Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Hệ thống thông tin kế toán – Đề 14

Mục tiêu chính của kiểm soát nội bộ trong AIS là bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin kế toán, và ngăn chặn, phát hiện gian lận và sai sót. Các mục tiêu khác như lợi nhuận tối đa, sự hài lòng của khách hàng và giá cổ phiếu tăng không phải là mục tiêu trực tiếp của kiểm soát nội bộ trong AIS.

'SaaS' (Software as a Service) là một mô hình phân phối phần mềm điện toán đám mây, trong đó người dùng truy cập phần mềm qua internet và thường trả phí theo hình thức thuê bao. Người dùng không cần cài đặt, quản lý hoặc duy trì phần mềm, mà nhà cung cấp dịch vụ sẽ đảm nhiệm các công việc này.

Tấn công từ chối dịch vụ (Denial-of-service - DoS) nhằm mục đích làm cho hệ thống hoặc dịch vụ không thể truy cập được đối với người dùng hợp pháp, phá hoại tính sẵn sàng (availability) của hệ thống. Phishing là tấn công lừa đảo để đánh cắp thông tin, Malware là phần mềm độc hại, và SQL injection là tấn công vào cơ sở dữ liệu.

Trong môi trường AIS, vai trò của kế toán viên không giảm đi mà thay đổi. Tự động hóa giúp giảm bớt các công việc thủ công, cho phép kế toán viên tập trung hơn vào các công việc phân tích, diễn giải thông tin, tư vấn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Vai trò phân tích và tư vấn trở nên quan trọng hơn.

Mã hóa dữ liệu (data encryption) là phương pháp hiệu quả nhất để bảo vệ tính bảo mật của dữ liệu khi truyền qua mạng. Mã hóa chuyển đổi dữ liệu thành dạng không đọc được, chỉ có người có khóa giải mã mới có thể đọc được. Tường lửa bảo vệ mạng khỏi truy cập trái phép, kiểm soát truy cập vật lý bảo vệ phần cứng, và đào tạo nhận thức an ninh mạng giảm rủi ro do lỗi của con người, nhưng không trực tiếp bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền tải như mã hóa.

Báo cáo kiểm toán độc lập là báo cáo được tạo ra bởi kiểm toán viên bên ngoài (độc lập) để đánh giá và đưa ra ý kiến về báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Đây không phải là báo cáo quản trị nội bộ được tạo ra từ AIS cho mục đích quản lý. Các báo cáo ngân sách, phân tích biến động chi phí và báo cáo hiệu suất hoạt động là các báo cáo quản trị điển hình.

Cho phép tất cả nhân viên truy cập và chỉnh sửa dữ liệu là biện pháp KHÔNG phù hợp để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. Điều này làm tăng rủi ro dữ liệu bị sửa đổi trái phép hoặc vô tình. Các biện pháp khác như mật khẩu mạnh, sao lưu dữ liệu và kiểm tra tính hợp lệ dữ liệu đều góp phần bảo vệ tính toàn vẹn dữ liệu.

Hệ thống ERP tích hợp nhiều quy trình kinh doanh cốt lõi như kế toán, tài chính, quản lý nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng, sản xuất, bán hàng và marketing. Tuy nhiên, thiết kế sản phẩm chi tiết ở cấp độ kỹ thuật thường thuộc về các hệ thống CAD/CAM (Computer-Aided Design/Computer-Aided Manufacturing) hoặc PLM (Product Lifecycle Management) chuyên biệt, mặc dù ERP có thể tích hợp với các hệ thống này.

VAS (Chuẩn mực kế toán Việt Nam) tập trung vào các nguyên tắc và quy định về lập và trình bày báo cáo tài chính, không trực tiếp liên quan đến bảo mật thông tin. ISO 27001 là chuẩn mực quốc tế về hệ thống quản lý an ninh thông tin, COBIT là khung quản trị và kiểm soát CNTT, và SOC 2 là chuẩn mực về kiểm soát dịch vụ tập trung vào bảo mật, tính sẵn sàng, tính toàn vẹn, tính bảo mật và quyền riêng tư.

Lỗi tính toán do phần mềm là lỗi hệ thống hoặc lỗi lập trình, không phải lỗi kiểm soát nội bộ. Các lỗi kiểm soát nội bộ bao gồm thiếu phân tách trách nhiệm (dẫn đến gian lận), thiếu phê duyệt giao dịch (tăng rủi ro giao dịch không hợp lệ) và thiếu đối chiếu định kỳ (khó phát hiện sai sót).

Chuyển đổi trực tiếp (Direct conversion - hay còn gọi là 'big bang') là phương pháp rủi ro nhất vì hệ thống cũ bị ngừng hoạt động hoàn toàn và hệ thống mới được đưa vào sử dụng ngay lập tức. Nếu hệ thống mới có vấn đề, doanh nghiệp có thể gặp gián đoạn nghiêm trọng. Tuy nhiên, đây cũng là phương pháp nhanh nhất vì hệ thống mới được triển khai đồng loạt.

Một trong những thách thức lớn nhất của việc sử dụng điện toán đám mây cho AIS là rủi ro về bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư. Do dữ liệu được lưu trữ và xử lý bên ngoài doanh nghiệp, việc đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu trở thành mối quan tâm hàng đầu. Các thách thức khác như chi phí, tích hợp và tốc độ có thể được quản lý hoặc không phải là vấn đề chính trong mọi trường hợp.

'Audit trail' (dấu vết kiểm toán) là một bản ghi chi tiết về tất cả các giao dịch và hoạt động trong hệ thống, bao gồm ai đã thực hiện, khi nào và thay đổi gì. Nó cung cấp bằng chứng về tính hợp lệ và nguồn gốc của giao dịch, hỗ trợ kiểm toán và truy vết sai sót hoặc gian lận.

Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính đối mặt với các rủi ro đặc trưng liên quan đến công nghệ thông tin, trong đó rủi ro mất dữ liệu do sự cố hệ thống, tấn công mạng, virus hoặc lỗi phần mềm là một trong những rủi ro quan trọng nhất. Các rủi ro khác như gian lận và lỗi nhập liệu có thể tồn tại trong cả hệ thống thủ công và máy tính.

Cơ sở dữ liệu quan hệ (relational database) có nhiều ưu điểm như giảm trùng lặp dữ liệu, tăng tính nhất quán và khả năng truy vấn dữ liệu phức tạp nhờ cấu trúc bảng và mối quan hệ giữa các bảng. Tuy nhiên, tốc độ truy cập dữ liệu không phải lúc nào cũng nhanh hơn cơ sở dữ liệu phi quan hệ (NoSQL) trong mọi trường hợp. Trong một số tình huống, đặc biệt là với dữ liệu phi cấu trúc hoặc khối lượng dữ liệu lớn, cơ sở dữ liệu NoSQL có thể có hiệu suất tốt hơn.

Điện toán đám mây mang lại nhiều lợi ích cho AIS, bao gồm giảm chi phí đầu tư ban đầu (vì không cần mua và duy trì phần cứng và phần mềm tại chỗ), tăng khả năng truy cập từ xa (dữ liệu và ứng dụng có thể truy cập qua internet), và khả năng mở rộng/thu hẹp quy mô linh hoạt (dễ dàng điều chỉnh tài nguyên theo nhu cầu kinh doanh).

Kiểm soát truy cập logic (Logical Access Controls) tập trung vào việc quản lý và giới hạn quyền truy cập của người dùng vào hệ thống, dữ liệu và chức năng. Các biện pháp như mật khẩu, xác thực đa yếu tố và phân quyền người dùng thuộc loại kiểm soát này. Kiểm soát vật lý liên quan đến bảo vệ tài sản vật lý, kiểm soát quy trình liên quan đến quy trình nghiệp vụ, và kiểm soát hiệu suất liên quan đến đo lường hiệu quả hoạt động.

Giai đoạn phân tích hệ thống (Systems Analysis) là giai đoạn đầu tiên trong vòng đời phát triển hệ thống (SDLC), tập trung vào việc thu thập và phân tích yêu cầu của người dùng, xác định các vấn đề hiện tại và mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới.

AIS tự động hóa nhiều tác vụ kế toán, tăng hiệu quả và giảm chi phí, nhưng không loại bỏ hoàn toàn nhu cầu về nhân viên kế toán. Nhân viên kế toán vẫn cần thiết để thiết kế hệ thống, quản lý dữ liệu, phân tích thông tin và thực hiện các công việc chuyên môn khác.

Chu trình doanh thu (Revenue Cycle) tập trung vào các hoạt động liên quan đến việc tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, bao gồm bán hàng, thu tiền và quản lý hàng tồn kho (liên quan đến việc đáp ứng đơn hàng bán). Mua hàng thuộc về chu trình chi phí (Expenditure Cycle).

Dù phần cứng, phần mềm và kết nối internet đều quan trọng, con người (người dùng) đóng vai trò trung tâm trong AIS. Người dùng có kiến thức và kỹ năng đảm bảo hệ thống được sử dụng hiệu quả, dữ liệu được nhập và phân tích chính xác, và thông tin được sử dụng một cách có ý nghĩa.

Thời gian xử lý hóa đơn trung bình là một KPI trực tiếp đo lường hiệu quả của AIS trong việc xử lý các giao dịch kế toán. Các KPI khác như tỷ lệ hài lòng của khách hàng, doanh thu trên mỗi nhân viên và lợi nhuận ròng là các chỉ số hiệu suất kinh doanh tổng thể, chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác ngoài AIS.

Chu trình chi phí (Expenditure Cycle) bắt đầu khi doanh nghiệp nhận thấy nhu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Do đó, hoạt động đầu tiên thường là yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition) từ bộ phận có nhu cầu.

AIS tập trung vào thông tin tài chính và kế toán, hỗ trợ quản lý và ra quyết định trong kinh doanh. Quản lý hoạt động sản xuất trực tiếp thường thuộc phạm vi của các hệ thống quản lý sản xuất (Manufacturing Management Systems) hoặc hệ thống ERP rộng hơn.

AIS là một phân hệ của hệ thống thông tin quản lý, chuyên biệt trong việc xử lý dữ liệu tài chính và kế toán để tạo ra thông tin hữu ích cho việc ra quyết định kinh doanh.

Phân tích 'What-if' (điều gì xảy ra nếu) là một kỹ thuật mô phỏng và dự báo, được sử dụng trong AIS để xem xét các kịch bản khác nhau và dự đoán tác động của chúng đến kết quả tài chính. Ví dụ, 'điều gì xảy ra nếu' doanh số tăng 10%? hoặc 'điều gì xảy ra nếu' chi phí nguyên vật liệu tăng 5%?

Blockchain có tiềm năng ứng dụng lớn trong AIS, bao gồm tăng cường minh bạch và bảo mật (do tính chất bất biến và phân tán của blockchain), tự động hóa kiểm toán (thông qua ghi lại giao dịch không thể thay đổi và truy vết nguồn gốc), và giảm chi phí giao dịch quốc tế (bằng cách loại bỏ trung gian và tăng tốc độ giao dịch).

Phân tích dữ liệu lớn (Big Data analytics) có nhiều ứng dụng trong AIS, bao gồm dự báo gian lận và rủi ro (bằng cách phân tích các mẫu dữ liệu lớn để phát hiện bất thường), tối ưu hóa hoạt động (như quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn, dự báo nhu cầu), và cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng và thị trường (để hỗ trợ quyết định chiến lược).

ERP giúp cải thiện tích hợp dữ liệu, tăng cường kiểm soát và giảm thời gian lập báo cáo, nhưng không thể đảm bảo tuyệt đối không có lỗi kế toán. Lỗi có thể phát sinh do nhập liệu sai, thiết kế hệ thống không phù hợp hoặc lỗi của con người. ERP giúp giảm thiểu lỗi nhưng không loại bỏ hoàn toàn.

AIS tạo ra các báo cáo tài chính, quản trị và thuế phục vụ nhu cầu thông tin nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp. Thông tin dự báo thị trường chứng khoán không phải là đầu ra trực tiếp của AIS mà thuộc về lĩnh vực phân tích tài chính và thị trường.