Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Quản trị dự án – Đề 13

Earned Value Management (EVM) là phương pháp đo lường hiệu suất dự án bằng cách so sánh giá trị công việc đã hoàn thành (Earned Value - EV) với giá trị kế hoạch (Planned Value - PV) và chi phí thực tế (Actual Cost - AC). EVM giúp đánh giá tình trạng dự án về tiến độ và chi phí, cũng như dự đoán xu hướng trong tương lai.

Tuyên bố phạm vi dự án (Project Scope Statement) xác định rõ ràng phạm vi công việc cần thực hiện và loại trừ những gì không thuộc phạm vi. Nó bao gồm mô tả sản phẩm, tiêu chí nghiệm thu, giới hạn dự án, các ràng buộc và giả định, nhưng không bao gồm lịch trình dự án chi tiết – lịch trình là kết quả của quá trình lập kế hoạch thời gian dựa trên phạm vi.

Ma trận quyền lực - lợi ích (Power-Interest Grid) giúp phân loại các bên liên quan dự án thành các nhóm dựa trên mức độ quyền lực (khả năng gây ảnh hưởng) và lợi ích (mức độ quan tâm đến kết quả dự án). Từ đó, nhà quản lý dự án có thể xây dựng chiến lược quản lý và tương tác phù hợp với từng nhóm.

Quy trình quản lý cấu hình (Configuration Management) thường bao gồm các giai đoạn chính: Lập kế hoạch cấu hình (Planning), Xác định cấu hình (Configuration Identification), Kiểm soát cấu hình (Configuration Control), Kiểm chứng và đánh giá cấu hình (Configuration Verification and Audit), và Báo cáo trạng thái cấu hình (Configuration Status Accounting). 'Đánh giá rủi ro cấu hình' không phải là một giai đoạn chính thức trong quy trình này, mặc dù rủi ro có thể được xem xét trong các giai đoạn khác.

Sơ đồ xương cá (Fishbone Diagram) hay sơ đồ Ishikawa là công cụ phân tích nguyên nhân - kết quả, giúp xác định các nguyên nhân gốc rễ có thể gây ra một vấn đề chất lượng cụ thể. Nó thường được sử dụng trong giai đoạn phân tích và cải tiến chất lượng.

Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ con người trong việc lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi và kiểm soát dự án, nhưng không thể tự động hoàn thành công việc. Nó là công cụ hỗ trợ, không thay thế vai trò của con người trong quản lý và thực hiện dự án.

Ma trận truyền thông (Communication Matrix) là công cụ giúp lập kế hoạch truyền thông hiệu quả bằng cách xác định rõ ai cần nhận thông tin gì, vào thời điểm nào, bằng hình thức nào và tần suất ra sao, đảm bảo thông tin được truyền đạt đúng đối tượng và kịp thời.

Biểu đồ Gantt là công cụ trực quan phổ biến để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án. Nó hiển thị danh sách các công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc dự kiến, cũng như tiến độ thực tế so với kế hoạch.

Phương pháp đường găng (CPM) giúp xác định chuỗi các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau quyết định thời gian hoàn thành dự án tổng thể. Đường găng là đường dài nhất trong sơ đồ mạng lưới dự án và thể hiện thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án.

Kiểm soát chất lượng (Quality Control) là quá trình kiểm tra và đánh giá các sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả dự án để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra và khắc phục các lỗi phát sinh.

Mặc dù các hoạt động như bàn giao sản phẩm, giải phóng nguồn lực, và thu thập bài học kinh nghiệm đều quan trọng khi kết thúc dự án, nhưng hoạt động chính thức và quan trọng nhất để kết thúc dự án là 'Nghiệm thu và đóng dự án' (Project Closure). Giai đoạn này bao gồm các thủ tục hành chính để xác nhận dự án đã hoàn thành, nghiệm thu sản phẩm/dịch vụ, giải phóng nguồn lực, hoàn tất các hợp đồng, và đóng dự án một cách chính thức.

Giai đoạn khởi tạo dự án tập trung vào việc xác định dự án có đáng để thực hiện hay không. Mục tiêu chính là xác định tính khả thi, mục tiêu, phạm vi ở mức tổng quan, và thiết lập cơ cấu tổ chức dự án ban đầu. Kế hoạch dự án chi tiết được xây dựng ở giai đoạn lập kế hoạch, sau giai đoạn khởi tạo.

Mô hình Waterfall là mô hình tuyến tính, tuần tự, các giai đoạn diễn ra một lần theo thứ tự: Khởi tạo, Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm soát và Kết thúc. Giai đoạn 'Lặp lại (Iteration)' là đặc trưng của các mô hình linh hoạt (Agile), không thuộc Waterfall.

Việc thu thập và sử dụng 'bài học kinh nghiệm' (Lessons Learned) là một quá trình liên tục trong suốt vòng đời dự án. Bài học được rút ra từ các giai đoạn khác nhau của dự án (thành công, thất bại, vấn đề phát sinh, giải pháp hiệu quả, etc.) và được ghi lại để cải thiện hiệu suất dự án hiện tại và các dự án tương lai.

Quy trình kiểm soát thay đổi (Change Control) không nhằm mục đích ngăn chặn thay đổi, mà để quản lý thay đổi một cách có kiểm soát. Nó bao gồm các bước tiếp nhận, đánh giá tác động, phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu thay đổi, và cập nhật kế hoạch dự án khi có thay đổi được chấp thuận, đảm bảo thay đổi được quản lý hiệu quả và không gây ảnh hưởng tiêu cực đến dự án.

Phân tích định tính rủi ro (Qualitative Risk Analysis) sử dụng các phương pháp như ma trận xác suất - tác động để đánh giá rủi ro dựa trên nhận định chủ quan của chuyên gia về khả năng xảy ra (probability) và mức độ tác động (impact) của từng rủi ro. Ngược lại, phân tích định lượng (Quantitative Risk Analysis) sử dụng các phương pháp thống kê và toán học để định lượng hóa rủi ro.

Điểm khác biệt chính giữa PERT và CPM là cách ước tính thời gian hoạt động. PERT sử dụng ước tính thời gian ba điểm (lạc quan, bi quan và khả năng cao nhất) để tính thời gian kỳ vọng, trong khi CPM thường sử dụng ước tính thời gian đơn điểm (ước tính duy nhất cho mỗi hoạt động).

Bên liên quan (Stakeholder) là một định nghĩa rộng, bao gồm bất kỳ ai có thể bị ảnh hưởng bởi dự án (tiêu cực hoặc tích cực) hoặc có khả năng gây ảnh hưởng đến dự án. Điều này bao gồm cả những người trực tiếp tham gia, khách hàng, nhà cung cấp, chính phủ, cộng đồng, và nhiều đối tượng khác.

Phát triển nhóm (Team Development) là quá trình nâng cao kỹ năng, kiến thức và sự gắn kết của các thành viên trong nhóm dự án, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc chung và đạt được mục tiêu dự án hiệu quả hơn.

Quản lý dự án (Project Manager) là người chịu trách nhiệm toàn diện cho việc lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi và kiểm soát dự án để đạt được các mục tiêu đã xác định trong phạm vi, thời gian và ngân sách cho phép.

Quy trình quản lý rủi ro thường bắt đầu với việc 'xác định rủi ro' tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án. Sau đó là phân tích, đánh giá, lập kế hoạch ứng phó và kiểm soát rủi ro.

Cấu trúc ma trận (Matrix Organization) có đặc điểm là thành viên nhóm dự án chịu sự quản lý kép: báo cáo cho cả quản lý dự án (về công việc dự án) và quản lý chức năng (về chuyên môn nghiệp vụ). Điều này tạo ra sự chia sẻ nguồn lực và chuyên môn, nhưng cũng có thể gây xung đột về quyền lực và ưu tiên.

Product Owner là 'tiếng nói của khách hàng' trong Scrum. Họ chịu trách nhiệm quản lý Product Backlog, đảm bảo các yêu cầu được ưu tiên dựa trên giá trị kinh doanh, và truyền đạt rõ ràng các yêu cầu này cho nhóm phát triển.

Hợp đồng trọn gói (Fixed-Price Contract) quy định một mức giá cố định cho toàn bộ phạm vi công việc. Nhà thầu chịu rủi ro về chi phí vượt quá, nhưng cũng hưởng lợi nếu chi phí thực tế thấp hơn giá hợp đồng.

Biểu đồ đốt cháy (Burn-down Chart) là công cụ trực quan phổ biến trong Agile/Scrum, đặc biệt là trong Sprint. Nó hiển thị lượng công việc còn lại (thường là số giờ hoặc story points) theo thời gian. Đường biểu diễn 'đốt cháy' (burn-down line) lý tưởng sẽ hướng xuống dưới và đạt đến 0 vào cuối Sprint, cho thấy công việc đã hoàn thành đúng tiến độ.

Phương pháp Agile nhấn mạnh tính linh hoạt, thích ứng và phản hồi nhanh chóng với thay đổi. Agile ưu tiên sự tương tác, hợp tác, làm việc theo từng giai đoạn ngắn (sprint), và liên tục điều chỉnh kế hoạch dựa trên phản hồi của khách hàng và diễn biến thực tế, khác với Waterfall tập trung vào kế hoạch chi tiết cố định từ đầu.

Ngân sách dự phòng (Contingency Budget) được thiết lập để đối phó với các rủi ro đã được xác định trong quá trình quản lý rủi ro. Nó dùng để chi trả cho các chi phí phát sinh nếu các rủi ro này xảy ra và cần thực hiện các biện pháp ứng phó đã được lập kế hoạch.

Cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure - WBS) là công cụ hữu ích để phân rã phạm vi dự án thành các gói công việc nhỏ hơn, dễ quản lý, ước tính và phân công cho các thành viên trong nhóm.

Sprint Review là sự kiện cuối Sprint trong Scrum, nơi nhóm phát triển trình bày các sản phẩm hoặc kết quả đã hoàn thành trong Sprint cho Product Owner và các bên liên quan khác để nhận phản hồi và điều chỉnh hướng đi cho các Sprint tiếp theo.

Tam giác Sắt (hay ràng buộc ba cạnh) trong quản trị dự án bao gồm phạm vi (scope), thời gian (time) và chi phí (cost). Ba yếu tố này có mối quan hệ mật thiết và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dự án.