức độ nhận diện thương hiệu được đo lường tốt nhất thông qua số lượt nhắc đến, thảo luận về thương hiệu trên các kênh truyền thông, đặc biệt là mạng xã hội và báo chí, sau sự kiện tài trợ. KPI này phản ánh sự lan tỏa và ghi nhớ thương hiệu trong cộng đồng liên quan đến sự kiện.

Trải nghiệm khách hàng tập trung vào cảm nhận, ấn tượng và sự hài lòng của khách mời trong quá trình tham dự sự kiện, bao gồm nội dung, dịch vụ, sự thuận tiện. Chi phí tổ chức sự kiện là yếu tố nội bộ của ban tổ chức, không trực tiếp thuộc về trải nghiệm của khách hàng.

Sử dụng đồ dùng tái chế và tái sử dụng là một biện pháp trực tiếp và hiệu quả để giảm lượng chất thải phát sinh từ sự kiện, hướng tới sự kiện bền vững. Các lựa chọn khác đi ngược lại mục tiêu giảm thiểu chất thải hoặc không liên quan.

Mục tiêu và đối tượng mục tiêu là yếu tố nền tảng, định hướng mọi quyết định khác trong quá trình lập kế hoạch sự kiện. Ngân sách, địa điểm và thời gian đều quan trọng nhưng phụ thuộc vào mục tiêu và đối tượng.

ROI (Return on Investment) đo lường hiệu quả đầu tư, được tính bằng cách so sánh lợi nhuận (hoặc giá trị thu được) với chi phí đầu tư. Trong sự kiện, ROI thường được tính bằng tỷ lệ giữa lợi nhuận từ sự kiện (doanh thu, giá trị thương hiệu...) so với tổng chi phí tổ chức.

Sự kiện nội bộ là sự kiện được tổ chức dành riêng cho nhân viên hoặc các thành viên nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp. Tiệc cuối năm là một ví dụ điển hình. Các sự kiện khác hướng đến đối tượng bên ngoài doanh nghiệp (khách hàng, đối tác, công chúng).

Đối với sự kiện trực tuyến, mạng xã hội là kênh quảng bá và tương tác hiệu quả nhất để tiếp cận và thu hút đối tượng mục tiêu. Việc tạo tương tác thường xuyên giúp duy trì sự quan tâm và nhắc nhở khách mời về sự kiện.

Giai đoạn 'triển khai sự kiện' là giai đoạn thực tế diễn ra sự kiện, tập trung vào việc thực hiện kế hoạch đã lập, quản lý các nguồn lực và đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng tiến độ và mục tiêu. Các giai đoạn khác là lập kế hoạch, quảng bá và đánh giá.

Ấn phẩm sự kiện chuyên nghiệp cần thể hiện sự nhất quán với nhận diện thương hiệu, truyền tải thông tin rõ ràng, dễ đọc và tạo ấn tượng thẩm mỹ tốt. Việc thiết kế đồng bộ, sử dụng phông chữ, màu sắc và hình ảnh nhất quán góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho sự kiện.

Trong tình huống khẩn cấp, an toàn tính mạng và sức khỏe của người tham dự là ưu tiên số một. Ban tổ chức cần tập trung vào việc sơ tán, hỗ trợ y tế và đảm bảo an toàn cho mọi người trước khi xử lý các vấn đề khác.

'Khả năng tiếp cận' liên quan đến việc địa điểm có dễ dàng đến được hay không, có thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời (về giao thông, đậu xe, phương tiện công cộng...). Các yếu tố khác không trực tiếp liên quan đến khả năng tiếp cận.

Người điều phối sự kiện đóng vai trò trung tâm trong ngày diễn ra sự kiện, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru, theo đúng kế hoạch và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh để sự kiện thành công. Các vai trò khác thuộc về các vị trí hoặc giai đoạn khác nhau trong quá trình tổ chức.

Phân tích SWOT là công cụ chiến lược giúp đánh giá toàn diện các yếu tố bên trong (điểm mạnh, điểm yếu) và bên ngoài (cơ hội, thách thức) của sự kiện, từ đó đưa ra kế hoạch phù hợp và hiệu quả hơn. Các lựa chọn khác không phải mục đích của phân tích SWOT trong lập kế hoạch sự kiện.

Sau khi nhận diện rủi ro, cần đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của từng rủi ro để ưu tiên xử lý các rủi ro quan trọng và có khả năng xảy ra cao, giúp tập trung nguồn lực hiệu quả. Các lựa chọn khác không phải là bước tiếp theo hợp lý hoặc không khả thi.

Phần mềm quản lý sự kiện giúp tập trung và số hóa dữ liệu, quy trình, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, công sức. Các lợi ích khác không phải là lợi ích chính hoặc không liên quan trực tiếp đến phần mềm.

Rủi ro về thời tiết (mưa, bão, nắng nóng...) có tác động trực tiếp và lớn nhất đến các sự kiện tổ chức ngoài trời, đặc biệt là sự kiện thể thao. Các sự kiện trong nhà hoặc trực tuyến ít hoặc không bị ảnh hưởng bởi thời tiết.

Sự kiện networking được thiết kế đặc biệt để tạo cơ hội cho người tham dự gặp gỡ, giao lưu và xây dựng mối quan hệ trong lĩnh vực chuyên môn hoặc quan tâm chung. Các loại sự kiện khác có thể có yếu tố networking nhưng không phải mục tiêu chính.

Bản tóm tắt yêu cầu (brief) là tài liệu quan trọng để truyền đạt rõ ràng và đầy đủ thông tin về sự kiện cho các thành viên trong ban tổ chức, nhà cung cấp và các bên liên quan khác, đảm bảo mọi người hiểu rõ mục tiêu và yêu cầu chung.

Zoom và Google Meet là các nền tảng hội nghị trực tuyến phổ biến, được thiết kế để tổ chức webinar và các sự kiện trực tuyến tương tác, với các tính năng như chia sẻ màn hình, trò chuyện, Q&A, thăm dò ý kiến... Các nền tảng khác chủ yếu là mạng xã hội, không chuyên dụng cho webinar.

Mạng xã hội và email marketing là các kênh truyền thông trực tuyến, hiệu quả để duy trì kết nối và tương tác lâu dài với khách mời sau sự kiện (chia sẻ hình ảnh, video, khảo sát, thông tin sự kiện sắp tới...). Các kênh khác thường tập trung vào quảng bá trước hoặc trong sự kiện, không phù hợp để duy trì tương tác sau sự kiện.

Thu thập phản hồi từ khách tham dự là hoạt động 'sau sự kiện' để đánh giá và cải thiện cho các sự kiện tương lai, không phải là một phần của marketing sự kiện 'trước sự kiện'. Các hoạt động khác đều là các kênh và công cụ marketing trước sự kiện.

Giai đoạn 'nhận diện rủi ro' là bước đầu tiên và tập trung vào việc xác định tất cả các sự kiện không mong muốn có thể ảnh hưởng đến sự kiện, trước khi đánh giá, lập kế hoạch ứng phó hay phân bổ nguồn lực.