Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Quản lý dự án – Đề 12

Trong tổ chức dự án (Projectized organization), dự án là trung tâm, người quản lý dự án có quyền lực cao và toàn quyền quyết định về nguồn lực, ngân sách và các khía cạnh khác của dự án. Các thành viên nhóm dự án thường báo cáo trực tiếp cho người quản lý dự án.

Scope creep là hiện tượng phạm vi dự án dần dần mở rộng vượt ra ngoài phạm vi đã được xác định ban đầu, thường xảy ra do các yêu cầu mới được thêm vào mà không có sự kiểm soát và đánh giá tác động đầy đủ, dẫn đến rủi ro về thời gian và chi phí.

Sổ nhật ký vấn đề (Issue log) là công cụ để ghi lại, theo dõi, phân tích và quản lý các vấn đề phát sinh trong dự án. Nó giúp đảm bảo các vấn đề được giải quyết kịp thời và hiệu quả.

Người quản lý dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch, điều phối, quản lý nguồn lực, rủi ro, chất lượng và giao tiếp trong dự án. Tuy nhiên, họ thường không trực tiếp thực hiện các công việc kỹ thuật chuyên môn mà là điều phối và giám sát các thành viên có chuyên môn thực hiện.

Báo cáo hiệu suất dự án tập trung vào việc cung cấp thông tin về tiến độ, chi phí, rủi ro và các vấn đề liên quan đến dự án. Thông tin cá nhân của thành viên nhóm không phải là nội dung thường xuyên và cần thiết trong báo cáo hiệu suất dự án.

Quy trình quản lý rủi ro dự án thường bao gồm các giai đoạn: Lập kế hoạch quản lý rủi ro, Xác định rủi ro, Phân tích định tính và định lượng rủi ro, Lập kế hoạch ứng phó rủi ro, Kiểm soát và Giám sát rủi ro. 'Thực hiện dự án' là giai đoạn chính của vòng đời dự án, không phải là một giai đoạn của quy trình quản lý rủi ro.

Stakeholder là bất kỳ cá nhân, nhóm hoặc tổ chức nào có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng hoặc có lợi ích liên quan đến dự án. Điều này bao gồm nhóm dự án, khách hàng, nhà tài trợ, người dùng cuối, nhà cung cấp, cộng đồng và nhiều đối tượng khác.

Tam giác dự án, hay bộ ba ràng buộc, bao gồm Phạm vi, Thời gian và Chi phí. Ba yếu tố này liên quan mật thiết và ảnh hưởng lẫn nhau. Mặc dù Chất lượng là yếu tố quan trọng của dự án, nhưng nó thường được xem là bị ảnh hưởng và chi phối bởi ba ràng buộc chính, chứ không phải là một đỉnh độc lập của tam giác.

Phân tích SWOT là công cụ phân tích chiến lược, đánh giá Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức, không phải là kỹ thuật ước tính chi phí. Các phương pháp ước tính chi phí bao gồm ước tính tương tự, tham số, và từ dưới lên.

Giai đoạn khởi động dự án tập trung vào việc xác định nhu cầu, đánh giá tính khả thi, xác định mục tiêu dự án, và chính thức phê duyệt dự án để bắt đầu. Nó đặt nền móng cho các giai đoạn tiếp theo.

Các chiến lược ứng phó rủi ro phổ biến bao gồm Tránh né, Chuyển giao, Giảm thiểu và Chấp nhận rủi ro. 'Phớt lờ rủi ro' không phải là một chiến lược quản lý rủi ro chủ động và có trách nhiệm, mặc dù đôi khi rủi ro nhỏ có thể được chấp nhận một cách thụ động.

WBS là kỹ thuật phân rã công việc, chia nhỏ phạm vi dự án thành các gói công việc nhỏ hơn, có cấu trúc phân cấp, giúp quản lý phạm vi, thời gian và chi phí hiệu quả hơn.

Giao tiếp hiệu quả trong dự án không chỉ là số lượng hay kênh giao tiếp, mà quan trọng nhất là chất lượng thông tin. Thông tin cần chính xác, được truyền đạt kịp thời và phù hợp với nhu cầu và vai trò của từng bên liên quan để đảm bảo sự hiểu biết và phối hợp tốt.

Giai đoạn thực hiện dự án là giai đoạn mà các công việc chính của dự án được tiến hành, đòi hỏi nhiều nguồn lực nhất về nhân lực, vật tư và thường phát sinh chi phí lớn nhất so với các giai đoạn khác.

Các ràng buộc dự án điển hình bao gồm phạm vi, thời gian và chi phí, thường được gọi là 'bộ ba ràng buộc'. Mức độ hài lòng của khách hàng là mục tiêu, không phải là ràng buộc trực tiếp giới hạn dự án theo cách phạm vi, thời gian và chi phí làm.

Yêu cầu thay đổi (change request) là đề xuất chính thức để điều chỉnh kế hoạch dự án ban đầu, phạm vi, thời gian, chi phí hoặc bất kỳ khía cạnh nào khác của dự án. Nó phát sinh khi có sự thay đổi về yêu cầu, điều kiện hoặc do phát hiện vấn đề/cơ hội mới.

Ma trận xác suất - tác động là công cụ trực quan giúp đánh giá mức độ nghiêm trọng của rủi ro bằng cách kết hợp xác suất xảy ra và tác động tiềm tàng của rủi ro đó. Từ đó, dự án có thể ưu tiên xử lý các rủi ro quan trọng nhất.

Agile nhấn mạnh sự linh hoạt, khả năng thích ứng với thay đổi và phản hồi nhanh chóng thông qua các vòng lặp ngắn và sự hợp tác chặt chẽ với khách hàng, trái ngược với phương pháp Waterfall truyền thống tập trung vào kế hoạch cố định.

Biểu đồ Gantt là công cụ trực quan phổ biến để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án. Nó hiển thị các công việc, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc trên trục thời gian.

Ma trận trách nhiệm (RAM) là công cụ để thể hiện mối quan hệ giữa các công việc dự án và các thành viên nhóm dự án. Nó xác định rõ ai chịu trách nhiệm (Responsible), ai chịu trách nhiệm giải trình (Accountable), ai cần được tham vấn (Consulted), và ai cần được thông báo (Informed) cho mỗi công việc.

Mô hình Waterfall là phương pháp tuần tự, tuyến tính, phù hợp với các dự án có yêu cầu rõ ràng, ổn định và ít thay đổi. Các giai đoạn được thực hiện theo trình tự và giai đoạn sau chỉ bắt đầu khi giai đoạn trước hoàn thành. Nó ít linh hoạt hơn Agile.

Brainstorming là kỹ thuật sáng tạo nhóm phổ biến được sử dụng trong giai đoạn 'Xác định rủi ro' để tạo ra danh sách đầy đủ các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án. Nó khuyến khích sự tham gia của nhiều người và tạo ra nhiều ý tưởng.

Kế hoạch quản lý dự án được tạo ra ở giai đoạn lập kế hoạch, trước khi dự án bắt đầu thực hiện. Giai đoạn kết thúc dự án tập trung vào việc hoàn tất các thủ tục hành chính, nghiệm thu, bàn giao kết quả và rút ra bài học kinh nghiệm cho các dự án tương lai.

Việc lựa chọn phương pháp quản lý dự án phụ thuộc vào nhiều yếu tố như độ phức tạp, rủi ro, tính ổn định của yêu cầu, văn hóa tổ chức và kinh nghiệm của nhóm. 'Màu sắc logo của công ty' là yếu tố hoàn toàn không liên quan và không ảnh hưởng đến quyết định này.

CPM là kỹ thuật lập lịch trình dự án để xác định đường găng (critical path), là chuỗi các công việc phụ thuộc lẫn nhau quyết định thời gian hoàn thành dự án tối thiểu. CPM giúp quản lý thời gian hiệu quả và tập trung vào các công việc quan trọng nhất.

Quản lý cấu hình dự án tập trung vào việc kiểm soát và quản lý các thay đổi đối với các thành phần cấu hình của dự án, bao gồm sản phẩm, dịch vụ, kết quả và tài liệu liên quan. Mục tiêu là duy trì tính nhất quán và kiểm soát được các phiên bản khác nhau trong quá trình phát triển.

Hợp đồng trọn gói (Fixed-price contract) quy định một mức giá cố định mà nhà thầu sẽ nhận được để hoàn thành toàn bộ phạm vi công việc đã thỏa thuận, bất kể chi phí thực tế phát sinh. Rủi ro chi phí chủ yếu do nhà thầu chịu.

Kiểm soát chất lượng là quá trình kiểm tra và đánh giá kết quả công việc để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã định. Nó tập trung vào việc phát hiện và khắc phục các lỗi, khuyết tật sau khi chúng đã xảy ra.

EVM là phương pháp quản lý hiệu suất dự án tích hợp phạm vi, thời gian và chi phí để đánh giá tiến độ và ngân sách dự án. Nó cung cấp các chỉ số như Giá trị đạt được (EV), Chi phí thực tế (AC) và Giá trị kế hoạch (PV) để phân tích hiệu suất.

Quản lý dự án hiệu quả giúp kiểm soát chi phí, tối ưu hóa nguồn lực, giảm rủi ro, và tăng sự hài lòng của khách hàng. Tăng chi phí dự án KHÔNG phải là lợi ích, mà ngược lại, quản lý dự án tốt sẽ giúp kiểm soát và giảm thiểu chi phí.