Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Quản lý dự án công nghệ thông tin – Đề 11

Quản lý cấu hình (configuration management) tập trung vào việc kiểm soát và theo dõi các thay đổi đối với các thành phần của dự án (ví dụ: tài liệu, mã nguồn, phần cứng, phần mềm...). Mục tiêu là duy trì tính nhất quán và kiểm soát được các phiên bản của các thành phần này trong suốt vòng đời dự án.

Yêu cầu thay đổi (change request) là điều không thể tránh khỏi trong dự án. Điều quan trọng là phải có quy trình quản lý thay đổi hiệu quả. Quy trình này thường bao gồm việc đánh giá tác động của thay đổi (về thời gian, chi phí, phạm vi, chất lượng), phê duyệt thay đổi (thường bởi ban kiểm soát thay đổi - Change Control Board) và cập nhật kế hoạch dự án. Việc đánh giá tác động là bước quan trọng nhất để đưa ra quyết định có chấp nhận hay không và có kế hoạch ứng phó phù hợp.

Xác suất rủi ro (probability) và tác động rủi ro (impact) là hai yếu tố chính để đánh giá mức độ nghiêm trọng của rủi ro. Bằng cách nhân hai yếu tố này lại (hoặc sử dụng ma trận rủi ro), người quản lý dự án có thể ưu tiên các rủi ro cần được ứng phó trước, tập trung nguồn lực vào các rủi ro có khả năng xảy ra cao và tác động lớn nhất đến dự án.

Tiêu chí thành công dự án truyền thống và vẫn rất quan trọng là 'đúng thời hạn, đúng ngân sách, đúng chất lượng' (on time, on budget, on scope/quality). Các yếu tố khác (công nghệ mới, quy mô lớn, nhân sự kinh nghiệm) có thể quan trọng, nhưng không phải là định nghĩa cốt lõi của sự thành công dự án. Mục tiêu chính là đáp ứng nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan trong các giới hạn về thời gian, chi phí và chất lượng đã thỏa thuận.

Báo cáo tóm tắt điều hành (Executive Summary Report) được thiết kế để cung cấp thông tin dự án một cách ngắn gọn, súc tích và tập trung vào các điểm chính, phù hợp với các bên liên quan cấp cao (ví dụ: nhà tài trợ, ban giám đốc) những người cần nắm bắt nhanh tình hình dự án mà không cần đi vào chi tiết kỹ thuật. Các báo cáo khác (chi tiết công việc, tiến độ tuần, phân tích rủi ro) thường dành cho các đối tượng khác và có mức độ chi tiết khác nhau.

WBS (Cấu trúc phân chia công việc) là công cụ quan trọng để chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ hơn, có cấu trúc phân cấp, giúp quản lý công việc một cách chi tiết và hiệu quả hơn. Từ WBS, có thể dễ dàng lập kế hoạch, phân công công việc, và theo dõi tiến độ.

Agile phù hợp với dự án phát triển phần mềm có yêu cầu linh hoạt và thay đổi liên tục. Các dự án khác (hạ tầng, ERP, bảo trì) thường có phạm vi và yêu cầu ổn định hơn, có thể phù hợp với các phương pháp quản lý dự án truyền thống hơn.

Phương pháp 'bottom-up' (từ dưới lên) là cách ước tính chi phí chi tiết nhất. Nó bắt đầu bằng việc ước tính chi phí cho từng công việc nhỏ nhất (work package) trong WBS, sau đó tổng hợp chi phí của tất cả các công việc lại để có được tổng chi phí dự án. Phương pháp này thường chính xác hơn nhưng tốn thời gian hơn.

Scope creep (phạm vi dự án bị 'leo thang') là sự mở rộng phạm vi dự án ngoài kế hoạch ban đầu, thường do yêu cầu thay đổi từ khách hàng. Gold plating (mạ vàng) là việc nhóm dự án tự ý thêm các tính năng hoặc chức năng không được yêu cầu, thường nghĩ rằng sẽ làm hài lòng khách hàng nhưng thực tế lại không cần thiết và có thể gây lãng phí.

Mô hình Waterfall là mô hình tuần tự, giai đoạn kiểm thử diễn ra sau khi giai đoạn phát triển (coding) đã hoàn thành. Đây là đặc điểm chính của Waterfall, các giai đoạn nối tiếp nhau và ít có sự lặp lại.

Hợp đồng thời gian và vật liệu (Time and Material - T&M) phù hợp khi phạm vi dự án không rõ ràng vì nó linh hoạt, cho phép thanh toán dựa trên thời gian và vật liệu thực tế sử dụng. Các loại hợp đồng khác (Fixed Price, Lump Sum) yêu cầu phạm vi dự án phải được xác định rõ ràng từ đầu và có ít rủi ro hơn.

Stakeholder (các bên liên quan) là một khái niệm rộng, bao gồm tất cả các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án. Điều này bao gồm khách hàng, nhóm dự án, nhà tài trợ, nhà cung cấp, người dùng cuối, và thậm chí cả cộng đồng hoặc chính phủ (tùy dự án).

Sprint Review (đánh giá Sprint) là một sự kiện quan trọng trong Scrum để nhóm phát triển trình bày những gì họ đã hoàn thành trong Sprint cho các bên liên quan. Mục đích chính là để kiểm tra sản phẩm, thu thập phản hồi và điều chỉnh backlog sản phẩm nếu cần thiết. Nó tập trung vào sản phẩm và phản hồi, không phải đánh giá cá nhân hay lập kế hoạch Sprint tiếp theo (đó là Sprint Planning).

Đường găng (critical path) là chuỗi các công việc phụ thuộc lẫn nhau mà nếu bất kỳ công việc nào bị chậm trễ, toàn bộ dự án sẽ bị chậm trễ. Việc xác định đường găng giúp tập trung nguồn lực vào các công việc quan trọng này để đảm bảo tiến độ dự án.

Escalation (leo thang vấn đề) là quá trình chuyển vấn đề lên cấp quản lý cao hơn để được giải quyết. Nó thường xảy ra khi nhóm dự án không có đủ quyền hạn, nguồn lực hoặc khả năng để tự giải quyết vấn đề. Escalation là một cơ chế quan trọng để đảm bảo các vấn đề không bị bỏ qua và được giải quyết kịp thời.

Ba ràng buộc chính trong quản lý dự án thường được gọi là 'tam giác ràng buộc' hoặc 'tam giác sắt' là Phạm vi, Tiến độ và Chi phí. Mức độ hài lòng của nhân viên dự án là quan trọng nhưng không được coi là một ràng buộc cơ bản theo định nghĩa truyền thống. Nó có thể ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng, nhưng không phải là một giới hạn trực tiếp như phạm vi, tiến độ, và chi phí.

Risk mitigation (giảm thiểu rủi ro) là các hành động được thực hiện để giảm khả năng rủi ro xảy ra hoặc giảm thiểu hậu quả tiêu cực của rủi ro nếu nó xảy ra. Nó không phải là loại bỏ hoàn toàn rủi ro (điều này thường không khả thi), mà là làm giảm mức độ ảnh hưởng của nó.

Kanban board là công cụ trực quan hóa luồng công việc, thường được sử dụng trong Kanban và Scrum. Nó hiển thị các công việc (thường dưới dạng thẻ) và trạng thái của chúng (ví dụ: 'To Do', 'In Progress', 'Done'). Kanban giúp nhóm dự án theo dõi tiến độ công việc, xác định tắc nghẽn và tối ưu hóa luồng công việc.

Project charter (điều lệ dự án) là một tài liệu quan trọng ở giai đoạn khởi động dự án. Nó là văn bản chính thức phê duyệt sự tồn tại của dự án, xác định mục tiêu dự án, phạm vi cấp cao, các bên liên quan chính và quan trọng nhất là trao quyền cho người quản lý dự án để sử dụng nguồn lực của tổ chức vào các hoạt động dự án. Nó không phải là kế hoạch chi tiết, báo cáo tiến độ hay danh sách rủi ro.

Phần mềm quản lý dự án mang lại nhiều lợi ích như cải thiện giao tiếp, tự động hóa tác vụ, và có thể tăng cường bảo mật dữ liệu (tùy thuộc vào phần mềm). Tuy nhiên, chi phí đầu tư ban đầu vào phần mềm (mua, triển khai, đào tạo) có thể làm tăng chi phí dự án, chứ không giảm. Lợi ích về chi phí thường đến từ việc quản lý hiệu quả hơn về lâu dài, không phải giảm chi phí ban đầu.

Quality assurance (QA - đảm bảo chất lượng) là các hoạt động được thực hiện trong suốt quá trình dự án để đảm bảo quy trình và tiêu chuẩn chất lượng được tuân thủ. Mục tiêu chính là ngăn ngừa lỗi xảy ra ngay từ đầu, chứ không chỉ đơn thuần là kiểm tra và sửa lỗi sau khi đã hoàn thành.

Biểu đồ Gantt là công cụ trực quan mạnh mẽ để thể hiện lịch trình dự án, các công việc, thời gian bắt đầu, kết thúc và mối quan hệ giữa các công việc. Nó giúp theo dõi tiến độ dự án một cách trực quan.

Phương pháp truyền thống (ví dụ: Waterfall) phù hợp khi yêu cầu dự án ổn định và được xác định rõ ràng từ đầu. Ngược lại, Agile phù hợp hơn với các dự án có yêu cầu thay đổi và không chắc chắn. Dự án có phạm vi rõ ràng sẽ ít cần sự linh hoạt và thích ứng mà Agile mang lại, do đó Waterfall có thể hiệu quả hơn về mặt quy trình và kiểm soát.

Project Manager chịu trách nhiệm tổng thể về dự án, bao gồm lập kế hoạch, điều phối nguồn lực, quản lý rủi ro và đảm bảo dự án đi đúng hướng để đạt được mục tiêu đã đề ra. Các vai trò khác (viết code, thiết kế, thu thập yêu cầu) có thể do các thành viên khác trong nhóm dự án đảm nhiệm.

Vòng đời dự án (project lifecycle) thường bao gồm các giai đoạn: Khởi động, Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm soát và Kết thúc. Bảo trì (Maintenance) thường được xem là một hoạt động sau dự án, khi sản phẩm hoặc dịch vụ đã được bàn giao và đi vào vận hành. Bảo trì thuộc về vòng đời sản phẩm/dịch vụ, không phải vòng đời dự án. Tuy nhiên, trong một số ngữ cảnh, giai đoạn 'Kết thúc' của dự án có thể bao gồm các hoạt động chuyển giao và bảo trì ban đầu.

Burn-down chart (biểu đồ đốt cháy) là một công cụ trực quan phổ biến trong Agile, đặc biệt là Scrum. Nó thể hiện lượng công việc còn lại (ví dụ: số giờ hoặc story points) theo thời gian. Đường biểu diễn 'đốt cháy' kỳ vọng sẽ giảm dần theo thời gian, cho thấy tiến độ hoàn thành công việc trong Sprint hoặc dự án.

Risk register (sổ đăng ký rủi ro) là một tài liệu quan trọng trong quản lý rủi ro. Nó chứa danh sách các rủi ro đã được xác định, mô tả về rủi ro, mức độ ưu tiên, kế hoạch ứng phó và người chịu trách nhiệm cho từng rủi ro. Nó giúp dự án chủ động quản lý và theo dõi rủi ro.

Bài học kinh nghiệm (Lessons Learned) nên được thu thập liên tục trong suốt dự án, không chỉ vào cuối dự án. Việc thu thập và chia sẻ bài học kinh nghiệm giúp nhóm dự án cải thiện quy trình làm việc, tránh lặp lại lỗi sai và nâng cao hiệu quả trong các dự án tương lai. Tuy nhiên, việc tổng kết và chính thức hóa 'Lessons Learned' thường được thực hiện kỹ lưỡng hơn vào cuối dự án.

Quản lý rủi ro hiệu quả là yếu tố then chốt vì dự án CNTT thường đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn (kỹ thuật, tài chính, nhân sự...). Việc nhận diện, đánh giá và có biện pháp ứng phó phù hợp với rủi ro sẽ tăng khả năng thành công của dự án hơn là chỉ tập trung vào kế hoạch cứng nhắc, công nghệ hay chi phí.

Kế hoạch truyền thông (communication plan) xác định cách thức, thời điểm, tần suất và nội dung thông tin sẽ được chia sẻ giữa các bên liên quan trong dự án. Mục tiêu chính là đảm bảo mọi người đều được cập nhật thông tin cần thiết để dự án diễn ra suôn sẻ.