1. Để đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận văn phòng, chỉ số nào sau đây thường được sử dụng?
A. Doanh thu trên mỗi nhân viên
B. Mức độ hài lòng của nhân viên văn phòng
C. Chi phí hoạt động văn phòng trên tổng doanh thu
D. Số lượng khách hàng mới mỗi tháng
2. Để giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường từ hoạt động văn phòng, biện pháp nào sau đây KHÔNG phù hợp?
A. Sử dụng giấy tái chế và tiết kiệm giấy
B. Tăng cường sử dụng năng lượng hóa thạch
C. Tiết kiệm điện và nước
D. Khuyến khích di chuyển bằng phương tiện công cộng hoặc xe đạp
3. Công cụ nào sau đây KHÔNG phải là công cụ hỗ trợ quản lý văn phòng điện tử?
A. Phần mềm quản lý văn bản
B. Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
C. Bảng tính Excel
D. Phần mềm quản lý dự án
4. Điều gì KHÔNG phải là mục tiêu của việc lập kế hoạch ngân sách cho văn phòng?
A. Kiểm soát chi tiêu văn phòng
B. Tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp
C. Đảm bảo nguồn lực tài chính cho hoạt động văn phòng
D. Phân bổ nguồn lực hợp lý cho các hoạt động văn phòng
5. Trong quản lý thông tin văn phòng, việc phân loại thông tin theo mức độ bảo mật là cần thiết để:
A. Tiết kiệm không gian lưu trữ
B. Tăng tốc độ xử lý thông tin
C. Đảm bảo thông tin được bảo vệ phù hợp với giá trị và độ nhạy cảm
D. Dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin hơn
6. Trong quản lý an ninh văn phòng, biện pháp nào sau đây có tính phòng ngừa cao nhất?
A. Lắp đặt camera giám sát
B. Thuê bảo vệ chuyên nghiệp
C. Xây dựng văn hóa an ninh và đào tạo nhân viên
D. Thiết lập hệ thống báo động
7. Để đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên văn phòng về môi trường làm việc, phương pháp nào sau đây thường được sử dụng?
A. Phỏng vấn khách hàng
B. Quan sát trực tiếp hoạt động của văn phòng
C. Khảo sát ý kiến nhân viên (Employee satisfaction survey)
D. Phân tích báo cáo tài chính
8. Khi xảy ra xung đột giữa các nhân viên văn phòng, vai trò của người quản lý văn phòng là gì?
A. Tránh can thiệp để nhân viên tự giải quyết
B. Phân xử và đưa ra quyết định cuối cùng
C. Lắng nghe, hòa giải và hỗ trợ nhân viên tìm giải pháp
D. Kỷ luật nghiêm khắc cả hai bên để răn đe
9. Khi xử lý khiếu nại của nhân viên văn phòng, bước đầu tiên quan trọng nhất là gì?
A. Giải quyết khiếu nại nhanh chóng để tránh lan rộng
B. Lắng nghe và ghi nhận đầy đủ thông tin khiếu nại
C. Đưa ra kết luận ngay lập tức để thể hiện sự quyết đoán
D. Tránh né và trì hoãn việc xử lý khiếu nại
10. Hoạt động nào sau đây KHÔNG thuộc về quản lý hành chính văn phòng?
A. Quản lý văn bản và hồ sơ
B. Quản lý tài chính doanh nghiệp
C. Quản lý cơ sở vật chất văn phòng
D. Tổ chức sự kiện và hội nghị
11. Khi xử lý sự cố mất điện trong văn phòng, ưu tiên hàng đầu trong quản trị rủi ro là gì?
A. Khôi phục hệ thống điện nhanh nhất có thể
B. Đảm bảo an toàn cho nhân viên và khách hàng
C. Thông báo cho ban lãnh đạo về sự cố
D. Tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự cố
12. Loại hình văn phòng nào sau đây thường được thiết kế để tối ưu hóa sự hợp tác và giao tiếp giữa các nhân viên?
A. Văn phòng riêng biệt cho từng cá nhân
B. Văn phòng ảo
C. Văn phòng không gian mở (Open-plan office)
D. Văn phòng làm việc tại nhà
13. Trong quản lý rủi ro văn phòng, rủi ro nào sau đây có thể gây ảnh hưởng lớn nhất đến hoạt động liên tục của tổ chức?
A. Mất chìa khóa văn phòng
B. Hỏng máy in
C. Tấn công mạng và mất dữ liệu
D. Thiếu giấy in
14. Trong quản lý cuộc họp văn phòng, vai trò của người thư ký cuộc họp là gì?
A. Điều hành cuộc họp và đưa ra quyết định
B. Ghi biên bản cuộc họp và theo dõi tiến độ thực hiện quyết định
C. Đại diện cho ý kiến của nhân viên trong cuộc họp
D. Chuẩn bị nội dung và tài liệu cho cuộc họp
15. Trong quản lý hồ sơ văn phòng, phương pháp nào giúp tiết kiệm không gian lưu trữ nhất?
A. Lưu trữ hồ sơ theo thứ tự thời gian
B. Sử dụng tủ hồ sơ có khóa
C. Số hóa hồ sơ và lưu trữ điện tử
D. Phân loại hồ sơ theo phòng ban
16. Đâu là lợi ích chính của việc áp dụng nguyên tắc 5S trong quản trị văn phòng?
A. Giảm chi phí thuê văn phòng
B. Nâng cao tinh thần đồng đội
C. Tăng năng suất làm việc và giảm lãng phí
D. Cải thiện mối quan hệ với khách hàng
17. Nguyên tắc `vừa đủ` trong quản lý vật tư văn phòng nhằm mục đích gì?
A. Giảm chi phí mua sắm
B. Tránh lãng phí do tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt
C. Đơn giản hóa quy trình quản lý kho
D. Tăng cường tính bảo mật của vật tư
18. Biện pháp nào sau đây KHÔNG phù hợp để nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên văn phòng?
A. Tạo môi trường làm việc thoải mái và thân thiện
B. Tăng cường giám sát và kiểm soát nhân viên
C. Công nhận và khen thưởng thành tích
D. Cung cấp cơ hội phát triển nghề nghiệp
19. Khi lựa chọn địa điểm đặt văn phòng, yếu tố nào sau đây thường được ưu tiên hàng đầu đối với một công ty bán lẻ?
A. Giá thuê văn phòng rẻ
B. Gần khu dân cư đông đúc và giao thông thuận tiện
C. Không gian văn phòng rộng rãi
D. Thiết kế văn phòng hiện đại
20. Trong quản lý chất lượng dịch vụ văn phòng, tiêu chí nào sau đây KHÔNG quan trọng bằng các tiêu chí khác?
A. Tính chính xác và kịp thời
B. Tính thẩm mỹ của văn phòng
C. Tính chuyên nghiệp và thân thiện của nhân viên
D. Tính đáp ứng và linh hoạt
21. Yếu tố nào sau đây KHÔNG ảnh hưởng trực tiếp đến thiết kế không gian làm việc hiệu quả?
A. Văn hóa doanh nghiệp
B. Số lượng nhân viên
C. Màu sắc logo công ty
D. Loại hình công việc
22. Trong quản lý tài sản văn phòng, việc kiểm kê định kỳ nhằm mục đích chính là gì?
A. Tăng giá trị tài sản
B. Đảm bảo tài sản được sử dụng đúng mục đích
C. Xác định số lượng và tình trạng tài sản hiện có
D. Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên
23. Yếu tố nào sau đây là quan trọng nhất để đảm bảo hiệu quả giao tiếp trong quản trị văn phòng?
A. Sử dụng công nghệ giao tiếp hiện đại nhất
B. Chọn kênh giao tiếp phù hợp với thông điệp và đối tượng
C. Tổ chức các buổi họp thường xuyên
D. Ban hành quy định nghiêm ngặt về giao tiếp
24. Phương pháp nào sau đây giúp cải thiện quy trình xử lý văn bản đi trong văn phòng?
A. In tất cả văn bản ra giấy trước khi gửi
B. Sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử
C. Giao toàn bộ việc soạn thảo văn bản cho trợ lý văn phòng
D. Tăng cường kiểm soát chữ ký trên văn bản
25. Điều gì KHÔNG thuộc về trách nhiệm của nhân viên lễ tân trong quản trị văn phòng?
A. Tiếp đón khách và hướng dẫn
B. Quản lý lịch hẹn và cuộc gọi
C. Lập kế hoạch tài chính cho văn phòng
D. Đảm bảo khu vực lễ tân sạch sẽ và ngăn nắp
26. Điều gì KHÔNG phải là vai trò của quản trị văn phòng đối với sự phát triển của doanh nghiệp?
A. Đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả và năng suất
B. Trực tiếp tạo ra doanh thu và lợi nhuận
C. Hỗ trợ các hoạt động kinh doanh cốt lõi
D. Góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp
27. Lựa chọn nội thất văn phòng cần ưu tiên yếu tố nào để đảm bảo sức khỏe và sự thoải mái cho nhân viên?
A. Tính thẩm mỹ và hiện đại
B. Giá thành rẻ
C. Tính công thái học (Ergonomics)
D. Màu sắc nổi bật
28. Mục tiêu của việc xây dựng quy trình làm việc chuẩn trong văn phòng là gì?
A. Tăng sự phức tạp trong công việc
B. Giảm sự sáng tạo của nhân viên
C. Đảm bảo tính nhất quán, hiệu quả và giảm thiểu sai sót
D. Tăng khối lượng công việc cho nhân viên
29. Trong quản lý dự án văn phòng, công cụ nào sau đây thường được sử dụng để theo dõi tiến độ và phân công công việc?
A. Microsoft Word
B. Microsoft Excel
C. Microsoft Project hoặc Trello
D. Microsoft PowerPoint
30. Yếu tố nào sau đây KHÔNG phải là một phần của cơ sở vật chất văn phòng?
A. Bàn ghế và thiết bị văn phòng
B. Hệ thống điện, nước, và mạng
C. Phần mềm quản lý nhân sự
D. Không gian làm việc và khu vực chung
