1. Phương pháp nào sau đây giúp quản lý hồ sơ văn phòng hiệu quả nhất trong thời đại số?
A. Lưu trữ hồ sơ giấy trong tủ khóa.
B. Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử.
C. In tất cả tài liệu và sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.
D. Thuê dịch vụ lưu trữ hồ sơ bên ngoài.
2. Trong quản trị văn phòng, `văn hóa doanh nghiệp` đóng vai trò như thế nào?
A. Không ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng.
B. Quyết định cách thức giao tiếp, làm việc và ứng xử trong văn phòng.
C. Chỉ liên quan đến các hoạt động ngoại khóa của công ty.
D. Chỉ quan trọng đối với bộ phận nhân sự.
3. Tại sao việc đào tạo và phát triển nhân viên văn phòng lại cần thiết?
A. Chỉ để tăng chi phí hoạt động.
B. Để nâng cao năng lực, kỹ năng của nhân viên, đáp ứng yêu cầu công việc và sự phát triển của doanh nghiệp.
C. Chỉ để nhân viên cảm thấy được quan tâm.
D. Vì đó là xu hướng của các doanh nghiệp hiện đại.
4. Hình thức giao tiếp nào sau đây thường được ưu tiên sử dụng trong các tình huống cần truyền đạt thông tin quan trọng hoặc phức tạp trong văn phòng?
A. Email.
B. Tin nhắn nhanh (chat).
C. Cuộc họp trực tiếp.
D. Thông báo trên bảng tin.
5. Yếu tố nào sau đây KHÔNG phải là mục tiêu chính của quản trị văn phòng?
A. Đảm bảo thông tin được xử lý hiệu quả.
B. Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực văn phòng.
C. Tối đa hóa lợi nhuận cho cổ đông trong ngắn hạn.
D. Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
6. Trong quản trị văn phòng, `ergonomics` đề cập đến vấn đề gì?
A. Thiết kế không gian xanh trong văn phòng.
B. Nghiên cứu về mối quan hệ giữa con người và môi trường làm việc để tối ưu hóa hiệu suất và sức khỏe.
C. Quản lý rủi ro và an toàn lao động trong văn phòng.
D. Đánh giá hiệu quả sử dụng năng lượng của thiết bị văn phòng.
7. Hình thức làm việc `hot-desking` trong văn phòng hiện đại có nghĩa là gì?
A. Nhân viên có bàn làm việc cố định cá nhân.
B. Nhân viên không có bàn làm việc cố định, sử dụng bàn làm việc chung theo nhu cầu.
C. Nhân viên làm việc từ xa hoàn toàn.
D. Văn phòng chỉ dành cho các cuộc họp và sự kiện.
8. Loại hình bảo hiểm nào KHÔNG liên quan trực tiếp đến quản trị rủi ro văn phòng?
A. Bảo hiểm cháy nổ.
B. Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp.
C. Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển đường biển.
D. Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh.
9. Đâu là ưu điểm chính của việc sử dụng văn phòng ảo?
A. Tăng cường sự tương tác trực tiếp giữa nhân viên.
B. Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng truyền thống.
C. Nâng cao hiệu quả kiểm soát nhân viên.
D. Cải thiện khả năng quản lý hồ sơ giấy.
10. Phương pháp nào sau đây giúp cải thiện khả năng phối hợp và làm việc nhóm trong văn phòng?
A. Tăng cường kiểm soát cá nhân đối với từng nhân viên.
B. Sử dụng các công cụ giao tiếp và cộng tác trực tuyến.
C. Giảm thiểu số lượng cuộc họp nhóm.
D. Khuyến khích cạnh tranh giữa các nhân viên.
11. Điều gì KHÔNG phải là mục tiêu của việc kiểm soát nội bộ trong quản trị văn phòng?
A. Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
B. Đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin.
C. Tối đa hóa lợi nhuận ngắn hạn bằng mọi giá.
D. Nâng cao hiệu quả hoạt động và tuân thủ pháp luật.
12. Chức năng nào sau đây thuộc về quản trị hành chính văn phòng?
A. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên.
B. Quản lý tài chính doanh nghiệp.
C. Soạn thảo và lưu trữ văn bản.
D. Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.
13. Trong quản lý thời gian văn phòng, ma trận Eisenhower giúp ưu tiên công việc dựa trên tiêu chí nào?
A. Mức độ quan trọng và thời gian hoàn thành.
B. Mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng.
C. Mức độ khó khăn và mức độ yêu thích.
D. Thời gian hoàn thành và mức độ phụ thuộc vào người khác.
14. Tại sao việc lập kế hoạch ngân sách văn phòng lại quan trọng?
A. Để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
B. Để kiểm soát chi phí, đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả và tránh lãng phí.
C. Để gây ấn tượng với khách hàng và đối tác.
D. Để nhân viên có thêm động lực làm việc.
15. Trong quản trị văn phòng hiện đại, xu hướng nào ngày càng được chú trọng để tạo môi trường làm việc tốt hơn cho nhân viên?
A. Tăng cường giám sát chặt chẽ nhân viên.
B. Tạo không gian làm việc linh hoạt, chú trọng sức khỏe và trải nghiệm nhân viên.
C. Giảm thiểu chi phí trang thiết bị văn phòng.
D. Tối đa hóa số lượng nhân viên trên một diện tích văn phòng.
16. Điều gì là quan trọng nhất khi lựa chọn thiết bị văn phòng?
A. Giá thành rẻ nhất.
B. Thương hiệu nổi tiếng nhất.
C. Đáp ứng nhu cầu sử dụng và phù hợp với ngân sách.
D. Thiết kế đẹp mắt và hiện đại.
17. Điều gì KHÔNG phải là trách nhiệm của người quản lý văn phòng?
A. Đảm bảo môi trường làm việc an toàn và hiệu quả.
B. Quản lý ngân sách và chi phí văn phòng.
C. Xây dựng chiến lược kinh doanh tổng thể cho doanh nghiệp.
D. Giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên văn phòng.
18. Vai trò của lễ tân trong quản trị văn phòng là gì?
A. Quản lý hệ thống mạng nội bộ.
B. Tiếp đón khách, xử lý cuộc gọi và quản lý lịch hẹn.
C. Lập kế hoạch tài chính cho văn phòng.
D. Đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên.
19. Điều gì cần được ưu tiên hàng đầu khi xây dựng quy trình làm việc chuẩn cho văn phòng?
A. Tính phức tạp và chi tiết.
B. Tính đơn giản, rõ ràng, dễ thực hiện và tuân thủ.
C. Tính nghiêm ngặt và cứng nhắc.
D. Tính bí mật và độc quyền.
20. Hình thức văn phòng `coworking space` phù hợp nhất với đối tượng nào?
A. Các tập đoàn lớn.
B. Các doanh nghiệp nhà nước.
C. Freelancer, startup và doanh nghiệp nhỏ.
D. Các cơ quan chính phủ.
21. Trong bối cảnh chuyển đổi số, kỹ năng nào ngày càng trở nên quan trọng đối với nhân viên văn phòng?
A. Kỹ năng đánh máy nhanh.
B. Kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng và công cụ số.
C. Kỹ năng giao tiếp trực tiếp.
D. Kỹ năng quản lý hồ sơ giấy.
22. Biện pháp nào sau đây giúp văn phòng tiết kiệm năng lượng hiệu quả nhất?
A. Sử dụng máy tính đời mới nhất.
B. Tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên và sử dụng thiết bị chiếu sáng tiết kiệm điện.
C. Bật điều hòa 24/24.
D. Sử dụng nhiều thiết bị điện tử hơn để tăng năng suất.
23. Yếu tố nào sau đây ảnh hưởng tiêu cực nhất đến năng suất làm việc trong văn phòng?
A. Ánh sáng tự nhiên đầy đủ.
B. Tiếng ồn và sự gián đoạn thường xuyên.
C. Không gian làm việc cá nhân rộng rãi.
D. Thiết bị văn phòng hiện đại.
24. Điều gì KHÔNG phải là lợi ích của việc số hóa tài liệu văn phòng?
A. Tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý.
B. Tăng cường bảo mật thông tin.
C. Giảm chi phí in ấn và giấy tờ.
D. Giảm sự phụ thuộc vào công nghệ thông tin.
25. Khi xử lý xung đột trong văn phòng, người quản lý nên ưu tiên điều gì?
A. Tránh can thiệp để nhân viên tự giải quyết.
B. Tìm ra ai đúng ai sai và xử phạt người sai.
C. Lắng nghe các bên, tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ và tìm giải phápWin-Win.
D. Chỉ giải quyết xung đột khi nó ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
26. Công cụ nào sau đây KHÔNG hỗ trợ quản lý dự án văn phòng hiệu quả?
A. Phần mềm quản lý dự án (ví dụ: Trello, Asana).
B. Bảng tính Excel.
C. Phần mềm kế toán.
D. Lịch biểu điện tử (ví dụ: Google Calendar).
27. Nguyên tắc 5S trong quản trị văn phòng tập trung vào điều gì?
A. Tiết kiệm chi phí, sắp xếp, sàng lọc, sạch sẽ, săn sóc.
B. Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng.
C. Sáng tạo, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng.
D. Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, an toàn, sẵn sàng.
28. Đâu là yếu tố quan trọng nhất cần xem xét khi thiết kế không gian văn phòng làm việc?
A. Màu sắc sơn tường theo phong thủy.
B. Sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và nhu cầu công việc.
C. Số lượng cây xanh trang trí.
D. Kích thước bàn làm việc tiêu chuẩn.
29. Đâu là nhược điểm tiềm ẩn của việc làm việc từ xa (work from home) đối với quản trị văn phòng?
A. Giảm chi phí văn phòng.
B. Khó khăn trong việc duy trì giao tiếp và gắn kết nhóm.
C. Tăng sự linh hoạt cho nhân viên.
D. Mở rộng phạm vi tuyển dụng nhân tài.
30. Trong quản lý rủi ro văn phòng, đánh giá rủi ro là bước nào trong quy trình?
A. Bước đầu tiên, xác định các rủi ro tiềm ẩn.
B. Bước thứ hai, phân tích và đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của rủi ro.
C. Bước cuối cùng, kiểm tra và đánh giá lại hiệu quả của các biện pháp phòng ngừa.
D. Bước thứ ba, xây dựng kế hoạch ứng phó và giảm thiểu rủi ro.
