1. Yếu tố nào sau đây ảnh hưởng TRỰC TIẾP nhất đến hiệu quả giao tiếp nội bộ trong văn phòng?
A. Địa điểm văn phòng làm việc
B. Văn hóa giao tiếp của tổ chức
C. Số lượng nhân viên trong văn phòng
D. Thương hiệu của công ty
2. Điều gì KHÔNG phải là trách nhiệm của người quản lý văn phòng trong việc quản lý nhân sự?
A. Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
B. Giải quyết các xung đột và mâu thuẫn giữa nhân viên
C. Xây dựng chiến lược kinh doanh tổng thể của công ty
D. Đảm bảo môi trường làm việc an toàn và hiệu quả
3. Thiết bị văn phòng nào sau đây giúp cải thiện khả năng cộng tác và giao tiếp trong văn phòng?
A. Máy photocopy
B. Máy chiếu và bảng tương tác
C. Máy hủy tài liệu
D. Máy fax
4. Tại sao việc bảo mật thông tin văn phòng lại quan trọng?
A. Để tiết kiệm chi phí in ấn
B. Để tăng tính chuyên nghiệp của văn phòng
C. Để bảo vệ lợi ích kinh doanh và uy tín của tổ chức
D. Để giảm thiểu rủi ro mất mát thiết bị văn phòng
5. Ưu điểm chính của việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo là gì?
A. Tăng cường sự gắn kết giữa nhân viên
B. Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng truyền thống
C. Nâng cao hiệu quả giao tiếp trực tiếp
D. Cải thiện khả năng kiểm soát nhân viên
6. Công cụ nào sau đây KHÔNG phải là công cụ hỗ trợ quản lý công việc văn phòng điện tử?
A. Phần mềm quản lý dự án (ví dụ: Trello, Asana)
B. Bảng tính Excel
C. Máy chấm công vân tay
D. Phần mềm quản lý tài liệu (DMS)
7. Vai trò của lễ tân trong quản trị văn phòng là gì?
A. Quản lý hồ sơ và tài liệu
B. Tiếp đón khách và xử lý thông tin liên lạc
C. Thực hiện các công việc kế toán
D. Bảo trì và sửa chữa thiết bị văn phòng
8. Yếu tố nào là quan trọng nhất trong việc thiết kế không gian văn phòng hiệu quả?
A. Tính thẩm mỹ và phong cách thiết kế
B. Sự thoải mái và tiện nghi cho nhân viên
C. Chi phí đầu tư và bảo trì thấp
D. Diện tích văn phòng rộng rãi và thoáng đãng
9. Khi xảy ra sự cố mất điện trong văn phòng, ưu tiên hàng đầu trong quản trị văn phòng là gì?
A. Khởi động máy phát điện dự phòng (nếu có)
B. Thông báo cho toàn bộ nhân viên về sự cố
C. Đảm bảo an toàn cho nhân viên và khách hàng
D. Liên hệ ngay với công ty điện lực
10. Phong cách lãnh đạo nào phù hợp nhất trong quản trị văn phòng để khuyến khích sự chủ động và sáng tạo của nhân viên?
A. Lãnh đạo độc đoán
B. Lãnh đạo quan liêu
C. Lãnh đạo dân chủ
D. Lãnh đạo tự do
11. Trong quản lý rủi ro văn phòng, rủi ro nào sau đây thường ít được ưu tiên xử lý nhất?
A. Rủi ro về an ninh mạng
B. Rủi ro về cháy nổ
C. Rủi ro về trễ giờ làm việc của nhân viên
D. Rủi ro về mất dữ liệu quan trọng
12. Loại hình bảo hiểm nào sau đây thường KHÔNG liên quan đến quản trị rủi ro văn phòng?
A. Bảo hiểm cháy nổ
B. Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
C. Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển đường biển
D. Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh
13. Điều gì KHÔNG phải là nguyên tắc cơ bản trong quản lý thông tin văn phòng?
A. Tính kịp thời và chính xác của thông tin
B. Tính bảo mật và an toàn của thông tin
C. Tính đầy đủ và toàn diện của thông tin
D. Tính phức tạp và chuyên sâu của thông tin
14. Trong quản lý tài chính văn phòng, `ngân sách linh hoạt` được sử dụng để làm gì?
A. Dự trù chi phí cố định hàng tháng
B. Điều chỉnh ngân sách theo sự thay đổi của mức độ hoạt động
C. Kiểm soát chi tiêu hàng ngày của nhân viên
D. Lập kế hoạch đầu tư dài hạn cho văn phòng
15. Phương pháp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng nào sau đây tập trung vào kết quả công việc đạt được?
A. Đánh giá 360 độ
B. Đánh giá dựa trên mục tiêu (MBO)
C. Đánh giá theo thang điểm hành vi (BARS)
D. Đánh giá theo phương pháp xếp hạng
16. Điều gì KHÔNG phải là lợi ích của việc số hóa tài liệu văn phòng?
A. Giảm thiểu không gian lưu trữ vật lý
B. Tăng cường khả năng bảo mật thông tin
C. Dễ dàng tìm kiếm và truy cập tài liệu
D. Giảm chi phí đầu tư ban đầu cho hệ thống
17. Trong quản lý công tác hành chính văn phòng, `ủy quyền` có ý nghĩa gì?
A. Giao việc cho nhân viên cấp dưới thực hiện
B. Tập trung quyền lực vào người quản lý
C. Tránh né trách nhiệm công việc
D. Thực hiện công việc theo nhóm
18. Điều gì KHÔNG phải là mục tiêu của quản lý cuộc họp văn phòng hiệu quả?
A. Đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng giờ và đúng thời lượng
B. Thu hút sự tham gia của tất cả nhân viên trong văn phòng
C. Đạt được các quyết định và hành động cụ thể sau cuộc họp
D. Tạo không khí cởi mở và khuyến khích thảo luận
19. Phương pháp nào sau đây giúp cải thiện khả năng tìm kiếm thông tin trong hệ thống lưu trữ tài liệu văn phòng?
A. Lưu trữ tài liệu theo thứ tự thời gian
B. Sử dụng hệ thống phân loại và đánh chỉ mục tài liệu
C. Sắp xếp tài liệu theo màu sắc
D. Lưu trữ tất cả tài liệu ở cùng một nơi
20. Phương pháp nào sau đây KHÔNG phù hợp để quản lý thời gian hiệu quả trong văn phòng?
A. Lập kế hoạch công việc hàng ngày
B. Ưu tiên các công việc quan trọng và khẩn cấp
C. Làm nhiều việc cùng một lúc (multitasking)
D. Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý thời gian (ví dụ: lịch điện tử)
21. Trong quản lý chất lượng dịch vụ văn phòng, `KPI` thường được sử dụng để làm gì?
A. Xác định cơ cấu tổ chức văn phòng
B. Đo lường và theo dõi hiệu suất dịch vụ
C. Phân tích đối thủ cạnh tranh
D. Đề xuất cải tiến quy trình làm việc
22. Công cụ nào sau đây hỗ trợ tốt nhất cho việc quản lý lịch hẹn và nhắc việc cho nhân viên văn phòng?
A. Phần mềm soạn thảo văn bản (ví dụ: Microsoft Word)
B. Phần mềm bảng tính (ví dụ: Microsoft Excel)
C. Phần mềm lịch điện tử (ví dụ: Google Calendar, Outlook Calendar)
D. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
23. Yếu tố nào sau đây KHÔNG thuộc về môi trường làm việc văn phòng `thân thiện với nhân viên`?
A. Không gian làm việc linh hoạt
B. Ánh sáng tự nhiên và thông gió tốt
C. Giờ làm việc cố định và nghiêm ngặt
D. Khu vực nghỉ ngơi và giải trí
24. Trong quản lý văn phòng hiện đại, xu hướng `văn phòng xanh` tập trung vào điều gì?
A. Sử dụng màu xanh lá cây làm màu chủ đạo trong thiết kế
B. Tăng cường cây xanh và trang trí bằng thực vật
C. Giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường và sử dụng tài nguyên bền vững
D. Khuyến khích nhân viên mặc trang phục màu xanh khi làm việc
25. Trong quản trị văn phòng, `5S` là viết tắt của các yếu tố nào?
A. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng
B. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Tiêu chuẩn hóa, Duy trì
C. Sàng lọc, Sắp xếp, Sáng tạo, Sạch sẽ, Săn sóc
D. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, An toàn, Tiết kiệm
26. Nguyên tắc `vừa đủ` trong quản lý vật tư văn phòng nhằm mục đích chính là gì?
A. Giảm chi phí mua sắm vật tư
B. Đảm bảo luôn có đủ vật tư cho công việc
C. Tránh lãng phí và tồn kho vật tư quá nhiều
D. Tăng cường tính chuyên nghiệp trong quản lý
27. Chức năng nào sau đây KHÔNG thuộc về quản trị văn phòng?
A. Hoạch định và tổ chức công việc văn phòng
B. Kiểm soát và điều phối hoạt động văn phòng
C. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên văn phòng
D. Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới
28. Hình thức giao tiếp văn phòng nào sau đây có tính chính thức cao nhất?
A. Trao đổi qua email
B. Giao tiếp trực tiếp
C. Văn bản hành chính (công văn, quyết định)
D. Điện thoại
29. Phương pháp lưu trữ hồ sơ nào sau đây giúp tiết kiệm không gian văn phòng nhất?
A. Lưu trữ hồ sơ trên giấy trong tủ tài liệu
B. Lưu trữ hồ sơ điện tử trên máy tính và hệ thống mạng
C. Lưu trữ hồ sơ vi phim
D. Lưu trữ hồ sơ kết hợp cả giấy và điện tử
30. Trong quản lý dự án văn phòng, `biểu đồ Gantt` thường được sử dụng để làm gì?
A. Theo dõi chi phí dự án
B. Phân công công việc cho các thành viên
C. Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án
D. Đánh giá rủi ro dự án
