1. Công cụ nào sau đây thường được sử dụng để quản lý dự án và công việc trong văn phòng?
A. Máy photocopy
B. Phần mềm CRM
C. Phần mềm quản lý dự án (như Trello, Asana)
D. Máy fax
2. Trong trường hợp xảy ra sự cố khẩn cấp tại văn phòng (ví dụ: hỏa hoạn), quy trình ứng phó nào sau đây nên được ưu tiên?
A. Báo cáo sự cố cho cấp trên
B. Sơ tán nhân viên ra khỏi văn phòng
C. Tìm kiếm nguyên nhân gây ra sự cố
D. Bảo vệ tài sản văn phòng
3. Trong quản lý vật tư văn phòng, phương pháp kiểm kê nào sau đây giúp theo dõi hàng tồn kho liên tục và chính xác nhất?
A. Kiểm kê định kỳ
B. Kiểm kê ngẫu nhiên
C. Kiểm kê liên tục
D. Kiểm kê cuối kỳ
4. Yếu tố nào sau đây KHÔNG thuộc về ergonomics trong thiết kế văn phòng?
A. Ánh sáng phù hợp
B. Ghế ngồi thoải mái và điều chỉnh được
C. Bố trí cây xanh trong văn phòng
D. Bàn làm việc có chiều cao thích hợp
5. Điều gì KHÔNG phải là trách nhiệm của người quản lý văn phòng?
A. Đảm bảo môi trường làm việc an toàn và hiệu quả
B. Quản lý ngân sách và chi phí văn phòng
C. Tuyển dụng nhân viên mới cho các bộ phận chuyên môn khác
D. Giám sát và đánh giá hiệu quả công việc văn phòng
6. Phương pháp nào sau đây giúp cải thiện khả năng giao tiếp phi ngôn ngữ trong môi trường văn phòng?
A. Tăng cường sử dụng email và văn bản
B. Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể và biểu cảm khuôn mặt
C. Giảm thiểu giao tiếp trực tiếp
D. Sử dụng giọng điệu nghiêm nghị trong mọi tình huống
7. Loại hình bảo hiểm nào sau đây thường được doanh nghiệp mua để bảo vệ tài sản văn phòng khỏi các rủi ro như hỏa hoạn, trộm cắp?
A. Bảo hiểm nhân thọ
B. Bảo hiểm y tế
C. Bảo hiểm tài sản
D. Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
8. Điều gì sau đây là một ví dụ về chi phí cố định trong ngân sách văn phòng?
A. Chi phí văn phòng phẩm
B. Chi phí thuê văn phòng
C. Chi phí điện thoại
D. Chi phí đi công tác
9. Trong quản lý văn phòng điện tử, điều gì sau đây là rủi ro bảo mật thông tin cần được đặc biệt chú trọng?
A. Mất điện đột ngột
B. Virus máy tính và tấn công mạng
C. Hỏng hóc thiết bị văn phòng
D. Thiếu giấy in
10. Đâu là mục tiêu chính của việc tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc trong văn phòng?
A. Giảm chi phí văn phòng
B. Tăng tính chuyên nghiệp của văn phòng
C. Đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong công việc
D. Nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp
11. Loại hình báo cáo văn phòng nào sau đây thường được sử dụng để tổng hợp và phân tích dữ liệu hiệu suất làm việc định kỳ?
A. Báo cáo sự cố
B. Báo cáo tiến độ dự án
C. Báo cáo hiệu suất (performance report)
D. Báo cáo chi phí
12. Đâu là lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm quản lý văn phòng (office management software)?
A. Tăng chi phí hoạt động văn phòng
B. Giảm sự tương tác trực tiếp giữa nhân viên
C. Tự động hóa các tác vụ và nâng cao hiệu quả làm việc
D. Làm phức tạp hóa quy trình làm việc
13. Trong quản lý rủi ro văn phòng, điều gì sau đây KHÔNG phải là một biện pháp phòng ngừa rủi ro?
A. Lập kế hoạch ứng phó khẩn cấp
B. Mua bảo hiểm văn phòng
C. Đào tạo nhân viên về an toàn lao động
D. Lờ đi các nguy cơ tiềm ẩn
14. Loại hình bố trí văn phòng nào sau đây khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp giữa các nhân viên?
A. Văn phòng riêng biệt cho từng cá nhân
B. Văn phòng mở (open-plan office)
C. Văn phòng kiểu cabin
D. Văn phòng ảo
15. Trong quản lý thời gian văn phòng, nguyên tắc Pareto (80/20) có nghĩa là gì?
A. 80% công việc nên được hoàn thành trong 20% thời gian làm việc
B. 20% công việc quan trọng nhất tạo ra 80% kết quả
C. 80% thời gian làm việc nên dành cho các cuộc họp
D. 20% nhân viên chịu trách nhiệm cho 80% công việc
16. Vấn đề nào sau đây KHÔNG thuộc về quản lý xung đột trong văn phòng?
A. Bất đồng quan điểm giữa các đồng nghiệp
B. Tranh chấp về tài nguyên văn phòng
C. Sự cố kỹ thuật máy tính
D. Xung đột lợi ích giữa các phòng ban
17. Tiêu chí nào sau đây KHÔNG được sử dụng để đánh giá hiệu quả công việc văn phòng?
A. Năng suất làm việc
B. Mức độ hài lòng của khách hàng nội bộ
C. Số lượng trang phục đẹp nhân viên mặc đến văn phòng
D. Khả năng tuân thủ quy trình
18. Trong quản lý cuộc họp văn phòng, bước nào sau đây là quan trọng NHẤT để đảm bảo cuộc họp hiệu quả?
A. Chuẩn bị đồ ăn nhẹ và nước uống
B. Xác định rõ mục tiêu và chương trình cuộc họp trước
C. Chọn địa điểm họp sang trọng
D. Mời càng nhiều người tham dự càng tốt
19. Trong quản lý khách đến văn phòng, điều gì sau đây là quan trọng nhất để tạo ấn tượng chuyên nghiệp?
A. Trang trí văn phòng lộng lẫy
B. Thái độ đón tiếp nhiệt tình và chu đáo của lễ tân
C. Cung cấp đồ uống và đồ ăn nhẹ cao cấp
D. Có nhiều nhân viên lễ tân
20. Phương pháp quản lý hồ sơ văn phòng nào sau đây giúp tiết kiệm không gian lưu trữ nhất?
A. Lưu trữ hồ sơ giấy truyền thống
B. Lưu trữ hồ sơ điện tử trên đám mây
C. Lưu trữ hồ sơ trên ổ cứng di động
D. Lưu trữ hồ sơ trên microfilms
21. Trong quản lý dự án văn phòng, Gantt chart được sử dụng để làm gì?
A. Quản lý chi phí dự án
B. Theo dõi tiến độ và thời gian thực hiện các công việc
C. Phân công công việc cho nhân viên
D. Quản lý rủi ro dự án
22. Hình thức giao tiếp nào sau đây thường được sử dụng để truyền đạt thông tin chính thức và quan trọng trong văn phòng?
A. Giao tiếp phi ngôn ngữ
B. Giao tiếp bằng văn bản (email, văn bản hành chính)
C. Giao tiếp trực tiếp không chính thức
D. Giao tiếp qua điện thoại
23. Trong quản lý chất lượng văn phòng, phương pháp 5S tập trung vào điều gì?
A. Giảm chi phí, tăng doanh thu, mở rộng thị trường, sáng tạo, và sản xuất
B. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng
C. Đo lường, Phân tích, Cải tiến, Kiểm soát, Tiêu chuẩn hóa
D. Hoạch định, Tổ chức, Lãnh đạo, Kiểm soát, Điều phối
24. Hình thức đào tạo nhân viên văn phòng nào sau đây thường được sử dụng để cập nhật kỹ năng và kiến thức mới nhất?
A. Đào tạo kèm cặp (on-the-job training)
B. Hội thảo và khóa đào tạo chuyên đề
C. Luân chuyển công việc
D. Huấn luyện (coaching)
25. Yếu tố nào sau đây là quan trọng nhất để đảm bảo môi trường làm việc văn phòng hiệu quả?
A. Thiết kế nội thất sang trọng
B. Trang thiết bị văn phòng hiện đại
C. Không gian làm việc thoải mái và tiện nghi
D. Mức lương thưởng hấp dẫn
26. Phong cách lãnh đạo văn phòng nào sau đây khuyến khích sự tham gia và đóng góp ý kiến của nhân viên?
A. Lãnh đạo độc đoán
B. Lãnh đạo dân chủ
C. Lãnh đạo tự do
D. Lãnh đạo quan liêu
27. Yếu tố nào sau đây KHÔNG ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống thông tin văn phòng?
A. Chất lượng phần cứng và phần mềm
B. Khả năng bảo mật và an toàn dữ liệu
C. Màu sắc tường văn phòng
D. Khả năng tương thích và tích hợp giữa các hệ thống
28. Điều gì KHÔNG phải là lợi ích của việc áp dụng văn hóa làm việc từ xa (remote work) trong quản trị văn phòng?
A. Tiết kiệm chi phí văn phòng
B. Mở rộng phạm vi tuyển dụng nhân tài
C. Tăng cường sự gắn kết và tương tác trực tiếp giữa nhân viên
D. Linh hoạt về thời gian và địa điểm làm việc
29. Trong quản lý quan hệ khách hàng (CRM) văn phòng, mục tiêu chính là gì?
A. Giảm chi phí văn phòng
B. Tăng cường mối quan hệ và sự hài lòng của khách hàng
C. Tối ưu hóa quy trình nội bộ văn phòng
D. Nâng cao năng suất làm việc của nhân viên
30. Chức năng nào sau đây KHÔNG thuộc về quản trị văn phòng?
A. Hoạch định công việc văn phòng
B. Tổ chức công việc văn phòng
C. Kiểm soát công việc văn phòng
D. Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới
