Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Hệ thống thông tin kế toán – Đề 11

Phân tách trách nhiệm là một nguyên tắc kiểm soát nội bộ quan trọng, chia các chức năng quan trọng (như phê duyệt, ghi sổ, đối chiếu) cho các cá nhân khác nhau để giảm thiểu rủi ro gian lận và sai sót. Nếu một người có quá nhiều quyền hạn, rủi ro gian lận sẽ tăng lên.

Biên lai bán hàng (Sales Invoice) là chứng từ ghi nhận giao dịch bán hàng chịu cho khách hàng. Do đó, nó là chứng từ đầu vào quan trọng cho phân hệ 'Phải thu khách hàng' (Accounts Receivable) để ghi nhận và theo dõi các khoản tiền khách hàng nợ doanh nghiệp từ hoạt động bán hàng.

Triển khai AIS mới thường đi kèm với nhiều thách thức, bao gồm chi phí đầu tư lớn, sự kháng cự từ nhân viên quen với hệ thống cũ, và vấn đề tích hợp hoặc tương thích với các hệ thống hiện có. Giảm sự phụ thuộc vào công nghệ thông tin không phải là một thách thức mà ngược lại, việc triển khai AIS mới thường làm tăng sự phụ thuộc vào công nghệ thông tin.

EDI (Electronic Data Interchange) là công nghệ cho phép trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp một cách tự động và chuẩn hóa, ví dụ như trao đổi hóa đơn, đơn đặt hàng, thông tin thanh toán giữa nhà cung cấp và khách hàng, giúp tăng tốc độ và hiệu quả giao dịch.

Các thành phần cơ bản của AIS bao gồm phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người và quy trình. Marketing không phải là thành phần cốt lõi cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán, mặc dù thông tin từ AIS có thể hỗ trợ các hoạt động marketing.

Work Breakdown Structure (WBS) là một công cụ quản lý dự án được sử dụng để phân chia công việc của dự án thành các phần nhỏ hơn, có thể quản lý được. Trong phát triển AIS, WBS thường được sử dụng trong giai đoạn 'Thiết kế hệ thống' để lập kế hoạch và tổ chức các công việc cần thiết để xây dựng hệ thống.

ERP là hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp tích hợp, bao gồm nhiều phân hệ khác nhau như sản xuất, nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng, và tài chính kế toán. AIS thường được xem là phân hệ tài chính kế toán trong một hệ thống ERP lớn hơn, tập trung vào các chức năng kế toán và báo cáo tài chính.

Báo cáo dòng tiền (Cash Flow Statement) là một báo cáo tài chính quan trọng, cung cấp thông tin về dòng tiền vào và dòng tiền ra của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán, phân loại theo hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. Nó giúp đánh giá khả năng thanh toán các khoản nợ và khả năng tạo ra tiền mặt của doanh nghiệp.

Rủi ro thị trường và biến động lãi suất là rủi ro kinh doanh tổng thể, ảnh hưởng đến doanh nghiệp nói chung, nhưng không phải là rủi ro đặc thù liên quan đến hệ thống thông tin kế toán. Các rủi ro khác (truy cập trái phép, mất dữ liệu, lỗi dữ liệu) là những rủi ro trực tiếp đe dọa tính bảo mật, toàn vẹn và khả dụng của AIS.

Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database) phù hợp với AIS vì tính linh hoạt trong việc tổ chức dữ liệu thành các bảng liên kết, cho phép truy vấn và tổng hợp dữ liệu phức tạp để tạo ra thông tin hữu ích cho báo cáo và ra quyết định. Mặc dù có ưu điểm, nhưng không phải nhanh nhất cho mọi loại dữ liệu, không tối ưu cho dữ liệu phi cấu trúc và chi phí có thể không thấp nhất so với các loại cơ sở dữ liệu khác.

Kiểm toán dựa trên rủi ro (Risk-Based Audit) là phương pháp kiểm toán hiện đại, tập trung nguồn lực và thời gian vào việc đánh giá và kiểm tra các khu vực của hệ thống có rủi ro cao nhất (ví dụ: rủi ro gian lận, sai sót trọng yếu). Điều này giúp kiểm toán viên làm việc hiệu quả hơn và tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất.

Kiểm soát truy cập (Access Control) là một biện pháp bảo mật quan trọng trong AIS, đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập vào dữ liệu và các chức năng cụ thể của hệ thống. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép, sửa đổi hoặc xóa bỏ.

Blockchain là công nghệ sổ cái phân tán, có khả năng ghi lại các giao dịch một cách minh bạch, bảo mật và không thể sửa đổi. Trong AIS, Blockchain có thể được ứng dụng để cải thiện tính minh bạch và tin cậy của dữ liệu kế toán, giảm thiểu gian lận và tăng cường bảo mật thông tin.

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) bao gồm nhiều thành phần (con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu, quy trình) phối hợp để thực hiện các chức năng liên quan đến thông tin tài chính, không chỉ giới hạn ở phần mềm hay thủ tục thủ công, và không chỉ dành riêng cho mục đích thuế.

AIS tập trung vào thông tin tài chính và kế toán, bao gồm thu thập, xử lý, kiểm soát và báo cáo dữ liệu tài chính. Quản lý hoạt động sản xuất và dây chuyền cung ứng thường thuộc phạm vi của các hệ thống quản lý khác như Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM), mặc dù có thể liên kết với AIS.

Mục tiêu chính của kiểm soát nội bộ trong AIS là bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin tài chính, tuân thủ pháp luật và các quy định, và thúc đẩy hiệu quả hoạt động. Trong các lựa chọn, đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin tài chính là vai trò quan trọng nhất và trực tiếp liên quan đến chức năng cốt lõi của AIS.

Trong mô hình REA, 'Sự kiện' (Events) là các hoạt động kinh doanh quan trọng, có ý nghĩa kinh tế xảy ra tại một thời điểm cụ thể, ví dụ như bán hàng, mua hàng, thanh toán, nhận tiền. 'Nguồn lực' (Resources) là tài sản, và 'Tác nhân' (Agents) là các bên tham gia (nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp).

Bảng cân đối thử (Trial Balance) là một báo cáo liệt kê tất cả các tài khoản trên sổ cái và số dư của chúng tại một thời điểm nhất định. Mục đích chính là kiểm tra tính cân bằng của phương trình kế toán (Tổng Nợ = Tổng Có) sau khi các giao dịch đã được ghi sổ.

Xác thực hai yếu tố (Two-Factor Authentication - 2FA) là một biện pháp bảo mật tăng cường, yêu cầu người dùng cung cấp hai hình thức xác thực khác nhau (ví dụ: mật khẩu và mã OTP gửi đến điện thoại) trước khi được phép truy cập hệ thống, giúp giảm đáng kể nguy cơ truy cập trái phép ngay cả khi mật khẩu bị lộ.

Sao lưu dữ liệu (Data Backup) là quá trình tạo ra bản sao của dữ liệu và lưu trữ ở một vị trí an toàn khác. Mục đích chính là đảm bảo khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra như lỗi hệ thống, thiên tai, hoặc tấn công mạng, giúp doanh nghiệp tiếp tục hoạt động bình thường.

Dữ liệu lớn (Big Data) mang lại khối lượng dữ liệu khổng lồ và đa dạng, khi kết hợp với AIS hiện đại, nó tạo ra cơ hội phân tích sâu hơn, phát hiện các xu hướng ẩn, cải thiện khả năng dự báo tài chính và kinh doanh, và hỗ trợ ra quyết định thông minh hơn. Tuy nhiên, nó cũng đòi hỏi các công cụ và kỹ năng phân tích dữ liệu phức tạp hơn.

Phân hệ 'Quản lý hàng tồn kho' (Inventory Management) trong AIS tập trung vào việc theo dõi và quản lý toàn bộ quá trình liên quan đến hàng tồn kho của doanh nghiệp, bao gồm số lượng, giá trị, vị trí lưu trữ, nhập kho, xuất kho, và báo cáo tồn kho.

Phân hệ 'Sổ cái tổng hợp' (General Ledger) là trung tâm của hệ thống AIS, nơi tập hợp tất cả các giao dịch từ các phân hệ khác (như bán hàng, mua hàng, tiền lương) và được sử dụng để tạo ra các báo cáo tài chính tổng hợp như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Phân hệ 'Phải thu khách hàng' (Accounts Receivable) trong AIS được sử dụng để theo dõi và quản lý các khoản tiền mà khách hàng còn nợ doanh nghiệp do mua hàng hóa hoặc dịch vụ chịu. Nó bao gồm việc ghi nhận hóa đơn bán hàng, thanh toán từ khách hàng, và lập báo cáo về công nợ phải thu.

Kiểm toán dấu vết (Audit Trail) là một bản ghi chi tiết về các giao dịch và hoạt động trong hệ thống AIS, cho phép người dùng theo dõi và truy xuất nguồn gốc của từng giao dịch, ai đã thực hiện, khi nào và như thế nào. Điều này rất quan trọng cho mục đích kiểm toán, phát hiện và điều tra sai sót hoặc gian lận.

AIS tự động hóa nhiều quy trình kế toán, giúp xử lý dữ liệu nhanh hơn và giảm thiểu lỗi do con người so với hệ thống thủ công. Chi phí đầu tư ban đầu thường cao hơn, bảo mật thông tin không tuyệt đối và vẫn cần nhân viên kế toán để quản lý và vận hành hệ thống.

Giai đoạn 'Phân tích hệ thống' (System Analysis) trong quá trình phát triển AIS là giai đoạn đầu tiên và quan trọng, tập trung vào việc tìm hiểu và xác định rõ nhu cầu của người dùng, các vấn đề hiện tại của hệ thống cũ (nếu có), và các yêu cầu chức năng và phi chức năng cho hệ thống mới cần phát triển.

Giai đoạn 'Đầu vào' (Input) trong chu trình xử lý dữ liệu tập trung vào việc thu thập dữ liệu gốc từ các chứng từ, giao dịch và nhập chúng vào hệ thống AIS để xử lý ở các giai đoạn tiếp theo.

Điện toán đám mây (Cloud Computing) cho phép doanh nghiệp sử dụng AIS mà không cần đầu tư lớn vào hạ tầng IT, giúp tiết kiệm chi phí, tăng tính linh hoạt (truy cập từ mọi nơi có internet), và dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô sử dụng theo nhu cầu. Mặc dù có một số rủi ro về bảo mật và phụ thuộc vào nhà cung cấp, nhưng lợi ích về chi phí và tính linh hoạt thường vượt trội.

Hệ thống chuyên gia (Expert System) là một loại hệ thống trí tuệ nhân tạo (AI) được thiết kế để mô phỏng khả năng ra quyết định của chuyên gia trong một lĩnh vực cụ thể. Trong AIS, hệ thống chuyên gia có thể được sử dụng để hỗ trợ các quyết định phức tạp liên quan đến kế toán, kiểm toán, hoặc tài chính.