Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Quản lý dự án – Đề 4

Cuộc họp trực tiếp (face-to-face) là kênh giao tiếp giàu thông tin nhất vì nó cho phép giao tiếp phi ngôn ngữ (ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt), phản hồi ngay lập tức và trao đổi hai chiều sâu sắc. Các kênh khác như email, báo cáo, tin nhắn thường thiếu những yếu tố này.

Daily Stand-up là một cuộc họp ngắn hàng ngày (thường 15 phút) dành cho nhóm phát triển Scrum. Mục đích chính là để các thành viên nhóm chia sẻ nhanh chóng tiến độ, kế hoạch cho ngày hôm đó, và xác định bất kỳ trở ngại nào, từ đó đồng bộ hóa công việc và đảm bảo mọi người đi đúng hướng.

Biểu đồ Gantt là một công cụ trực quan mạnh mẽ để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án. Nó hiển thị các công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc, cũng như sự phụ thuộc giữa các công việc.

Risk Mitigation là hành động chủ động để giảm khả năng rủi ro xảy ra hoặc giảm mức độ ảnh hưởng tiêu cực của nó đến dự án. Nó khác với việc chấp nhận, chuyển giao hoặc loại bỏ hoàn toàn rủi ro (điều thường không khả thi).

Mặc dù kiến thức kỹ thuật có thể hữu ích trong một số dự án cụ thể, nhưng kỹ năng lập trình máy tính chuyên sâu không phải là kỹ năng cốt lõi và quan trọng hàng đầu cho mọi người quản lý dự án. Các kỹ năng mềm như giao tiếp, giải quyết vấn đề, lãnh đạo, và quản lý nhóm mới là yếu tố quyết định sự thành công của người quản lý dự án trong nhiều loại dự án khác nhau.

Giai đoạn đóng dự án không chỉ đơn giản là kết thúc công việc. Mục tiêu chính là chính thức kết thúc dự án một cách có trật tự, đảm bảo tất cả các thủ tục hành chính được hoàn tất, sản phẩm dự án được bàn giao cho khách hàng hoặc người dùng, và quan trọng là thu thập bài học kinh nghiệm để cải thiện các dự án trong tương lai.

Risk Register là một tài liệu quan trọng trong quản lý rủi ro dự án. Nó không chỉ đơn thuần là danh sách rủi ro mà còn bao gồm thông tin chi tiết về từng rủi ro như mô tả, khả năng xảy ra, tác động, mức độ ưu tiên, kế hoạch ứng phó, và người chịu trách nhiệm quản lý rủi ro đó. Nó được sử dụng để theo dõi và quản lý rủi ro một cách có hệ thống trong suốt dự án.

Nguyên tắc 'Prevention over Inspection' nhấn mạnh rằng việc đầu tư vào các hoạt động phòng ngừa lỗi trong suốt quá trình dự án sẽ hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn so với việc chỉ kiểm tra và sửa lỗi sau khi sản phẩm đã hoàn thành.

Đường găng (Critical Path) là một khái niệm then chốt trong quản lý thời gian dự án. Nó là chuỗi dài nhất các công việc phụ thuộc lẫn nhau, và do đó, quyết định tổng thời gian dự án. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong các công việc trên đường găng sẽ trực tiếp làm chậm toàn bộ dự án. Quản lý đường găng giúp tập trung nguồn lực vào các công việc quan trọng nhất để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.

Nguồn lực dự án bao gồm những yếu tố cần thiết để thực hiện công việc dự án. Các loại nguồn lực chính thường là nhân lực, vật tư, thiết bị, và thời gian. Ngân sách dự phòng (contingency budget) là một khoản tiền được dành riêng để đối phó với rủi ro hoặc sự cố bất ngờ, chứ không phải là một loại nguồn lực dự án theo định nghĩa cơ bản.

Sprint là một khái niệm cốt lõi trong Scrum và các phương pháp Agile khác. Đó là một khoảng thời gian ngắn, lặp đi lặp lại (iteration) trong đó nhóm phát triển làm việc để hoàn thành một phần công việc và tạo ra một sản phẩm có thể sử dụng được.

Khi có yêu cầu thay đổi, điều quan trọng nhất là phải đánh giá tác động của nó một cách toàn diện. Thay đổi có thể ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh của dự án, và việc đánh giá kỹ lưỡng giúp đưa ra quyết định sáng suốt về việc chấp nhận hay từ chối thay đổi, cũng như cách quản lý thay đổi đó.

Các loại hợp đồng mua sắm dự án phổ biến thường được sử dụng là hợp đồng trọn gói (giá cố định), hợp đồng chi phí cộng phí (thanh toán chi phí thực tế cộng thêm một khoản phí), và hợp đồng thời gian và vật liệu (thanh toán theo thời gian làm việc và vật liệu sử dụng). Hợp đồng miệng, mặc dù có thể tồn tại trong một số trường hợp, nhưng không được khuyến khích và không phải là một loại hợp đồng chính thức hoặc phổ biến trong quản lý dự án chuyên nghiệp, đặc biệt với các giao dịch có giá trị lớn.

Mặc dù có chi phí ban đầu để mua hoặc đăng ký phần mềm quản lý dự án, nhưng lợi ích mà nó mang lại thường vượt xa chi phí này. Phần mềm quản lý dự án giúp cải thiện hiệu quả, giảm thiểu sai sót và cuối cùng có thể tiết kiệm chi phí trong dài hạn. 'Tăng chi phí dự án' không phải là một lợi ích, mà là một chi phí tiềm ẩn cần cân nhắc.

Rolling Wave Planning (Lập kế hoạch theo sóng cuộn) là một kỹ thuật lập kế hoạch linh hoạt, phù hợp cho các dự án mà yêu cầu còn mơ hồ hoặc có khả năng thay đổi. Nó cho phép lập kế hoạch chi tiết hơn cho giai đoạn gần và lập kế hoạch ở mức độ tổng quan hơn cho giai đoạn xa hơn, sau đó chi tiết hóa dần khi dự án tiến triển và thông tin trở nên rõ ràng hơn.

Mô hình Waterfall là tuyến tính và tuần tự, lý tưởng cho các dự án có yêu cầu cố định và ổn định. Nó ít linh hoạt với thay đổi, do đó không phù hợp cho các dự án có yêu cầu biến động.

Quản lý tích hợp dự án là một lĩnh vực kiến thức quan trọng trong quản lý dự án. Nó bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố khác nhau của dự án (phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, rủi ro, v.v.) được phối hợp và hoạt động cùng nhau một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu dự án tổng thể.

Ba ràng buộc điển hình trong quản lý dự án là phạm vi, thời gian và chi phí, thường được gọi là 'tam giác dự án'. Địa điểm, mặc dù quan trọng, không được coi là một ràng buộc cốt lõi theo định nghĩa truyền thống.

Bottom-up estimating là một phương pháp chi tiết và chính xác. Nó bắt đầu bằng việc phân chia dự án thành các công việc nhỏ, ước tính chi phí cho từng công việc này, và sau đó cộng tất cả các ước tính lại để có tổng chi phí dự án. Phương pháp này thường tốn thời gian hơn nhưng cho kết quả chính xác hơn so với các phương pháp ước tính khác.

Scrum là một framework Agile. Trong Scrum, không có vai trò 'Project Manager' theo kiểu truyền thống. Vai trò quản lý dự án được phân chia giữa Scrum Master (tập trung vào quy trình) và Product Owner (tập trung vào sản phẩm).

Quản lý phạm vi dự án tập trung vào việc xác định và kiểm soát những gì (và chỉ những gì) được bao gồm trong dự án. Mục tiêu là tránh 'scope creep' (mở rộng phạm vi ngoài kiểm soát) và đảm bảo dự án tập trung vào việc đạt được mục tiêu đã định.

Kanban là một hệ thống kéo (pull system) tập trung vào việc trực quan hóa quy trình làm việc, giới hạn công việc đang thực hiện (WIP) để cải thiện luồng công việc và giảm thời gian chờ đợi. Nó nhấn mạnh sự liên tục và hiệu quả của quy trình.

Vòng đời dự án thường bao gồm các giai đoạn: Khởi động, Lập kế hoạch, Thực hiện, Giám sát và Kiểm soát, và Kết thúc. 'Kiểm toán' dự án có thể xảy ra ở các giai đoạn khác nhau hoặc sau khi kết thúc, nhưng không phải là một giai đoạn chính thức trong vòng đời dự án.

Giai đoạn khởi đầu dự án tập trung vào việc xác định dự án có khả thi hay không. Hoạt động chính là xác định rõ mục tiêu, phạm vi dự án và các bên liên quan để đảm bảo sự hiểu biết chung và cam kết ngay từ đầu.

Stakeholder là một khái niệm rộng trong quản lý dự án. Nó bao gồm tất cả những ai có lợi ích hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, dù trực tiếp hay gián tiếp. Điều này có thể bao gồm nhóm dự án, khách hàng, nhà tài trợ, quản lý, người dùng cuối, cộng đồng, chính phủ, v.v.

Ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) là một công cụ được sử dụng để làm rõ vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan khác nhau trong dự án đối với từng công việc hoặc hoạt động cụ thể. Nó giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo mọi người đều biết vai trò của mình.

Biểu đồ kiểm soát là một công cụ thống kê được sử dụng để theo dõi quá trình và phát hiện các điểm dữ liệu nằm ngoài giới hạn kiểm soát đã định. Nó giúp phân biệt giữa biến động ngẫu nhiên (thông thường) và biến động do nguyên nhân đặc biệt (bất thường), từ đó giúp nhận biết các vấn đề chất lượng cần can thiệp.

Earned Value Management (EVM) là một kỹ thuật quản lý dự án mạnh mẽ để theo dõi và đo lường hiệu suất dự án. Nó tích hợp phạm vi, thời gian và chi phí để đánh giá xem dự án có đang đi đúng tiến độ và ngân sách hay không tại bất kỳ thời điểm nào.

Chi phí dự án thường bao gồm chi phí trực tiếp như nhân công, vật liệu, thiết bị. Chi phí cơ hội, mặc dù là một khái niệm kinh tế quan trọng, không được tính trực tiếp vào chi phí dự án trong quản lý dự án truyền thống. Nó liên quan đến giá trị của lựa chọn tốt nhất bị bỏ qua khi chọn thực hiện dự án này.

Velocity là một chỉ số quan trọng trong Agile, đặc biệt là Scrum. Nó đo lường năng lực làm việc của nhóm phát triển bằng cách theo dõi số lượng công việc (thường tính bằng Story Points hoặc giờ làm việc lý tưởng) mà nhóm có thể hoàn thành trong một Sprint. Velocity được sử dụng để lập kế hoạch cho các Sprint tiếp theo và dự đoán thời gian hoàn thành dự án.