Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Kỹ năng quản trị – Đề 2

WBS (Work Breakdown Structure) là một công cụ quản lý dự án quan trọng, phân chia công việc dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Nó giúp xác định phạm vi công việc, phân công trách nhiệm và ước tính thời gian và chi phí.

Mô hình '5 Whys' là một kỹ thuật đơn giản nhưng hiệu quả trong việc xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Bằng cách liên tục hỏi 'Tại sao?' (thường là năm lần), người quản lý có thể đi sâu vào vấn đề và tìm ra nguyên nhân sâu xa thay vì chỉ giải quyết các triệu chứng bề mặt.

Lãnh đạo giao dịch (transactional leadership) dựa trên việc trao đổi giữa lãnh đạo và nhân viên. Lãnh đạo thiết lập mục tiêu rõ ràng và cung cấp phần thưởng (ví dụ: tiền thưởng, thăng chức) cho nhân viên khi họ đạt được mục tiêu, và có thể áp dụng kỷ luật hoặc trừng phạt cho hiệu suất kém.

Nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là quy tắc 80/20, cho rằng khoảng 80% kết quả thường đến từ 20% nỗ lực hoặc nguyên nhân. Trong quản lý thời gian, nó có nghĩa là tập trung vào 20% các hoạt động quan trọng nhất sẽ tạo ra 80% kết quả mong muốn, giúp ưu tiên công việc hiệu quả hơn.

Phân tích SWOT là một công cụ chiến lược quan trọng để đánh giá tình hình nội bộ và bên ngoài của một tổ chức. SWOT là viết tắt của Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu - yếu tố nội bộ), Opportunities (Cơ hội), và Threats (Thách thức - yếu tố bên ngoài).

Kỹ năng lãnh đạo là khả năng ảnh hưởng và dẫn dắt người khác hướng tới mục tiêu chung. Một phần quan trọng của lãnh đạo là khả năng giao tiếp hiệu quả, truyền đạt tầm nhìn, mục tiêu, giá trị và hướng dẫn cho đội ngũ để tạo động lực và sự gắn kết.

Quy trình ra quyết định hợp lý (rational decision-making) dựa trên việc thu thập và phân tích thông tin một cách khách quan. Ra quyết định dựa trên cảm tính hoặc trực giác có thể dẫn đến sai lầm và không hiệu quả. Các bước chính bao gồm: xác định vấn đề, xác định tiêu chí quyết định, phân tích các lựa chọn, lựa chọn phương án tốt nhất và đánh giá kết quả.

Sức ì trong quản lý thay đổi thường bắt nguồn từ nhiều yếu tố, bao gồm sự hài lòng với tình trạng hiện tại (status quo bias), nỗi sợ hãi về những điều chưa biết, sự không chắc chắn về tương lai và thiếu thông tin hoặc giao tiếp hiệu quả về thay đổi.

Một trong những nhược điểm chính của giao tiếp bằng văn bản là thiếu phản hồi tức thì. Người gửi có thể không biết liệu thông điệp đã được hiểu đúng hay chưa cho đến khi nhận được phản hồi, điều này có thể gây chậm trễ trong quá trình giao tiếp.

Mục tiêu SMART là một công cụ phổ biến trong quản trị để thiết lập mục tiêu hiệu quả. SMART là viết tắt của Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả thi), Relevant (Liên quan), và Time-bound (Thời hạn).

Nguyên tắc thống nhất chỉ huy (Unity of Command) là một nguyên tắc cổ điển trong quản lý, quy định rằng mỗi nhân viên chỉ nên báo cáo cho một người quản lý duy nhất. Điều này giúp tránh sự nhầm lẫn, mâu thuẫn trong chỉ đạo và đảm bảo trách nhiệm rõ ràng.

Lập trình máy tính là một kỹ năng kỹ thuật cụ thể, không phải kỹ năng quản trị cốt lõi. Các kỹ năng quản trị cốt lõi bao gồm lập kế hoạch, ra quyết định, giao tiếp, lãnh đạo, tổ chức và kiểm soát.

Kỹ năng thuyết phục là khả năng ảnh hưởng đến suy nghĩ và hành động của người khác một cách tích cực và đạo đức. Trong quản trị, thuyết phục được sử dụng để đạt được sự đồng thuận, hợp tác và ủng hộ từ nhân viên, đồng nghiệp, cấp trên và các bên liên quan khác, không phải là thao túng hay áp đặt.

Kỹ năng tổ chức bao gồm việc sắp xếp và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả để thực hiện kế hoạch và đạt được mục tiêu. Nó bao gồm việc thiết kế cơ cấu tổ chức, phân công công việc, thiết lập quy trình và phân bổ nguồn lực (nhân lực, tài chính, vật chất, thông tin).

Chức năng kiểm soát trong quản trị nhằm đảm bảo rằng các hoạt động của tổ chức diễn ra theo đúng kế hoạch đã đề ra. Nó bao gồm việc thiết lập tiêu chuẩn, đo lường hiệu suất thực tế, so sánh với tiêu chuẩn và thực hiện các hành động điều chỉnh khi có sai lệch.

Đánh giá 360 độ là một phương pháp đánh giá hiệu suất toàn diện, thu thập phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau xung quanh nhân viên. Điều này cung cấp một cái nhìn đa chiều và đầy đủ hơn về hiệu suất làm việc của họ so với việc chỉ đánh giá từ cấp trên trực tiếp.

Lãnh đạo ủy quyền (Laissez-faire leadership) là phong cách lãnh đạo ít can thiệp nhất. Lãnh đạo theo phong cách này cung cấp ít hoặc không có hướng dẫn và cho phép nhân viên tự chủ và tự quyết định trong công việc của họ. Phong cách này có thể hiệu quả với đội ngũ có năng lực và động lực cao.

Trong phương pháp quản lý dự án Agile, Sprint là một khoảng thời gian ngắn, cố định (thường từ 1 đến 4 tuần) trong đó một lượng công việc cụ thể được thực hiện và hoàn thành. Các Sprint lặp đi lặp lại giúp dự án linh hoạt, thích ứng với thay đổi và cung cấp giá trị liên tục.

Quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management - TQM) là một triết lý quản lý tập trung vào việc cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm, dịch vụ và quy trình của tổ chức. TQM nhấn mạnh sự tham gia của tất cả nhân viên và sự hài lòng của khách hàng.

Ủy quyền hiệu quả mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc phát triển kỹ năng cho nhân viên bằng cách giao cho họ những nhiệm vụ mới và thử thách, đồng thời giải phóng thời gian cho người quản lý để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược và quan trọng hơn.

Quản lý nhân sự (Human Resource Management - HRM) tập trung vào việc quản lý tài sản quan trọng nhất của tổ chức - con người. Các chức năng chính của HRM bao gồm tuyển dụng, tuyển chọn, đào tạo, phát triển, đánh giá hiệu suất và quản lý lương thưởng.

Đường găng (critical path) trong quản lý dự án là chuỗi các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau, quyết định tổng thời gian hoàn thành dự án. Bất kỳ sự chậm trễ nào trong các hoạt động trên đường găng sẽ ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành toàn bộ dự án.

Lãnh đạo dân chủ (hay còn gọi là lãnh đạo tham gia) nhấn mạnh sự hợp tác và tham gia của nhân viên. Phong cách này khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và tham gia vào quá trình ra quyết định, tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và trao quyền.

Kỹ năng xây dựng mối quan hệ (relationship building skills) là rất quan trọng trong quản trị. Nó bao gồm khả năng giao tiếp hiệu quả, xây dựng lòng tin, hợp tác, giải quyết xung đột và duy trì mối quan hệ tích cực để đạt được mục tiêu chung.

Ma trận rủi ro là một công cụ trực quan để đánh giá và ưu tiên rủi ro. Nó thường sử dụng hai trục: mức độ nghiêm trọng (impact) và khả năng xảy ra (probability) của rủi ro. Rủi ro được xếp hạng và ưu tiên xử lý dựa trên vị trí của chúng trên ma trận.

Ma trận Eisenhower, còn được gọi là Ma trận Quan trọng/Khẩn cấp, chia các nhiệm vụ thành bốn loại dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Nó giúp ưu tiên các nhiệm vụ cần được thực hiện ngay lập tức và các nhiệm vụ có thể được lên lịch sau hoặc ủy thác.

Trong môi trường làm việc đa văn hóa, kỹ năng giao tiếp đa văn hóa trở nên cực kỳ quan trọng. Nó bao gồm khả năng hiểu và tôn trọng sự khác biệt văn hóa, giao tiếp hiệu quả với những người có nền văn hóa khác nhau, và xây dựng mối quan hệ làm việc tích cực.

Kỹ năng giải quyết vấn đề là khả năng xác định, phân tích và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả. Nó bao gồm các bước như xác định vấn đề, thu thập thông tin, phân tích nguyên nhân, đề xuất và lựa chọn giải pháp, và thực hiện và đánh giá giải pháp.

Phong cách hợp tác trong quản lý xung đột tập trung vào việc tìm kiếm một giải pháp mà tất cả các bên đều hài lòng. Nó đòi hỏi sự cởi mở, lắng nghe và làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung, mang lại lợi ích cho tất cả các bên.

Lắng nghe chủ động là một kỹ năng giao tiếp quan trọng, đòi hỏi sự tập trung cao độ vào người nói, cố gắng hiểu thông điệp của họ không chỉ ở cấp độ ngôn từ mà còn cả cảm xúc và ý định. Phản hồi để xác nhận sự hiểu biết là một phần quan trọng của lắng nghe chủ động.