Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Quản trị dự án – Đề 9

Mục tiêu kinh doanh là lý do chính để thực hiện dự án. Các yếu tố khác (thời hạn, ngân sách, yêu cầu) là quan trọng, nhưng chúng phục vụ mục tiêu kinh doanh. Nếu dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách, đáp ứng yêu cầu nhưng không đạt mục tiêu kinh doanh, thì không thể coi là thành công.

Burn-down chart là biểu đồ trực quan hiển thị lượng công việc còn lại (thường là story points hoặc giờ làm việc) theo thời gian. Nó giúp nhóm Agile theo dõi tiến độ Sprint hoặc dự án, dự đoán khả năng hoàn thành đúng hạn và xác định các vấn đề tiềm ẩn về tiến độ.

Gantt Chart là công cụ trực quan hóa lịch trình dự án, hiển thị các công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc, cũng như sự phụ thuộc giữa các công việc. Nó rất hữu ích để theo dõi tiến độ và đảm bảo dự án đi đúng lịch trình.

Mọi yêu cầu thay đổi cần được quản lý một cách chính thức thông qua quy trình quản lý thay đổi. Điều này bao gồm việc đánh giá tác động của thay đổi đến phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro, v.v., sau đó quyết định phê duyệt hoặc từ chối thay đổi dựa trên đánh giá đó.

RACI là viết tắt của Responsible (Người thực hiện), Accountable (Người chịu trách nhiệm), Consulted (Người cần tư vấn), và Informed (Người cần thông báo). Ma trận RACI giúp làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân hoặc nhóm liên quan đến các công việc và quyết định trong dự án.

EVM là kỹ thuật quản lý hiệu suất tích hợp, so sánh công việc đã hoàn thành với kế hoạch ban đầu, cả về chi phí và tiến độ. Nó cung cấp các chỉ số để đánh giá xem dự án đang vượt ngân sách, chậm tiến độ hay đúng kế hoạch.

Project Charter là tài liệu quan trọng nhất ở giai đoạn khởi tạo dự án. Nó chính thức ủy quyền cho dự án tồn tại, xác định mục tiêu, phạm vi, các bên liên quan chính và trao quyền cho người quản lý dự án.

Giai đoạn kết thúc dự án tập trung vào việc chính thức kết thúc dự án, bàn giao sản phẩm/dịch vụ cuối cùng cho khách hàng, hoàn tất các thủ tục tài chính, hợp đồng, đánh giá dự án, rút kinh nghiệm và giải phóng nguồn lực dự án.

Risk Mitigation là quá trình chủ động thực hiện các hành động để giảm xác suất hoặc mức độ ảnh hưởng tiêu cực của rủi ro. Nó khác với việc chỉ xác định, phân tích hoặc lập kế hoạch ứng phó rủi ro.

CPM là kỹ thuật lập lịch trình dự án, xác định đường găng (chuỗi các công việc có tổng thời gian dài nhất, quyết định thời gian hoàn thành dự án). CPM tập trung vào quản lý thời gian, giúp tối ưu hóa lịch trình và xác định các công việc quan trọng cần theo dõi sát sao.

Agile nhấn mạnh sự linh hoạt, thích ứng và phản hồi nhanh chóng với thay đổi. Trái ngược với phương pháp Waterfall truyền thống, Agile chấp nhận và tận dụng thay đổi để mang lại giá trị cao nhất cho khách hàng.

Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) là một công cụ chiến lược được sử dụng để đánh giá các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến dự án. Nó thường được sử dụng trong giai đoạn lập kế hoạch để xác định các yếu tố quan trọng và xây dựng chiến lược phù hợp.

Nguyên tắc 'phòng ngừa hơn kiểm tra' trong quản lý chất lượng nhấn mạnh rằng việc xây dựng các quy trình và hệ thống chất lượng tốt để ngăn chặn lỗi phát sinh ngay từ đầu sẽ hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn so với việc chỉ kiểm tra và sửa lỗi sau khi chúng đã xảy ra.

Kế hoạch truyền thông hiệu quả cần xác định rõ nhu cầu thông tin của từng bên liên quan, thời điểm cần thông tin, phương thức truyền thông phù hợp và tần suất cập nhật. Điều này đảm bảo thông tin được truyền tải đúng người, đúng thời điểm và đúng cách.

Phong cách hợp tác tìm kiếm giải pháp mà cả hai bên đều thắng (win-win). Nó phù hợp khi cần duy trì mối quan hệ tốt đẹp và tìm ra giải pháp tối ưu, ngay cả khi cần nhiều thời gian và nỗ lực hơn.

Risk Register là tài liệu trung tâm trong quản lý rủi ro, chứa thông tin chi tiết về từng rủi ro đã xác định, bao gồm mô tả, khả năng xảy ra, tác động, kế hoạch ứng phó, người chịu trách nhiệm, v.v. Nó giúp theo dõi và quản lý rủi ro một cách có hệ thống.

Kanban là phương pháp Agile tập trung vào luồng công việc liên tục, trực quan hóa tiến độ và giới hạn công việc đang thực hiện (WIP). Nó đặc biệt phù hợp cho các dự án cần linh hoạt, thích ứng với thay đổi và cải tiến liên tục.

Trong hợp đồng khoán trọn gói, nhà thầu đồng ý thực hiện công việc với một mức giá cố định, bất kể chi phí thực tế phát sinh là bao nhiêu. Do đó, nếu chi phí vượt quá dự kiến, nhà thầu phải chịu toàn bộ phần vượt mức đó.

Scope Creep chỉ sự mở rộng phạm vi dự án một cách không kiểm soát sau khi phạm vi ban đầu đã được xác định và phê duyệt. Điều này thường dẫn đến việc tăng chi phí, kéo dài thời gian và giảm chất lượng dự án.

Ba ràng buộc chính và phổ biến nhất trong quản lý dự án là Thời gian, Chi phí và Phạm vi, thường được gọi là 'Tam giác ràng buộc' hoặc 'Ràng buộc ba bên'. Địa điểm có thể là một yếu tố cần xem xét, nhưng không phải là ràng buộc cốt lõi như ba yếu tố trên.

Quality Assurance là các hoạt động chủ động để đảm bảo quy trình và tiêu chuẩn chất lượng được tuân thủ, nhằm ngăn ngừa lỗi xảy ra. Quality Control là các hoạt động phản ứng, tập trung vào việc kiểm tra sản phẩm/dịch vụ để phát hiện và khắc phục lỗi đã xảy ra.

Sprint là đơn vị thời gian cơ bản trong Scrum, thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần. Trong mỗi Sprint, nhóm Scrum làm việc để tạo ra một phần sản phẩm có thể sử dụng được. Scrum dựa trên các Sprint ngắn và lặp đi lặp lại để tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng.

Giao tiếp hiệu quả trong dự án phải minh bạch và trung thực. Việc che giấu thông tin, đặc biệt là các vấn đề, là phản tác dụng và có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Mục tiêu là thông tin rõ ràng, xây dựng lòng tin và giải quyết vấn đề.

Waterfall là phương pháp tuyến tính, các giai đoạn phải hoàn thành tuần tự. Việc thay đổi yêu cầu sau khi giai đoạn trước đã hoàn thành rất khó khăn và tốn kém. Đây là hạn chế lớn nhất của Waterfall trong môi trường dự án thay đổi nhanh chóng.

Quản lý dự án, mặc dù làm việc với nhóm và chịu trách nhiệm trước nhà tài trợ, là người chịu trách nhiệm chính và cuối cùng cho việc lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát dự án để đạt được mục tiêu thành công.

Lean Management tập trung vào việc loại bỏ mọi hình thức lãng phí (về thời gian, nguồn lực, chi phí, v.v.) và tối đa hóa giá trị mang lại cho khách hàng. Mục tiêu là làm việc hiệu quả hơn với ít nguồn lực hơn, đồng thời tăng sự hài lòng của khách hàng.

Đấu thầu có thể xảy ra trước khi dự án chính thức bắt đầu, trong giai đoạn tiền dự án hoặc để lựa chọn nhà thầu phụ, nhưng không phải là một giai đoạn cốt lõi trong vòng đời quản lý dự án. Các giai đoạn chính thường là Khởi tạo, Lập kế hoạch, Thực hiện, Giám sát & Kiểm soát, và Kết thúc.

Bên liên quan dự án là bất kỳ ai có thể tác động hoặc bị tác động bởi dự án, bao gồm nhóm dự án, nhà tài trợ, khách hàng, người dùng cuối, nhà cung cấp, chính phủ, cộng đồng, v.v. Phạm vi 'bên liên quan' rất rộng.

Các vai trò cốt lõi trong Scrum là Product Owner, Scrum Master và Development Team. Project Controller có thể tồn tại trong các mô hình quản lý dự án khác, nhưng không phải là vai trò chính thức trong Scrum. Scrum nhấn mạnh sự tự quản lý của nhóm phát triển.

WBS là công cụ phân cấp, chia nhỏ phạm vi dự án thành các gói công việc nhỏ hơn, dễ lập kế hoạch, phân công, theo dõi và kiểm soát. Nó là nền tảng quan trọng cho nhiều khía cạnh quản lý dự án khác.