Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Quản lý dự án – Đề 14

Ma trận quyền lực - lợi ích (Power-Interest Grid) là công cụ để phân tích và phân loại các bên liên quan dự án dựa trên hai yếu tố: 'Quyền lực' (khả năng gây ảnh hưởng đến dự án) và 'Lợi ích' (mức độ quan tâm đến kết quả dự án). Từ đó, quản lý dự án có thể xây dựng chiến lược quản lý các bên liên quan phù hợp cho từng nhóm.

Ma trận xác suất - tác động là công cụ để đánh giá mức độ nghiêm trọng của rủi ro bằng cách kết hợp xác suất xảy ra và tác động của rủi ro đó. Từ đó, dự án có thể ưu tiên xử lý các rủi ro có mức độ nghiêm trọng cao trước.

Ước tính tương tự (Analogous Estimating) sử dụng dữ liệu chi phí từ các dự án tương tự đã hoàn thành trong quá khứ để ước tính chi phí cho dự án hiện tại. Phương pháp này nhanh chóng và phù hợp khi ở giai đoạn đầu dự án, thông tin chi tiết còn ít.

Cuộc họp giao ban hàng ngày (Daily Stand-up Meeting) là một thực hành phổ biến trong phương pháp Agile, đặc biệt là Scrum. Đây là cuộc họp ngắn, diễn ra hàng ngày để nhóm dự án cập nhật tiến độ, chia sẻ vấn đề và lập kế hoạch cho ngày làm việc tiếp theo.

'Tam giác sắt' (hay còn gọi là 'Tam giác ràng buộc dự án') bao gồm ba yếu tố chính: Thời gian (Time), Chi phí (Cost) và Phạm vi (Scope). Ba yếu tố này ràng buộc lẫn nhau, khi một yếu tố thay đổi, các yếu tố khác cũng sẽ bị ảnh hưởng. Rủi ro là một khía cạnh quan trọng khác nhưng không nằm trong 'Tam giác sắt' cơ bản.

Khi xảy ra sự cố nghiêm trọng, hành động đầu tiên và quan trọng nhất là phải thông báo ngay cho nhà tài trợ dự án và các bên liên quan chính. Họ cần được biết về tình hình, mức độ ảnh hưởng và các phương án xử lý để có thể đưa ra quyết định và hỗ trợ kịp thời.

Kế hoạch ứng phó rủi ro (Risk Response Plan) bao gồm các chiến lược cụ thể để xử lý các rủi ro đã được xác định. Các chiến lược phổ biến là: Tránh né (Avoid), Giảm thiểu (Mitigate), Chuyển giao (Transfer), và Chấp nhận (Accept) rủi ro.

Stakeholder (bên liên quan) trong dự án là một khái niệm rộng, bao gồm bất kỳ cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức nào có thể bị ảnh hưởng bởi dự án (tích cực hoặc tiêu cực) hoặc có thể gây ảnh hưởng đến dự án. Điều này bao gồm khách hàng, nhà tài trợ, nhóm dự án, nhà cung cấp, cộng đồng, chính phủ, v.v.

Kiểm soát thay đổi (Change Control) trong quản lý cấu hình dự án không nhằm mục đích ngăn chặn thay đổi mà là để đảm bảo mọi thay đổi được đề xuất đều được xem xét, đánh giá tác động, phê duyệt và quản lý một cách có hệ thống, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án đi đúng hướng.

Mặc dù kỹ năng chuyên môn và công nghệ hỗ trợ đều quan trọng, yếu tố then chốt để nhóm dự án hoạt động hiệu quả là sự tin tưởng, giao tiếp cởi mở và hợp tác giữa các thành viên. Môi trường làm việc tích cực, tin tưởng lẫn nhau giúp nhóm làm việc hiệu quả và gắn kết hơn.

Hợp đồng chi phí cộng phí (Cost Plus Fee Contract) là loại hợp đồng mà nhà thầu được hoàn trả chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, cộng thêm một khoản phí lợi nhuận đã được thỏa thuận trước, thường được tính theo tỷ lệ phần trăm của chi phí.

WBS (Cơ cấu phân chia công việc) là công cụ quan trọng để phân rã phạm vi dự án thành các gói công việc nhỏ hơn, có thể quản lý và giao việc hiệu quả hơn. Biểu đồ Gantt và PERT thể hiện lịch trình, RACI phân công trách nhiệm.

Vòng đời dự án thường bao gồm các giai đoạn khởi động, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc. 'Đấu thầu dự án' có thể là một phần của giai đoạn khởi động hoặc lập kế hoạch, nhưng không phải là một giai đoạn chính trong vòng đời dự án.

Bảng Kanban là công cụ cốt lõi của phương pháp Kanban, nó trực quan hóa quy trình làm việc, các giai đoạn công việc và giúp giới hạn số lượng công việc đang thực hiện ở mỗi giai đoạn (WIP) để tối ưu hóa luồng công việc.

Quản lý dự án (Project Manager) là người chịu trách nhiệm toàn diện cho việc lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi và kiểm soát dự án để đạt được các mục tiêu đề ra trong phạm vi thời gian, ngân sách và chất lượng cho phép.

'Leo thang phạm vi' (Scope Creep) là tình trạng phạm vi dự án liên tục mở rộng một cách không kiểm soát, thường do các yêu cầu mới được thêm vào mà không có đánh giá và phê duyệt chính thức, dẫn đến dự án vượt quá thời gian và ngân sách.

Truyền thông hiệu quả trong dự án không chỉ là về tần suất hay số lượng kênh mà quan trọng nhất là phải đảm bảo thông tin được truyền tải đúng đối tượng cần nhận, vào thời điểm thích hợp và qua kênh truyền thông phù hợp với từng đối tượng và loại thông tin.

Việc thu thập 'bài học kinh nghiệm' (Lessons Learned) nên diễn ra liên tục trong suốt vòng đời dự án, không chỉ ở giai đoạn kết thúc. Tuy nhiên, giai đoạn kết thúc dự án là thời điểm quan trọng để tổng kết, ghi chép và phân tích các bài học một cách đầy đủ, chuẩn bị cho các dự án tương lai.

Phần mềm quản lý dự án mang lại nhiều lợi ích như cải thiện giao tiếp, theo dõi tiến độ, quản lý tài liệu... Tuy nhiên, phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ, không thể tự động giải quyết mọi vấn đề. Vẫn cần sự can thiệp và quyết định của con người để xử lý các vấn đề phức tạp.

Điều lệ dự án (Project Charter) là văn bản chính thức khởi đầu dự án, nó xác định mục tiêu, phạm vi, các bên liên quan chính và quan trọng nhất là ủy quyền cho quản lý dự án quyền hạn và trách nhiệm để quản lý dự án.

Waterfall là phương pháp tuyến tính, tuần tự, đòi hỏi yêu cầu và phạm vi dự án phải được xác định rõ ràng và ít thay đổi trong quá trình thực hiện. Điều này phù hợp với các dự án xây dựng, nơi các giai đoạn được thực hiện theo trình tự và ít có sự điều chỉnh lớn.

Kiểm soát chất lượng (Quality Control) là quá trình kiểm tra và đánh giá kết quả dự án để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra và khắc phục các lỗi, sai sót phát hiện được. Phòng ngừa lỗi là mục tiêu của 'đảm bảo chất lượng'.

Yêu cầu báo giá (RFQ - Request for Quotation) thường được sử dụng khi dự án đã xác định rõ yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ và mục tiêu chính là so sánh giá cả từ các nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp có giá cạnh tranh nhất. Khi cần năng lực kỹ thuật hoặc giải pháp, thường dùng RFP (Request for Proposal).

Quản lý nguồn lực dự án đòi hỏi quản lý dự án phải có kỹ năng giao tiếp, đàm phán và giải quyết xung đột hiệu quả để làm việc với nhiều bên liên quan, phân bổ nguồn lực hợp lý và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

Mục tiêu dự án là kim chỉ nam, xác định rõ dự án cần đạt được gì và là cơ sở để đánh giá sự thành công của dự án. Các yếu tố khác như ngân sách, lịch trình, rủi ro đều phải được quản lý để đạt được mục tiêu dự án.

Agile là phương pháp quản lý dự án linh hoạt, tập trung vào việc thích ứng nhanh chóng với các thay đổi yêu cầu, phản hồi từ khách hàng và môi trường dự án. Nó ưu tiên sự linh hoạt hơn là tuân thủ tuyệt đối kế hoạch cứng nhắc.

Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance - QA) là hoạt động tập trung vào việc xây dựng và tuân thủ các quy trình, tiêu chuẩn chất lượng để ngăn ngừa lỗi xảy ra ngay từ đầu. Kiểm soát chất lượng (QC) tập trung vào phát hiện và khắc phục lỗi sau khi chúng xảy ra.

Trong Scrum, Sprint là một khoảng thời gian ngắn (time-box), thường từ 1 đến 4 tuần, trong đó nhóm phát triển làm việc để hoàn thành một lượng công việc nhất định và tạo ra một phiên bản sản phẩm có thể sử dụng được.

Biểu đồ Gantt, WBS và ma trận RACI đều là các công cụ phổ biến và hữu ích trong giai đoạn lập kế hoạch dự án (lịch trình, phạm vi, trách nhiệm). Sơ đồ Histogram là biểu đồ cột, thường dùng để phân tích dữ liệu thống kê, không trực tiếp hỗ trợ lập kế hoạch dự án.

Biểu đồ Gantt là công cụ trực quan phổ biến nhất để thể hiện lịch trình dự án, hiển thị các công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc, cũng như tiến độ thực tế so với kế hoạch.