Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Kỹ năng quản trị – Đề 5

Phong cách hợp tác (collaborating) phù hợp khi cả hai bên đều nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề xung đột và mong muốn tìm ra giải pháp 'win-win' đáp ứng lợi ích của cả hai, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt đẹp. Phong cách này đòi hỏi thời gian và nỗ lực, nhưng mang lại kết quả bền vững.

Lãnh đạo chuyển đổi (transformational leadership) tập trung vào việc truyền cảm hứng, tạo động lực, và khích lệ nhân viên phát triển tiềm năng tối đa và vượt qua những mong đợi thông thường. Họ tạo ra tầm nhìn, truyền đạt nó một cách thuyết phục, và khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới. Nó khác với lãnh đạo giao dịch (transactional) dựa trên thưởng phạt.

Ma trận rủi ro thường sử dụng hai tiêu chí chính là 'Tần suất xảy ra' (likelihood/probability) và 'Mức độ nghiêm trọng' (impact/severity) để đánh giá và phân loại rủi ro. Dựa trên hai tiêu chí này, rủi ro được xếp vào các mức độ khác nhau (ví dụ: thấp, trung bình, cao) để ưu tiên xử lý.

Phong cách né tránh phù hợp khi vấn đề xung đột nhỏ, không quan trọng hoặc chỉ là tạm thời, và việc giải quyết có thể gây tốn kém hơn lợi ích mang lại. Khi vấn đề quan trọng hoặc mối quan hệ cần được duy trì, các phong cách khác hiệu quả hơn.

Brainstorming là phương pháp tập trung tạo ra càng nhiều ý tưởng và giải pháp càng tốt trong một khoảng thời gian ngắn, thường được sử dụng trong giai đoạn phát triển các phương án của quy trình ra quyết định hoặc giải quyết vấn đề. Các lựa chọn khác không phải là mục đích chính của brainstorming.

KPI là viết tắt của 'Key Performance Indicator' (Chỉ số đo lường hiệu suất chính). KPI là các chỉ số có thể đo lường được, được sử dụng để đánh giá mức độ thành công của một tổ chức hoặc cá nhân trong việc đạt được các mục tiêu chính.

Phản hồi tiêu cực hiệu quả cần mang tính xây dựng, tập trung vào hành vi hoặc công việc cụ thể cần cải thiện, và hướng đến việc tìm ra giải pháp. Phản hồi nên được đưa ra riêng tư, kịp thời, và tránh công kích cá nhân. Trì hoãn phản hồi có thể làm vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn.

Đàm phán hiệu quả không phải là cuộc chiến thắng thua, mà là quá trình tìm kiếm giải pháp chấp nhận được và có lợi cho cả hai bên ('win-win'). Tập trung vào lợi ích chung, lắng nghe và thấu hiểu đối phương là chìa khóa để đạt được thỏa thuận thành công. Các lựa chọn khác mô tả phong cách đàm phán đối đầu và kém hiệu quả.

Trong mô hình mục tiêu SMART, 'R' là viết tắt của 'Realistic' (Thực tế), có nghĩa là mục tiêu cần phải khả thi, có thể đạt được với nguồn lực và điều kiện hiện có. Các chữ cái khác lần lượt là Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Có thể đạt được - thường trùng ý với Realistic), Time-bound (Thời hạn).

Giao tiếp phi ngôn ngữ tập trung vào các yếu tố không lời như ngữ điệu, giọng nói, tốc độ nói, ngôn ngữ cơ thể (ánh mắt, cử chỉ, tư thế), và biểu cảm khuôn mặt. Các lựa chọn khác liên quan đến giao tiếp bằng lời (nói và viết) hoặc kỹ năng lắng nghe.

Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) là một triết lý quản lý tập trung vào việc liên tục cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ và quy trình để đáp ứng và vượt quá sự mong đợi của khách hàng. Mục tiêu là chất lượng toàn diện, không chỉ là giảm chi phí hay tăng doanh số trong ngắn hạn.

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức bao gồm khả năng xác định mục tiêu, phân chia công việc, sắp xếp nguồn lực, thiết lập thời gian biểu và quy trình làm việc một cách hệ thống để đạt được mục tiêu hiệu quả. Các kỹ năng khác hỗ trợ quản lý nhưng lập kế hoạch và tổ chức là cốt lõi của việc sắp xếp công việc.

Mô hình '5 Whys' là một kỹ thuật đơn giản nhưng hiệu quả trong việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Bằng cách liên tục hỏi 'Tại sao?' (thường là 5 lần), người ta có thể đi sâu vào các lớp nguyên nhân và xác định được nguyên nhân cốt lõi thay vì chỉ giải quyết các triệu chứng bề mặt. Do đó, nó là công cụ thuộc kỹ năng giải quyết vấn đề.

Lắng nghe chủ động đòi hỏi sự tập trung hoàn toàn vào người nói, thể hiện sự quan tâm và cố gắng hiểu thông điệp của họ. Điều này bao gồm duy trì giao tiếp bằng mắt, ngôn ngữ cơ thể tích cực, đặt câu hỏi làm rõ, tóm tắt lại những gì đã nghe để xác nhận sự hiểu biết. Các lựa chọn khác mô tả hành vi lắng nghe kém hiệu quả hoặc không phải lắng nghe chủ động.

Kỹ năng thấu cảm (empathy) là khả năng hiểu và chia sẻ cảm xúc của người khác. Đây là yếu tố quan trọng trong quản lý để xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên, tạo môi trường làm việc tích cực và giải quyết xung đột hiệu quả. Giao tiếp là cần thiết nhưng thấu cảm đi sâu hơn vào việc hiểu cảm xúc.

Giao tiếp hiệu quả là nền tảng để xây dựng lòng tin, sự hiểu biết và hợp tác trong nhóm, từ đó tạo ra tinh thần làm việc nhóm tích cực. Các kỹ năng khác cũng quan trọng nhưng giao tiếp trực tiếp tác động đến môi trường nhóm.

Lãnh đạo phục vụ (servant leadership) đặt trọng tâm vào việc phục vụ nhu cầu của nhân viên, hỗ trợ họ phát triển, và tạo điều kiện để họ thành công. Nhà lãnh đạo phục vụ coi trọng việc trao quyền, phát triển con người, và xây dựng cộng đồng.

Lãnh đạo hiệu quả tập trung vào việc truyền cảm hứng, định hướng và xây dựng mối quan hệ, không phải kiểm soát chi tiết công việc. Kiểm soát chi tiết có thể hạn chế sự sáng tạo và động lực của nhân viên, đi ngược lại tinh thần lãnh đạo.

Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi sự rõ ràng, mạch lạc, lắng nghe chủ động, và sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp. Nói nhanh và liên tục thường gây khó hiểu và không phải là yếu tố của giao tiếp hiệu quả. Tốc độ nói vừa phải, nhấn nhá và паузы phù hợp quan trọng hơn.

Ma trận Eisenhower chia công việc thành 4 nhóm dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp (Quan trọng/Khẩn cấp, Quan trọng/Không khẩn cấp, Không quan trọng/Khẩn cấp, Không quan trọng/Không khẩn cấp), giúp ưu tiên và quản lý thời gian hiệu quả.

Nguyên tắc Pareto (80/20) nói rằng khoảng 80% kết quả thường đến từ 20% nguyên nhân hoặc nỗ lực. Trong quản lý thời gian, nó khuyến khích tập trung vào 20% công việc quan trọng nhất để tạo ra 80% giá trị hoặc kết quả mong muốn.

Trong mô hình giao tiếp 7C (Clear, Concise, Concrete, Correct, Coherent, Complete, Courteous), 'Concise' (ngắn gọn, súc tích) yêu cầu thông điệp cần được truyền đạt một cách ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, tránh sử dụng quá nhiều từ ngữ không cần thiết hoặc lan man.

Biểu đồ Gantt là công cụ trực quan hóa tiến độ dự án, hiển thị các công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc, mối quan hệ giữa các công việc, giúp theo dõi tiến độ và đảm bảo dự án đi đúng thời gian biểu. Các lựa chọn khác không phải là chức năng chính của biểu đồ Gantt.

Phương pháp Scrum trong Agile nhấn mạnh sự linh hoạt, thích ứng nhanh chóng với thay đổi, và phản hồi liên tục từ khách hàng và nhóm dự án. Nó trái ngược với phương pháp truyền thống (Waterfall) tập trung vào lập kế hoạch chi tiết và cố định ngay từ đầu. Scrum khuyến khích làm việc theo vòng lặp ngắn (sprint).

Phong cách lãnh đạo độc đoán, dù có ưu điểm là quyết định nhanh và kỷ luật cao, nhưng nhược điểm chính là hạn chế sự tham gia, sáng tạo và phát triển của nhân viên. Nó có thể dẫn đến giảm động lực, tinh thần làm việc thấp và sự phụ thuộc vào nhà lãnh đạo.

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình giải quyết vấn đề là 'Xác định vấn đề' một cách rõ ràng và chính xác. Nếu vấn đề không được xác định đúng, các bước tiếp theo có thể không hiệu quả hoặc dẫn đến giải pháp sai. Các bước khác diễn ra sau khi vấn đề đã được xác định.

Sự kháng cự thay đổi thường xuất phát từ sự thiếu hiểu biết về lý do, mục đích, hoặc tác động của sự thay đổi, cũng như lo sợ về những điều chưa biết hoặc mất mát tiềm ẩn. Truyền đạt rõ ràng, sự tham gia của nhân viên, và sự đồng thuận sẽ giảm thiểu kháng cự.

Bước 'Phát triển các phương án' chính là giai đoạn mà nhà quản lý brainstorm và liệt kê ra tất cả các giải pháp khả thi có thể giải quyết vấn đề đã xác định ở bước trước. Các bước khác diễn ra trước hoặc sau bước này trong quy trình ra quyết định.

Ủy quyền hiệu quả là trao quyền và trách nhiệm cho nhân viên, không phải kiểm soát chặt chẽ từng bước. Kiểm soát quá mức đi ngược lại mục tiêu của ủy quyền là phát triển nhân viên, giảm tải cho nhà quản lý và nâng cao hiệu quả. Cần theo dõi tiến độ nhưng không micromanage.

Lãnh đạo ủy quyền (Laissez-faire) đặc trưng bởi việc nhà quản lý trao quyền tự chủ cao cho nhân viên, can thiệp tối thiểu và cho phép nhân viên tự đưa ra quyết định và thực hiện công việc. Lãnh đạo dân chủ có sự tham gia của nhân viên nhưng vẫn có sự định hướng của nhà quản lý, còn lãnh đạo độc đoán và quan liêu thì ngược lại.