Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Quản lý dự án – Đề 13

Biểu đồ Fishbone (Sơ đồ xương cá), còn gọi là sơ đồ Ishikawa hoặc sơ đồ nhân quả, là một công cụ phân tích chất lượng được sử dụng để xác định và phân tích các nguyên nhân tiềm ẩn gây ra một vấn đề hoặc sự cố cụ thể. Nó giúp tổ chức các nguyên nhân thành các nhóm chính (ví dụ: Con người, Máy móc, Vật liệu, Phương pháp, Môi trường, Đo lường) để dễ dàng phân tích và tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

Ma trận RASCI (Responsible, Accountable, Supporting, Consulted, Informed) là một công cụ quản lý trách nhiệm, xác định vai trò của các bên liên quan trong các công việc dự án, không phải là công cụ giao tiếp trực tiếp. Báo cáo tiến độ, cuộc họp và sổ đăng ký vấn đề đều là các phương tiện giao tiếp phổ biến trong dự án.

Team Building là các hoạt động và quy trình được thiết kế để cải thiện sự hợp tác, giao tiếp, tin tưởng và tinh thần đồng đội trong nhóm dự án, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và sự gắn kết của các thành viên.

Giai đoạn 'Phản ứng với rủi ro' tập trung vào việc phát triển các chiến lược để đối phó với rủi ro đã được xác định. Xác định rủi ro (Risk Identification) là một giai đoạn trước đó trong quy trình quản lý rủi ro, diễn ra trước khi phản ứng với rủi ro.

Phương pháp Agile (Linh hoạt) được xây dựng dựa trên nguyên tắc ưu tiên sự linh hoạt, thích ứng với thay đổi và phản hồi từ khách hàng. Khác với phương pháp Waterfall (Thác nước) tập trung vào kế hoạch chi tiết từ đầu và ít thay đổi, Agile coi trọng việc điều chỉnh kế hoạch theo tiến độ và yêu cầu thực tế.

PDCA là viết tắt của chu trình Plan-Do-Check-Act (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động), còn được gọi là chu trình Deming hoặc chu trình Shewhart. Đây là một phương pháp lặp đi lặp lại để cải tiến liên tục quy trình và chất lượng sản phẩm.

Kiểm soát chất lượng (Quality Control - QC) tập trung vào việc kiểm tra và phát hiện lỗi trong sản phẩm hoặc dịch vụ đã được tạo ra. Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance - QA) tập trung vào việc xây dựng quy trình và hệ thống để ngăn ngừa lỗi xảy ra ngay từ đầu. QC là phản ứng, QA là chủ động.

Biểu đồ Resource Histogram (Biểu đồ cột nguồn lực) là một loại biểu đồ cột đặc biệt, được sử dụng để hiển thị số lượng nguồn lực (nhân lực, thiết bị, vật tư,...) được phân bổ cho dự án trong từng khoảng thời gian cụ thể. Nó giúp quản lý dự án theo dõi và điều chỉnh việc sử dụng nguồn lực để tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt.

Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) là một công cụ chiến lược được sử dụng rộng rãi để đánh giá môi trường bên trong (điểm mạnh, điểm yếu) và bên ngoài (cơ hội, thách thức) của một dự án hoặc tổ chức. PESTLE phân tích yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, pháp lý, môi trường; Porter tập trung vào cạnh tranh ngành; Chi phí-lợi ích so sánh chi phí và lợi ích.

Kiểm soát thay đổi là một quy trình quan trọng trong quản lý cấu hình và quản lý dự án nói chung. Mục tiêu chính là thiết lập một hệ thống để xem xét, đánh giá, phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu thay đổi, đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện một cách có kiểm soát và không gây ra tác động tiêu cực không mong muốn đến dự án.

Rủi ro bên ngoài (External risks) là loại rủi ro xuất phát từ các yếu tố nằm ngoài phạm vi dự án và sự kiểm soát của nhóm dự án, ví dụ: thay đổi quy định pháp luật, biến động thị trường, thiên tai, hoặc hành động của đối thủ cạnh tranh. Các loại rủi ro khác (kỹ thuật, quản lý, nội bộ) thường liên quan đến các yếu tố bên trong dự án và tổ chức.

Ma trận quyền lực - lợi ích là một công cụ phân tích các bên liên quan, phân loại họ dựa trên hai yếu tố chính: quyền lực (khả năng gây ảnh hưởng đến dự án) và lợi ích (mức độ quan tâm hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án). Phân loại này giúp xác định chiến lược quản lý và giao tiếp phù hợp với từng nhóm bên liên quan.

Tuyên bố phạm vi dự án (Project Scope Statement) xác định và mô tả chi tiết tất cả công việc cần thiết, sản phẩm, dịch vụ và kết quả mà dự án phải tạo ra. Kế hoạch dự án bao gồm nhiều khía cạnh; Điều lệ dự án ủy quyền dự án; Sổ đăng ký rủi ro liệt kê rủi ro.

Báo cáo tiến độ dự án là đầu ra của giai đoạn giám sát và kiểm soát dự án, được tạo ra trong quá trình thực hiện dự án để theo dõi tiến độ và hiệu suất. Kế hoạch quản lý rủi ro, lịch trình dự án và kế hoạch quản lý nguồn nhân lực đều là các tài liệu được phát triển trong giai đoạn lập kế hoạch dự án.

Điểm rủi ro (Risk score) thường được tính bằng cách nhân xác suất xảy ra rủi ro với tác động tiềm tàng của rủi ro đó. Điểm rủi ro giúp định lượng mức độ nghiêm trọng của từng rủi ro, từ đó ưu tiên các rủi ro cần được xử lý trước.

Gantt Chart là một biểu đồ thanh ngang hiển thị lịch trình dự án, liệt kê các công việc và thời gian dự kiến hoàn thành, giúp trực quan hóa tiến độ và quản lý thời gian dự án. SWOT Analysis là phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức; Brainstorming là động não; Fishbone Diagram (sơ đồ xương cá) dùng để phân tích nguyên nhân gốc rễ.

Ước tính tương tự, còn gọi là ước tính từ trên xuống (top-down), sử dụng dữ liệu chi phí thực tế từ các dự án tương tự trong quá khứ để ước tính chi phí cho dự án hiện tại. Đây là phương pháp nhanh chóng nhưng độ chính xác phụ thuộc vào mức độ tương đồng giữa các dự án.

Chiến lược hợp tác (collaborating) trong quản lý xung đột là cách tiếp cận win-win, tìm kiếm giải pháp đáp ứng nhu cầu của cả hai bên bằng cách làm việc cùng nhau để hiểu rõ vấn đề và tìm ra giải pháp sáng tạo. Nó phù hợp khi muốn duy trì mối quan hệ tốt và khi có đủ thời gian để giải quyết xung đột một cách kỹ lưỡng.

Hợp đồng chi phí cộng phí (Cost-plus contract) quy định người mua sẽ thanh toán cho nhà cung cấp tất cả các chi phí hợp lệ phát sinh trong quá trình thực hiện công việc, cộng thêm một khoản phí nhất định (có thể là tỷ lệ phần trăm chi phí hoặc một khoản cố định) để trang trải lợi nhuận của nhà cung cấp. Loại hợp đồng này thường được sử dụng khi phạm vi công việc không được xác định rõ ràng ngay từ đầu.

Phương pháp Agile nhấn mạnh sự linh hoạt và thích ứng, sử dụng các vòng lặp ngắn (sprints hoặc iterations) để phát triển và cung cấp sản phẩm một cách gia tăng. Waterfall là phương pháp tuyến tính, Gantt và PERT Chart là công cụ lập kế hoạch, không phải phương pháp quản lý dự án.

CPM là một kỹ thuật quản lý dự án tập trung vào việc lập lịch trình và kiểm soát thời gian dự án. Nó xác định đường găng - chuỗi các công việc phụ thuộc quyết định thời gian hoàn thành dự án, giúp quản lý thời gian hiệu quả.

Sprint Review là một sự kiện chính trong Scrum (một framework Agile), diễn ra vào cuối mỗi Sprint. Tại Sprint Review, nhóm phát triển trình bày sản phẩm đã hoàn thành trong Sprint cho Chủ sở hữu sản phẩm và các bên liên quan, thu thập phản hồi và điều chỉnh kế hoạch cho các Sprint tiếp theo.

Bên liên quan (Stakeholder) là một khái niệm rộng, bao gồm bất kỳ cá nhân, nhóm hoặc tổ chức nào có thể bị ảnh hưởng bởi dự án (tích cực hoặc tiêu cực) hoặc có khả năng gây ảnh hưởng đến dự án. Điều này bao gồm nhiều đối tượng khác nhau, từ thành viên nhóm dự án, khách hàng, nhà tài trợ, đến các bộ phận khác trong tổ chức, nhà cung cấp, cộng đồng địa phương, chính phủ, v.v.

Nhà tài trợ dự án là người hoặc nhóm người cấp cao trong tổ chức, có trách nhiệm ủy quyền dự án, cung cấp nguồn lực và đảm bảo dự án phù hợp với chiến lược kinh doanh, mang lại giá trị và lợi ích cho tổ chức. Quản lý dự án chịu trách nhiệm quản lý dự án hàng ngày, nhưng nhà tài trợ có trách nhiệm cao nhất về thành công kinh doanh của dự án.

Cấu trúc ma trận là loại cấu trúc tổ chức phức tạp, trong đó nhân viên có hai cấp trên: quản lý chức năng (theo bộ phận chuyên môn) và quản lý dự án (cho dự án cụ thể). Điều này tạo ra sự chia sẻ nguồn lực và trách nhiệm giữa các bộ phận và dự án.

Ba ràng buộc chính trong quản lý dự án thường được gọi là 'tam giác ràng buộc' hoặc 'bộ ba ràng buộc' bao gồm Phạm vi, Thời gian và Chi phí. Độ phức tạp của công nghệ, mặc dù quan trọng, nhưng không được coi là một ràng buộc cơ bản theo định nghĩa truyền thống như ba yếu tố trên.

WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure (Cấu trúc phân chia công việc). Đây là một công cụ quan trọng trong quản lý phạm vi dự án, chia nhỏ công việc dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý và kiểm soát hơn.

Dự án mang tính tạm thời, có điểm bắt đầu và kết thúc xác định, hướng tới việc tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất và có mục tiêu cụ thể. Tính lặp đi lặp lại và liên tục là đặc điểm của các hoạt động vận hành, không phải dự án.

Vòng đời dự án điển hình bao gồm các giai đoạn khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát, và đóng dự án. Đánh giá hiệu suất nhân viên là một hoạt động quản lý nguồn nhân lực dự án, diễn ra xuyên suốt các giai đoạn, không phải là một giai đoạn riêng biệt trong vòng đời dự án.

Tam giác ràng buộc (hay bộ ba ràng buộc, Iron Triangle) trong quản lý dự án bao gồm ba yếu tố chính: Phạm vi (Scope), Thời gian (Time) và Chi phí (Cost). Rủi ro (Risk) là một yếu tố quan trọng khác trong quản lý dự án, nhưng không nằm trong tam giác ràng buộc cơ bản.