1. Nội dung chính của thư thương mại (phần thân thư) nên tập trung vào điều gì?
A. Mô tả chi tiết về lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
B. Giải thích cặn kẽ về tất cả các sản phẩm và dịch vụ của công ty.
C. Truyền đạt thông tin chính một cách rõ ràng, mạch lạc, đáp ứng mục đích giao tiếp cụ thể của thư.
D. Kể những câu chuyện thú vị liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
2. Câu nào sau đây KHÔNG rõ ràng và súc tích trong ngữ cảnh thư tín thương mại?
A. Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng đơn hàng của bạn đã bị hủy.
B. Do một số vấn đề phát sinh ngoài dự kiến, chúng tôi buộc lòng phải hủy đơn hàng mà quý khách đã đặt trước đó.
C. Đơn hàng của quý khách đã bị hủy.
D. Chúng tôi đã hủy đơn hàng của bạn.
3. Mục đích của việc sử dụng `Tài liệu đính kèm` (Enclosures) trong thư thương mại là gì?
A. Để tăng độ dày của phong bì thư.
B. Để gửi thêm quà tặng kèm theo thư.
C. Để cung cấp thông tin bổ sung, chi tiết hoặc tài liệu hỗ trợ cho nội dung chính của thư.
D. Để người nhận biết thư có nhiều trang.
4. Giao tiếp kỹ thuật số đã thay đổi thư tín thương mại như thế nào?
A. Làm cho thư tín thương mại trở nên chậm chạp và tốn kém hơn.
B. Giảm tính bảo mật của thông tin.
C. Tăng tốc độ giao tiếp, giảm chi phí và mở rộng phạm vi tiếp cận.
D. Hạn chế sự sáng tạo trong hình thức thư tín.
5. Đâu là định dạng tốt nhất để gửi thư đến một công ty khi không biết tên người liên hệ cụ thể?
A. Gửi đến `Bộ phận liên hệ` của công ty.
B. Gửi đến `Giám đốc điều hành` của công ty.
C. Gửi đến `Phòng ban thích hợp` (ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Nhân sự) nếu biết.
D. Gửi đến địa chỉ chung của công ty mà không ghi rõ bộ phận hay người nhận.
6. Lỗi sai nào thường gặp trong lời chào `Kính gửi Ông/Bà,` trong thư tín thương mại?
A. Sử dụng dấu phẩy (,) không đúng vị trí.
B. Viết tắt `Ông/Bà` thay vì viết đầy đủ.
C. Thiếu thông tin về tên người nhận sau `Ông/Bà`.
D. Sử dụng `Kính gửi` thay vì `Thân gửi`.
7. Tầm quan trọng của `tính rõ ràng` (clarity) trong thư tín thương mại thể hiện ở điểm nào?
A. Làm cho thư trở nên dài và chi tiết hơn.
B. Giúp người đọc dễ dàng hiểu đúng và đầy đủ thông điệp mà người gửi muốn truyền tải.
C. Thể hiện trình độ viết lách cao của người soạn thư.
D. Giúp thư trông chuyên nghiệp hơn.
8. Nguyên tắc `súc tích` trong thư tín thương mại nhấn mạnh điều gì?
A. Sử dụng ngôn ngữ hoa mỹ và trang trọng.
B. Trình bày thông tin một cách ngắn gọn, trực tiếp và dễ hiểu.
C. Đưa ra nhiều ví dụ minh họa để làm rõ ý.
D. Sử dụng câu phức và cấu trúc ngữ pháp phức tạp để thể hiện sự chuyên nghiệp.
9. Khái niệm `you-attitude` trong thư tín thương mại nghĩa là gì?
A. Chỉ tập trung vào lợi ích của người gửi.
B. Viết thư theo phong cách cá nhân, thể hiện cái tôi của người viết.
C. Viết thư tập trung vào lợi ích và quan điểm của người nhận.
D. Sử dụng ngôi `you` (bạn) một cách thường xuyên trong thư.
10. Mục đích chính của thư tín thương mại là gì?
A. Thông báo cho nhân viên về chính sách công ty.
B. Giao tiếp chính thức và chuyên nghiệp giữa các tổ chức hoặc cá nhân liên quan đến hoạt động kinh doanh.
C. Gửi lời mời tham gia sự kiện của công ty cho khách hàng tiềm năng.
D. Lưu trữ thông tin nội bộ của công ty một cách có hệ thống.
11. Trong tình huống nào thì việc sử dụng email được ưu tiên hơn so với thư giấy trong thư tín thương mại?
A. Khi gửi hợp đồng có giá trị pháp lý cao.
B. Khi cần gửi tài liệu gốc có chữ ký tươi.
C. Khi cần phản hồi nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
D. Khi gửi thư mời tham dự sự kiện quan trọng.
12. Tình huống: Một khách hàng không hài lòng về chất lượng sản phẩm đã mua. Loại thư nào công ty nên gửi để phản hồi?
A. Thư chào hàng sản phẩm mới.
B. Thư xin lỗi và giải quyết khiếu nại.
C. Thư cảm ơn khách hàng đã mua sản phẩm.
D. Thư nhắc nhở thanh toán.
13. Điểm khác biệt chính giữa thư chào hàng (sales letter) và thư hỏi hàng (inquiry letter) là gì?
A. Thư chào hàng luôn được gửi bằng email, còn thư hỏi hàng luôn bằng thư giấy.
B. Thư chào hàng chủ động giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, thư hỏi hàng yêu cầu thông tin về sản phẩm/dịch vụ.
C. Thư chào hàng chỉ dành cho khách hàng hiện tại, thư hỏi hàng dành cho khách hàng tiềm năng.
D. Thư chào hàng có giọng điệu trang trọng hơn thư hỏi hàng.
14. Vai trò của sự đồng cảm (empathy) trong thư tín thương mại là gì?
A. Không có vai trò quan trọng, thư tín thương mại cần tập trung vào tính chuyên nghiệp và hiệu quả.
B. Giúp người viết thư dễ dàng thao túng người nhận.
C. Giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, tạo sự tin tưởng và thiện cảm với người nhận.
D. Làm cho thư trở nên quá cảm tính và thiếu chuyên nghiệp.
15. Vai trò chính của dòng `Tiêu đề` (Subject) trong email thương mại là gì?
A. Để trang trí email thêm đẹp mắt.
B. Để người gửi tự nhắc nhở nội dung email.
C. Để người nhận nhanh chóng nắm bắt được chủ đề chính của email trước khi mở.
D. Để lọc email vào các thư mục khác nhau.
16. Một trong những cân nhắc pháp lý quan trọng khi gửi email thương mại hàng loạt là gì?
A. Đảm bảo email có thiết kế đẹp mắt.
B. Tuân thủ luật về chống thư rác và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
C. Gửi email vào giờ hành chính để tăng tỷ lệ mở.
D. Sử dụng nhiều màu sắc và hình ảnh động trong email.
17. Yếu tố nào sau đây KHÔNG phải là thành phần cơ bản của một lá thư thương mại tiêu chuẩn?
A. Địa chỉ người gửi.
B. Ngày tháng.
C. Lời chào.
D. Tiêu đề bài viết.
18. Tại sao chữ ký email chuyên nghiệp lại quan trọng?
A. Chỉ để email trông đẹp mắt hơn.
B. Để thể hiện sự sáng tạo của người gửi.
C. Để cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ và chuyên nghiệp, giúp người nhận dễ dàng liên lạc lại.
D. Để quảng bá thương hiệu cá nhân.
19. Lời chào kết nào sau đây được coi là kém chuyên nghiệp trong thư tín thương mại trang trọng?
A. Trân trọng,
B. Kính thư,
C. Thân ái,
D. Chào thân ái,
20. Ý nghĩa của việc ghi ngày tháng trong thư thương mại là gì?
A. Chỉ để trang trí cho lá thư.
B. Để người gửi nhớ ngày gửi thư.
C. Để xác định thời điểm chính thức của văn bản, có giá trị về mặt thời gian và pháp lý khi cần thiết.
D. Để phân loại thư theo thứ tự thời gian.
21. Cách tốt nhất để xử lý phản hồi tiêu cực trong thư tín thương mại là gì?
A. Phớt lờ phản hồi tiêu cực.
B. Tranh cãi và bảo vệ quan điểm của mình một cách gay gắt.
C. Thừa nhận sai sót (nếu có), xin lỗi chân thành và đề xuất giải pháp khắc phục.
D. Chuyển trách nhiệm cho bộ phận khác.
22. Cân nhắc đạo đức nào quan trọng khi gửi email marketing?
A. Sử dụng danh sách email mua được để tiếp cận nhiều khách hàng hơn.
B. Gửi email quảng cáo liên tục, kể cả khi người nhận không đăng ký nhận.
C. Cung cấp tùy chọn hủy đăng ký dễ dàng và tôn trọng quyền riêng tư của người nhận.
D. Che giấu thông tin về người gửi để tăng tỷ lệ mở email.
23. Việc sử dụng biệt ngữ (jargon) trong thư tín thương mại có tác động như thế nào?
A. Làm cho thư trở nên chuyên nghiệp và ấn tượng hơn.
B. Giúp tiết kiệm thời gian viết thư.
C. Có thể gây khó hiểu cho người đọc không quen thuộc với biệt ngữ đó.
D. Thể hiện sự am hiểu sâu sắc về lĩnh vực chuyên môn.
24. Tại sao việc soát lỗi chính tả và ngữ pháp lại quan trọng trong thư tín thương mại?
A. Để thư trông dài hơn và chuyên nghiệp hơn.
B. Để tránh bị phạt tiền theo quy định của pháp luật.
C. Để đảm bảo thông điệp được truyền tải chính xác và thể hiện sự chuyên nghiệp, cẩn trọng.
D. Để gây ấn tượng với người nhận bằng sự hoàn hảo.
25. Mục đích của thư theo dõi (follow-up letter) sau cuộc họp là gì?
A. Để nhắc nhở người tham dự về cuộc họp đã diễn ra.
B. Để gửi lời cảm ơn vì đã tham dự cuộc họp.
C. Để tóm tắt các quyết định, hành động đã thống nhất trong cuộc họp và xác nhận các bước tiếp theo.
D. Để mời mọi người tham dự cuộc họp tiếp theo.
26. So sánh thư tín thương mại trang trọng và không trang trọng, điểm khác biệt lớn nhất nằm ở đâu?
A. Mục đích sử dụng.
B. Hình thức trình bày.
C. Đối tượng giao tiếp và ngôn ngữ sử dụng.
D. Tốc độ phản hồi.
27. Phân tích tính hiệu quả của các đoạn kết thư khác nhau trong một thư chào hàng. Đoạn kết nào thường mang lại kết quả tốt nhất?
A. Đoạn kết chỉ đơn thuần cảm ơn người đọc đã dành thời gian.
B. Đoạn kết lặp lại thông tin sản phẩm một cách chi tiết.
C. Đoạn kết kêu gọi hành động cụ thể, rõ ràng và tạo sự khẩn trương.
D. Đoạn kết mơ hồ, không rõ mục đích.
28. Giọng điệu phù hợp nhất trong thư trả lời khiếu nại của khách hàng là gì?
A. Thờ ơ, lạnh lùng để giữ khoảng cách.
B. Phòng thủ, đổ lỗi cho khách hàng.
C. Thông cảm, lịch sự và thể hiện tinh thần trách nhiệm.
D. Cáu gắt, mất kiên nhẫn với những phàn nàn.
29. Trong thư từ chối yêu cầu, cần sử dụng cách tiếp cận nào để duy trì thiện chí với người nhận?
A. Từ chối thẳng thừng và không giải thích lý do.
B. Giải thích lý do từ chối một cách rõ ràng, lịch sự và đề xuất các giải pháp thay thế nếu có.
C. Tránh trả lời thư để người nhận tự hiểu.
D. Đổ lỗi cho các yếu tố khách quan để từ chối yêu cầu.
30. Sự khác biệt giữa `cc` và `bcc` trong email là gì?
A. `cc` dùng cho người nhận chính, `bcc` dùng cho người nhận phụ.
B. `cc` dùng để gửi bản sao công khai, `bcc` dùng để gửi bản sao ẩn danh.
C. `cc` dùng cho email nội bộ, `bcc` dùng cho email gửi khách hàng.
D. Không có sự khác biệt, cả hai đều là bản sao.
