1. Trong quản trị văn phòng hiện đại, xu hướng `văn phòng xanh` (Green Office) nhấn mạnh điều gì?
A. Sử dụng màu xanh lá cây làm màu chủ đạo trong thiết kế
B. Tăng cường sử dụng giấy và các sản phẩm từ gỗ
C. Tiết kiệm năng lượng, giảm thiểu chất thải và sử dụng tài nguyên bền vững
D. Xây dựng văn phòng ở khu vực ngoại ô có nhiều cây xanh
2. Điều gì là quan trọng nhất khi thiết kế không gian văn phòng làm việc?
A. Sử dụng nội thất đắt tiền và sang trọng
B. Tối đa hóa số lượng nhân viên có thể làm việc trong văn phòng
C. Tạo môi trường làm việc thoải mái, hiệu quả và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
D. Chọn màu sắc tường theo sở thích của người quản lý
3. Mục đích của việc lập ngân sách văn phòng là gì?
A. Tăng chi tiêu văn phòng
B. Kiểm soát chi phí và đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả cho các hoạt động văn phòng
C. Làm cho văn phòng trở nên sang trọng hơn
D. Thu hút nhân viên giỏi
4. Chức năng chính của quản trị văn phòng là gì?
A. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên
B. Đảm bảo hoạt động trôi chảy và hiệu quả của văn phòng
C. Xây dựng chiến lược kinh doanh
D. Quản lý tài chính doanh nghiệp
5. Yếu tố nào sau đây KHÔNG phải là thành phần cơ bản của quản trị văn phòng?
A. Quản lý thông tin
B. Quản lý cơ sở vật chất
C. Quản lý nhân sự
D. Quản lý sản xuất
6. Phương pháp quản lý thời gian `Pomodoro` giúp ích gì cho nhân viên văn phòng?
A. Tăng thời gian nghỉ giải lao
B. Giảm thời gian làm việc
C. Tăng cường sự tập trung và hiệu suất làm việc bằng cách chia nhỏ công việc thành các khoảng thời gian tập trung ngắn và nghỉ ngơi
D. Không có tác dụng gì
7. Loại hình bảo hiểm nào thường liên quan đến quản trị rủi ro trong văn phòng?
A. Bảo hiểm nhân thọ
B. Bảo hiểm xe cơ giới
C. Bảo hiểm tài sản (văn phòng, thiết bị) và trách nhiệm
D. Bảo hiểm du lịch
8. Công cụ nào sau đây giúp quản lý lịch làm việc và nhắc nhở công việc hiệu quả trong văn phòng?
A. Máy photocopy
B. Phần mềm quản lý dự án (ví dụ: Trello, Asana)
C. Máy fax
D. Điện thoại bàn
9. Điều gì KHÔNG phải là mục tiêu của việc quản lý cuộc họp hiệu quả trong văn phòng?
A. Đưa ra quyết định nhanh chóng
B. Kéo dài thời gian họp càng lâu càng tốt
C. Giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu chung
D. Tăng cường sự tham gia và đóng góp của các thành viên
10. Ergonomics trong văn phòng làm việc tập trung vào yếu tố nào?
A. Thiết kế nội thất sang trọng
B. Bố trí cây xanh trong văn phòng
C. Thiết kế môi trường làm việc phù hợp với thể chất và tâm lý người lao động
D. Lắp đặt hệ thống chiếu sáng hiện đại
11. Hệ thống `hot-desking` trong văn phòng là gì?
A. Hệ thống sưởi ấm văn phòng
B. Hệ thống bàn làm việc có thể điều chỉnh độ cao
C. Hệ thống nhân viên không có bàn làm việc cố định, sử dụng bàn làm việc chung theo nhu cầu
D. Hệ thống máy tính dùng chung trong văn phòng
12. Trong quản trị văn phòng, KPI (Key Performance Indicator) thường được sử dụng để làm gì?
A. Đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên
B. Đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng và nhân viên
C. Xác định mức lương thưởng cho nhân viên
D. Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự
13. Trong quản lý văn phòng, `văn phòng ảo` (Virtual Office) đề cập đến điều gì?
A. Văn phòng chỉ tồn tại trên mạng Internet
B. Văn phòng được trang bị công nghệ thực tế ảo
C. Mô hình làm việc từ xa, nhân viên không cần đến văn phòng vật lý truyền thống
D. Văn phòng chỉ dành cho nhân viên IT
14. Khi xảy ra sự cố mất điện trong văn phòng, quy trình ứng phó ưu tiên điều gì?
A. Tiếp tục làm việc bình thường
B. Nhanh chóng sơ tán nhân viên ra khỏi văn phòng nếu cần thiết và đảm bảo an toàn
C. Yêu cầu nhân viên ở lại văn phòng chờ điện có lại
D. Bắt đầu đổ lỗi cho nhà cung cấp điện
15. Yếu tố nào sau đây đóng vai trò quan trọng nhất trong việc duy trì môi trường làm việc tích cực trong văn phòng?
A. Trang trí văn phòng đẹp mắt
B. Mức lương cao
C. Giao tiếp cởi mở, tôn trọng, hợp tác và văn hóa doanh nghiệp tích cực
D. Cung cấp nhiều tiện nghi giải trí
16. Loại hình giao tiếp nào sau đây thường được sử dụng để truyền đạt thông tin chính thức, quan trọng trong văn phòng?
A. Giao tiếp phi ngôn ngữ (cử chỉ, ánh mắt)
B. Giao tiếp bằng văn bản (email, thông báo, báo cáo)
C. Giao tiếp trực tiếp (gặp mặt, hội họp)
D. Giao tiếp qua điện thoại
17. Nguyên tắc `5S` trong quản trị văn phòng đề cập đến điều gì?
A. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng
B. Sản xuất, Sử dụng, Sửa chữa, Sáng tạo, San sẻ
C. Sáng tạo, Suy nghĩ, Sáng suốt, Sức mạnh, Siêng năng
D. Sức khỏe, Sắc đẹp, Sự nghiệp, Sung túc, Sẻ chia
18. Điều gì KHÔNG phải là trách nhiệm của bộ phận lễ tân trong văn phòng?
A. Tiếp đón khách
B. Trả lời điện thoại và chuyển cuộc gọi
C. Quản lý tài chính của công ty
D. Sắp xếp lịch hẹn và phòng họp
19. Vai trò của người quản lý văn phòng là gì?
A. Chỉ đạo các hoạt động kinh doanh cốt lõi
B. Đảm bảo mọi hoạt động hành chính, hỗ trợ diễn ra suôn sẻ
C. Xây dựng chiến lược marketing
D. Quản lý quan hệ khách hàng
20. Loại hình lưu trữ dữ liệu nào sau đây được khuyến khích sử dụng để đảm bảo an toàn và khả năng phục hồi dữ liệu văn phòng?
A. Ổ cứng di động cá nhân
B. USB flash drive
C. Lưu trữ đám mây (Cloud Storage) và sao lưu dự phòng thường xuyên
D. Lưu trữ trên giấy
21. Tại sao việc bảo mật thông tin văn phòng lại quan trọng?
A. Để tăng tính thẩm mỹ cho văn phòng
B. Để ngăn chặn rò rỉ thông tin mật, bảo vệ lợi ích và uy tín của doanh nghiệp
C. Để tiết kiệm chi phí in ấn
D. Để tạo ấn tượng tốt với khách hàng
22. Trong quản trị văn phòng, `văn phòng không giấy` (Paperless Office) hướng tới mục tiêu gì?
A. Loại bỏ hoàn toàn việc sử dụng máy in
B. Giảm thiểu tối đa việc sử dụng giấy và chuyển sang sử dụng tài liệu điện tử
C. Sử dụng giấy tái chế
D. Chỉ sử dụng giấy màu trắng
23. Trong quản lý văn phòng, `văn hóa doanh nghiệp` ảnh hưởng như thế nào đến việc thiết kế không gian làm việc?
A. Không ảnh hưởng gì
B. Ảnh hưởng đến việc lựa chọn màu sơn tường
C. Ảnh hưởng đến việc lựa chọn loại cây cảnh trang trí
D. Ảnh hưởng đến việc bố trí không gian làm việc mở hay không gian riêng tư, khu vực làm việc nhóm, khu vực nghỉ ngơi, v.v.
24. Điều gì KHÔNG phải là lợi ích của việc số hóa tài liệu văn phòng?
A. Tiết kiệm không gian lưu trữ
B. Dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin
C. Tăng nguy cơ mất mát và hư hỏng tài liệu
D. Cải thiện khả năng chia sẻ và cộng tác
25. Hệ thống quản lý văn bản điện tử (e-Document Management System - EDMS) giúp ích gì cho quản trị văn phòng?
A. Tăng chi phí in ấn và lưu trữ văn bản
B. Giảm hiệu quả tìm kiếm và truy xuất văn bản
C. Tối ưu hóa quy trình xử lý và lưu trữ văn bản
D. Gây khó khăn trong việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận
26. Khi lựa chọn phần mềm quản lý văn phòng, tiêu chí nào sau đây quan trọng nhất?
A. Giá thành rẻ nhất
B. Giao diện đẹp mắt nhất
C. Phù hợp với nhu cầu và quy mô của văn phòng, dễ sử dụng và tích hợp với các hệ thống khác
D. Có nhiều tính năng không cần thiết
27. Khi xử lý phàn nàn từ khách hàng trong văn phòng, điều quan trọng nhất cần làm là gì?
A. Bỏ qua phàn nàn
B. Tranh cãi với khách hàng
C. Lắng nghe, thấu hiểu và tìm cách giải quyết vấn đề một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng
D. Đổ lỗi cho bộ phận khác
28. Điều gì KHÔNG nên làm khi quản lý xung đột trong văn phòng?
A. Lắng nghe ý kiến của cả hai bên
B. Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của xung đột
C. Phớt lờ xung đột và hy vọng nó tự giải quyết
D. Tìm kiếm giải phápWin-Win
29. Yếu tố nào sau đây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả giao tiếp trong văn phòng?
A. Giá cổ phiếu của công ty
B. Thiết kế logo thương hiệu
C. Sự rõ ràng và chính xác của thông tin truyền đạt
D. Số lượng nhân viên trong công ty
30. Phương pháp `Just-in-Time` (JIT) có thể được áp dụng trong quản trị văn phòng như thế nào?
A. Sản xuất hàng loạt văn phòng phẩm để dự trữ
B. Mua sắm văn phòng phẩm và vật tư khi cần thiết
C. Lưu trữ văn phòng phẩm ở nhiều địa điểm khác nhau
D. Không quan tâm đến việc quản lý văn phòng phẩm
