Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Kế toán máy – Đề 4

Đào tạo tập trung tại lớp học với hướng dẫn trực tiếp và thực hành trên phần mềm là hình thức hiệu quả nhất. Nó cho phép nhân viên kế toán được hướng dẫn chi tiết, thực hành trực tiếp các thao tác trên phần mềm, được giải đáp thắc mắc ngay lập tức, và tương tác với giảng viên và đồng nghiệp.

Kỳ kế toán (accounting period) được thiết lập để phân chia thời gian hoạt động của doanh nghiệp thành các giai đoạn (tháng, quý, năm) nhằm mục đích lập báo cáo tài chính định kỳ, đánh giá hiệu quả hoạt động và tình hình tài chính trong từng giai đoạn.

Phân hệ Kế toán chi phí và giá thành (Cost Accounting) tập trung vào việc tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh và tính toán giá thành sản phẩm, dịch vụ, cung cấp thông tin quan trọng cho việc quản lý chi phí và ra quyết định về giá.

Mặc dù kế toán máy giảm thiểu sai sót tính toán, nhưng lỗi nhập liệu từ người dùng vẫn là một rủi ro lớn. Dữ liệu đầu vào không chính xác sẽ dẫn đến thông tin đầu ra sai lệch, ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo và quyết định.

Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bước đầu tiên trong môi trường kế toán máy thường là lập chứng từ kế toán điện tử để ghi nhận và xác nhận thông tin về nghiệp vụ đó trước khi xử lý tiếp theo.

Phần mềm kế toán máy hỗ trợ ghi nhận, xử lý và tổng hợp dữ liệu để lập báo cáo. Tuy nhiên, việc phân tích và diễn giải báo cáo tài chính, đưa ra nhận định và quyết định kinh doanh vẫn thuộc về năng lực và trách nhiệm của kế toán viên hoặc nhà quản lý.

Sổ cái (General Ledger) là sổ kế toán tổng hợp, tập hợp số liệu từ các sổ chi tiết, phản ánh tổng quát tình hình biến động và số dư của từng tài khoản kế toán, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.

Sự thành công của triển khai kế toán máy phụ thuộc lớn vào việc phần mềm có đáp ứng đúng nhu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp và người dùng có sẵn sàng sử dụng, chấp nhận hệ thống mới hay không. Phần mềm phù hợp và được người dùng chấp nhận sẽ đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ và hiệu quả.

Kế toán đám mây cho phép người dùng truy cập và làm việc với dữ liệu kế toán từ mọi nơi có kết nối internet, tạo sự linh hoạt và thuận tiện trong làm việc từ xa, đặc biệt quan trọng trong bối cảnh hiện nay.

Phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu (Accounts Receivable - AR) chuyên biệt để quản lý các giao dịch bán hàng, theo dõi công nợ và thông tin chi tiết của khách hàng.

Màu sắc chủ đạo của giao diện phần mềm là yếu tố thẩm mỹ, không liên quan trực tiếp đến hiệu quả và tính năng của phần mềm kế toán. Các yếu tố quan trọng cần xem xét khi lựa chọn phần mềm bao gồm sự phù hợp với quy mô, loại hình doanh nghiệp, khả năng mở rộng, tùy biến, số lượng người dùng hỗ trợ và các tính năng nghiệp vụ cần thiết.

Kết chuyển tự động là tính năng quan trọng trong kế toán máy, giúp tự động thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ (như kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ) theo cài đặt sẵn, giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công và tiết kiệm thời gian cho kế toán viên.

Tính năng 'báo cáo tùy biến' (customizable reports) cho phép người dùng tự thiết kế và điều chỉnh nội dung, hình thức của báo cáo theo nhu cầu cụ thể. Người dùng có thể lựa chọn các chỉ tiêu, định dạng hiển thị, sắp xếp thông tin để báo cáo đáp ứng tốt nhất mục đích phân tích và quản lý.

Data migration (di chuyển dữ liệu) là quá trình chuyển dữ liệu kế toán từ hệ thống cũ (có thể là kế toán thủ công hoặc phần mềm kế toán khác) sang hệ thống phần mềm kế toán mới khi doanh nghiệp chuyển đổi hoặc nâng cấp hệ thống. Quá trình này đòi hỏi sự cẩn trọng để đảm bảo dữ liệu được chuyển đổi chính xác và đầy đủ.

Trước khi thực hiện bất kỳ nâng cấp phần mềm nào, việc sao lưu toàn bộ dữ liệu hiện có là cực kỳ quan trọng. Điều này đảm bảo an toàn dữ liệu trong trường hợp có sự cố xảy ra trong quá trình nâng cấp, giúp phục hồi dữ liệu về trạng thái ban đầu nếu cần.

Tích hợp hệ thống (system integration) trong kế toán máy là việc kết nối và trao đổi dữ liệu giữa phần mềm kế toán với các hệ thống phần mềm khác trong doanh nghiệp như hệ thống quản lý bán hàng (POS), hệ thống quản lý kho (WMS), hệ thống quản lý nhân sự (HRM),... để tạo thành một hệ thống thông tin đồng bộ và hiệu quả.

Phân quyền truy cập và mật khẩu mạnh là biện pháp then chốt để kiểm soát ai có thể truy cập và thao tác với dữ liệu kế toán, từ đó bảo vệ thông tin khỏi truy cập trái phép và rò rỉ.

Nhân viên bán hàng có thể sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng hoặc CRM, nhưng không trực tiếp sử dụng phần mềm kế toán máy để ghi nhận các nghiệp vụ kế toán. Kế toán viên, Giám đốc tài chính và Kiểm toán viên nội bộ là những người dùng trực tiếp của phần mềm kế toán máy.

Tính năng 'drill-down' cho phép người dùng xem chi tiết các giao dịch gốc (chứng từ, sổ chi tiết) khi xem một báo cáo tổng hợp. Ví dụ, từ số liệu tổng cộng trên báo cáo, người dùng có thể truy vấn ngược lại để xem danh sách các giao dịch cụ thể tạo nên số tổng đó.

Trong môi trường kế toán máy, vai trò của kế toán viên đã chuyển dịch từ việc nhập liệu và xử lý chứng từ thủ công sang các công việc mang tính chuyên môn và giá trị gia tăng cao hơn như kiểm soát dữ liệu, phân tích thông tin, tư vấn quản trị, và quản lý hệ thống. Nhập liệu thủ công giảm đi đáng kể nhờ tự động hóa.

Chứng từ kế toán viết tay được scan, mặc dù có thể được lưu trữ điện tử, nhưng không được coi là chứng từ kế toán điện tử theo đúng nghĩa. Các hình thức chứng từ điện tử phổ biến được tạo lập, truyền nhận và xử lý hoàn toàn trên môi trường điện tử, đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả.

Mã tham chiếu (reference code) được sử dụng để tạo liên kết giữa các chứng từ kế toán, sổ sách và báo cáo liên quan. Nó giúp dễ dàng truy vết và kiểm tra nguồn gốc, luồng đi của thông tin giữa các phần khác nhau trong hệ thống kế toán.

Bút toán điều chỉnh (adjusting entry) được thực hiện vào cuối kỳ kế toán để đảm bảo nguyên tắc phù hợp và dồn tích trong kế toán. Nó bao gồm việc phân bổ chi phí trả trước, doanh thu nhận trước, ghi nhận các khoản dồn tích (chi phí phải trả, doanh thu nhận được), và các khoản phân bổ (khấu hao tài sản cố định).

Kết chuyển lãi lỗ là nghiệp vụ cuối kỳ, thường được thực hiện vào cuối kỳ kế toán (tháng, quý, hoặc năm) để xác định kết quả kinh doanh và chuyển số dư các tài khoản doanh thu, chi phí sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh.

Kế toán máy hỗ trợ và thay đổi vai trò của kế toán viên, nhưng không giảm sự phụ thuộc hoàn toàn. Kế toán viên vẫn cần thiết để quản lý hệ thống, phân tích thông tin và đảm bảo tính chính xác, hợp lý của dữ liệu kế toán.

Chức năng 'khóa sổ' (closing period) trong kế toán máy có nhiều mục đích quan trọng: ngăn chặn sửa đổi dữ liệu đã ghi nhận để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, sao lưu dữ liệu cuối kỳ để lưu trữ và bảo toàn thông tin, và chuẩn bị hệ thống cho việc ghi nhận các nghiệp vụ của kỳ kế toán mới.

Lỗi 'dữ liệu không nhất quán' xảy ra khi có sự mâu thuẫn hoặc không đồng bộ giữa các dữ liệu liên quan trong hệ thống. Nguyên nhân phổ biến là do nhập liệu sai sót, trùng lặp hoặc không tuân thủ các quy tắc ràng buộc dữ liệu.

Kế toán máy tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu sai sót do con người và tăng tốc độ xử lý dữ liệu kế toán, từ đó nâng cao tính chính xác và hiệu quả.

Workflow (luồng công việc) trong kế toán máy mô tả quy trình phê duyệt các chứng từ và nghiệp vụ kế toán qua các cấp quản lý, đảm bảo sự kiểm soát và tuân thủ quy định nội bộ trước khi các nghiệp vụ được ghi nhận chính thức vào hệ thống.

Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là các báo cáo tài chính cơ bản, bắt buộc theo chuẩn mực kế toán. Báo cáo quản trị nội bộ là báo cáo tùy chỉnh, phục vụ nhu cầu quản lý riêng của từng doanh nghiệp, không thuộc nhóm báo cáo tài chính cơ bản.