1. Trong quản lý văn phòng, điều gì thể hiện tính `chuyên nghiệp` trong giao tiếp?
A. Sử dụng ngôn ngữ thông tục, thân mật với đồng nghiệp
B. Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, tôn trọng người nghe
C. Thường xuyên sử dụng tiếng lóng và từ ngữ gây cười
D. Chỉ giao tiếp bằng văn bản để tránh hiểu lầm
2. Vấn đề bảo mật thông tin văn phòng ngày càng trở nên quan trọng do yếu tố nào sau đây?
A. Sự phát triển của công nghệ thông tin và internet
B. Sự gia tăng số lượng nhân viên văn phòng
C. Sự thay đổi về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
D. Sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp
3. Vì sao việc lập kế hoạch ngân sách văn phòng là quan trọng?
A. Để tăng cường quyền lực của người quản lý văn phòng
B. Để kiểm soát chi phí và đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả
C. Để gây ấn tượng tốt với ban lãnh đạo
D. Để cạnh tranh với các bộ phận khác trong công ty
4. Tình huống nào sau đây thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong quản lý văn phòng?
A. Trả lời email của đối tác trong vòng 24 giờ
B. Để văn phòng bừa bộn, không ngăn nắp
C. Sắp xếp cuộc họp với khách hàng trước 1 tuần
D. Lập kế hoạch bảo trì thiết bị văn phòng định kỳ
5. Phương pháp nào sau đây giúp văn phòng tiết kiệm chi phí vận hành?
A. Sử dụng nhiều giấy in và văn phòng phẩm
B. Tăng cường sử dụng năng lượng không tái tạo
C. Áp dụng các giải pháp tiết kiệm năng lượng và quản lý tài nguyên hiệu quả
D. Thay thế thiết bị văn phòng thường xuyên
6. Vai trò của quản trị văn phòng trong một tổ chức là gì?
A. Trực tiếp tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp
B. Hỗ trợ các hoạt động chính của tổ chức diễn ra trôi chảy và hiệu quả
C. Xây dựng chiến lược kinh doanh tổng thể cho doanh nghiệp
D. Quản lý các hoạt động sản xuất và bán hàng
7. Hạn chế của việc làm việc từ xa (remote work) đối với quản trị văn phòng là gì?
A. Giảm chi phí thuê văn phòng
B. Khó khăn trong việc kiểm soát và duy trì sự gắn kết của nhân viên
C. Tăng năng suất làm việc của nhân viên
D. Dễ dàng hơn trong việc quản lý thiết bị văn phòng
8. Để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên văn phòng, yếu tố nào sau đây cần được ưu tiên?
A. Tăng cường giám sát và kiểm soát chặt chẽ
B. Cung cấp môi trường làm việc thoải mái và tạo động lực
C. Giảm thiểu các cuộc họp và giao tiếp trực tiếp
D. Hạn chế sử dụng các thiết bị công nghệ hiện đại
9. Ưu điểm của việc sử dụng văn phòng điện tử (paperless office) là gì?
A. Giảm chi phí in ấn và lưu trữ tài liệu giấy
B. Tăng tính bảo mật thông tin do khó bị sao chép
C. Dễ dàng hơn trong việc quản lý thiết bị văn phòng
D. Tạo môi trường làm việc truyền thống và ấm cúng hơn
10. Trong quản lý văn phòng, `outsourcing` có nghĩa là gì?
A. Tự động hóa các quy trình văn phòng
B. Thuê ngoài các dịch vụ văn phòng từ nhà cung cấp bên ngoài
C. Tái cấu trúc bộ phận văn phòng
D. Đào tạo nhân viên văn phòng nội bộ
11. Phương pháp nào sau đây giúp quản lý cuộc họp văn phòng hiệu quả?
A. Không cần chuẩn bị trước nội dung cuộc họp
B. Xác định rõ mục tiêu, chương trình và thời gian cuộc họp
C. Mời càng nhiều người tham gia càng tốt
D. Để cuộc họp diễn ra tự do, không cần kiểm soát thời gian
12. Công cụ nào sau đây thường được sử dụng để quản lý lịch làm việc và nhắc nhở công việc trong văn phòng hiện đại?
A. Sổ tay và bút viết
B. Phần mềm quản lý dự án và lịch điện tử
C. Bảng thông báo dán giấy
D. Điện thoại bàn truyền thống
13. Trong quản lý rủi ro văn phòng, rủi ro nào sau đây liên quan đến yếu tố con người?
A. Hỏa hoạn do chập điện
B. Mất dữ liệu do lỗi hệ thống
C. Gian lận hoặc sai sót do nhân viên
D. Thiên tai gây hư hại văn phòng
14. Trong quản lý văn phòng, `KPI` thường được dùng để làm gì?
A. Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng
B. Đo lường hiệu quả hoạt động của văn phòng và nhân viên
C. Xây dựng kế hoạch phát triển nghề nghiệp cho nhân viên
D. Quản lý chi phí văn phòng hàng tháng
15. Vấn đề nào sau đây có thể phát sinh khi thiếu quy trình làm việc rõ ràng trong văn phòng?
A. Tăng cường sự sáng tạo và linh hoạt trong công việc
B. Gây ra sự chậm trễ, chồng chéo và sai sót trong công việc
C. Giảm thiểu sự phụ thuộc vào người quản lý
D. Tạo điều kiện cho nhân viên tự do phát triển
16. Trong quản lý văn phòng, `ergonomics` đề cập đến vấn đề gì?
A. Quản lý năng lượng và tiết kiệm điện
B. Thiết kế môi trường làm việc phù hợp với thể chất và tâm lý con người
C. Quản lý rủi ro và an toàn lao động
D. Quản lý mối quan hệ với khách hàng và đối tác
17. Phương pháp nào sau đây giúp quản lý văn phòng hiệu quả trong việc lưu trữ và tìm kiếm tài liệu?
A. Lưu trữ tài liệu ngẫu nhiên theo thứ tự thời gian
B. Sử dụng hệ thống phân loại và mã hóa tài liệu khoa học
C. Chỉ lưu trữ tài liệu quan trọng, loại bỏ tài liệu khác
D. Ủy thác hoàn toàn việc lưu trữ cho nhân viên mới
18. Khi lựa chọn phần mềm quản lý văn phòng, tiêu chí nào sau đây cần được xem xét hàng đầu?
A. Giá thành rẻ nhất
B. Giao diện đẹp mắt và hiện đại
C. Khả năng đáp ứng nhu cầu và tích hợp với hệ thống hiện có
D. Được nhiều người dùng đánh giá cao trên mạng xã hội
19. Trong quản trị văn phòng, `5S` là viết tắt của các từ khóa nào sau đây?
A. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng
B. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Tiêu chuẩn hóa, Duy trì
C. Sàng lọc, Sắp xếp, Sáng tạo, Sạch sẽ, Săn sóc
D. Sàng lọc, Sáng tạo, Sạch sẽ, Tiết kiệm, Sẵn sàng
20. Hình thức giao tiếp nào sau đây thường được ưu tiên trong văn phòng khi cần truyền đạt thông tin quan trọng và chính thức?
A. Giao tiếp bằng miệng trực tiếp
B. Giao tiếp bằng văn bản (email, thông báo)
C. Giao tiếp qua tin nhắn nhanh
D. Giao tiếp phi ngôn ngữ (ánh mắt, cử chỉ)
21. Để giải quyết xung đột trong văn phòng, người quản lý nên ưu tiên phương pháp nào?
A. Tránh né và bỏ qua xung đột
B. Áp đặt quyết định của mình lên các bên liên quan
C. Lắng nghe, thấu hiểu và tìm giải phápWin-Win
D. Kỷ luật nghiêm khắc các nhân viên gây ra xung đột
22. Yếu tố nào sau đây quan trọng trong việc tạo dựng văn hóa văn phòng tích cực?
A. Áp đặt các quy định nghiêm ngặt và kỷ luật thép
B. Khuyến khích sự hợp tác, tôn trọng và giao tiếp cởi mở
C. Tạo môi trường cạnh tranh gay gắt giữa các nhân viên
D. Hạn chế tối đa các hoạt động giao lưu, kết nối nhân viên
23. Hoạt động nào sau đây thuộc về quản lý thông tin và dữ liệu trong văn phòng?
A. Bảo trì máy photocopy
B. Sao lưu dữ liệu định kỳ và bảo mật thông tin
C. Đặt mua văn phòng phẩm
D. Tổ chức tiệc sinh nhật cho nhân viên
24. Chức năng nào sau đây KHÔNG phải là chức năng chính của quản trị văn phòng?
A. Lập kế hoạch và tổ chức công việc văn phòng
B. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên sản xuất trực tiếp
C. Kiểm soát và điều phối hoạt động văn phòng
D. Đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả
25. Điều gì KHÔNG phải là lợi ích của việc đào tạo nhân viên văn phòng?
A. Nâng cao năng lực và kỹ năng làm việc
B. Giảm chi phí lương thưởng cho nhân viên
C. Tăng sự gắn kết và hài lòng của nhân viên
D. Cải thiện chất lượng dịch vụ văn phòng
26. Lợi ích chính của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO trong quản lý văn phòng là gì?
A. Giảm chi phí thuê văn phòng
B. Nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ văn phòng
C. Tăng số lượng nhân viên văn phòng
D. Đơn giản hóa quy trình quản lý nhân sự
27. Điều gì KHÔNG phải là mục tiêu chính của việc quản lý trang thiết bị văn phòng?
A. Đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định và hiệu quả
B. Tối ưu hóa chi phí bảo trì và sửa chữa thiết bị
C. Tăng cường tính thẩm mỹ cho văn phòng làm việc
D. Kéo dài tuổi thọ của trang thiết bị
28. Điều gì KHÔNG phải là trách nhiệm của người quản lý văn phòng?
A. Đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm
B. Giải quyết các tranh chấp lao động giữa nhân viên
C. Giám sát việc sử dụng và bảo trì thiết bị văn phòng
D. Quản lý lịch trình và cuộc họp của văn phòng
29. Trong quản lý văn phòng hiện đại, xu hướng `văn phòng xanh` hướng tới điều gì?
A. Sử dụng nhiều màu xanh lá cây trong thiết kế nội thất
B. Tạo môi trường làm việc thân thiện với môi trường và sức khỏe con người
C. Tăng cường trồng cây xanh trong văn phòng
D. Sử dụng các sản phẩm văn phòng phẩm màu xanh lá cây
30. Yếu tố nào sau đây quan trọng NHẤT trong việc thiết kế không gian văn phòng làm việc?
A. Màu sắc sơn tường theo phong thủy
B. Tính thẩm mỹ và độc đáo của nội thất
C. Sự phù hợp với quy trình làm việc và nhu cầu sử dụng
D. Số lượng cây xanh trang trí văn phòng
