1. Phương pháp nào sau đây giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp nội bộ trong văn phòng?
A. Chỉ sử dụng email cho mọi hình thức giao tiếp
B. Tổ chức các cuộc họp thường xuyên và hiệu quả
C. Hạn chế tối đa việc giao tiếp trực tiếp để tiết kiệm thời gian
D. Cấm sử dụng mạng xã hội trong giờ làm việc
2. Điều gì KHÔNG phải là nguyên tắc cơ bản của quản lý chất lượng dịch vụ văn phòng?
A. Hướng đến sự hài lòng của khách hàng nội bộ và bên ngoài
B. Liên tục cải tiến quy trình và chất lượng dịch vụ
C. Tập trung vào lợi nhuận ngắn hạn
D. Đảm bảo dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu
3. Điều gì là quan trọng nhất khi lập kế hoạch ngân sách cho văn phòng?
A. Dự trù chi phí thấp nhất có thể
B. Dự trù chi phí chi tiết và chính xác dựa trên nhu cầu thực tế
C. Luôn giữ ngân sách cố định hàng năm
D. Chỉ tập trung vào các chi phí lớn, bỏ qua các chi phí nhỏ
4. Điều gì KHÔNG phải là yếu tố cần xem xét khi bố trí ánh sáng trong văn phòng?
A. Đảm bảo đủ ánh sáng cho công việc
B. Tránh gây chói lóa hoặc bóng đổ
C. Sử dụng ánh sáng màu sắc rực rỡ để tạo không khí vui tươi
D. Tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên
5. Trong quản trị văn phòng, `KPIs` (Chỉ số hiệu suất chính) được sử dụng để làm gì?
A. Đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên
B. Đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng
C. Xác định mức lương thưởng cho nhân viên
D. Xây dựng kế hoạch phát triển nghề nghiệp cho nhân viên
6. Chức năng nào sau đây KHÔNG phải là chức năng chính của quản trị văn phòng?
A. Lập kế hoạch và tổ chức công việc văn phòng
B. Kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng
C. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên cho toàn bộ doanh nghiệp
D. Điều phối và giám sát các hoạt động hàng ngày của văn phòng
7. Trong quản trị văn phòng, `văn hóa doanh nghiệp` được thể hiện rõ nhất qua yếu tố nào?
A. Thiết kế nội thất văn phòng sang trọng
B. Quy trình làm việc và giao tiếp giữa các nhân viên
C. Số lượng nhân viên và quy mô văn phòng
D. Vị trí văn phòng ở trung tâm thành phố
8. Khi lựa chọn phần mềm quản lý văn phòng, tính năng nào sau đây quan trọng NHẤT đối với việc cộng tác nhóm?
A. Tính năng quản lý chấm công
B. Tính năng chia sẻ tài liệu và làm việc đồng thời
C. Tính năng quản lý kho văn phòng phẩm
D. Tính năng tạo báo cáo tài chính
9. Trong quản trị văn phòng, `ergonomics` đề cập đến vấn đề gì?
A. Thiết kế không gian làm việc tối ưu hóa cho sức khỏe và năng suất của nhân viên
B. Quản lý tài chính và ngân sách văn phòng hiệu quả
C. Đảm bảo an ninh và an toàn cho văn phòng
D. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực trong văn phòng
10. Hình thức lưu trữ tài liệu nào sau đây có tính bảo mật cao nhất?
A. Lưu trữ trên đám mây công cộng (Public cloud)
B. Lưu trữ trên ổ cứng di động cá nhân
C. Lưu trữ trên hệ thống máy chủ nội bộ (On-premise server) có kiểm soát truy cập
D. Lưu trữ trên giấy trong tủ khóa thông thường
11. Loại hình bảo hiểm nào thường được doanh nghiệp mua để bảo vệ tài sản văn phòng khỏi các rủi ro như cháy nổ, thiên tai?
A. Bảo hiểm nhân thọ
B. Bảo hiểm trách nhiệm dân sự
C. Bảo hiểm tài sản
D. Bảo hiểm y tế
12. Điều gì KHÔNG phải là mục tiêu của quản lý rủi ro trong văn phòng?
A. Ngăn ngừa và giảm thiểu các sự cố có thể xảy ra
B. Đảm bảo hoạt động văn phòng liên tục, không bị gián đoạn
C. Tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp
D. Bảo vệ tài sản và thông tin của văn phòng
13. Điều gì KHÔNG phải là lợi ích của việc áp dụng công nghệ vào quản trị văn phòng?
A. Tăng cường tính tương tác trực tiếp giữa nhân viên
B. Tự động hóa các quy trình làm việc
C. Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc
D. Cải thiện khả năng cộng tác và chia sẻ thông tin
14. Loại hình văn phòng nào sau đây thường được sử dụng cho các công ty khởi nghiệp hoặc nhóm dự án nhỏ, ưu tiên sự linh hoạt và chi phí thấp?
A. Văn phòng truyền thống (Traditional office)
B. Văn phòng ảo (Virtual office)
C. Văn phòng chia sẻ (Co-working space)
D. Văn phòng xanh (Green office)
15. Yếu tố nào sau đây ảnh hưởng TRỰC TIẾP nhất đến hiệu quả sử dụng năng lượng trong văn phòng?
A. Màu sơn tường văn phòng
B. Hệ thống chiếu sáng và điều hòa không khí
C. Số lượng cây xanh trong văn phòng
D. Kiểu dáng bàn ghế làm việc
16. Trong quản trị văn phòng, `outsourcing` (thuê ngoài) thường được áp dụng cho công việc nào?
A. Công việc mang tính chiến lược và cốt lõi của doanh nghiệp
B. Công việc hành chính, hỗ trợ, không mang tính chuyên môn sâu
C. Công việc liên quan đến bảo mật thông tin quan trọng
D. Công việc cần sự kiểm soát trực tiếp và liên tục
17. Khi xử lý phàn nàn của khách hàng tại văn phòng, điều quan trọng nhất cần làm là gì?
A. Tranh cãi và bảo vệ quan điểm của công ty
B. Lắng nghe, thấu hiểu và tìm cách giải quyết vấn đề một cách thỏa đáng
C. Chuyển ngay phàn nàn cho bộ phận cấp cao hơn
D. Phớt lờ phàn nàn nếu cho rằng không có cơ sở
18. Trong quản trị văn phòng, `mô hình văn phòng xanh` (green office) chú trọng đến điều gì?
A. Sử dụng màu xanh lá cây làm màu chủ đạo trong thiết kế
B. Tiết kiệm năng lượng, tài nguyên và giảm thiểu tác động môi trường
C. Trồng nhiều cây xanh trong văn phòng để trang trí
D. Tổ chức các hoạt động ngoại khóa ngoài trời cho nhân viên
19. Tiêu chuẩn `5S` trong quản trị văn phòng tập trung vào việc gì?
A. Tiết kiệm, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng, Sáng tạo
B. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng
C. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Duy trì
D. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Tiêu chuẩn hóa, Duy trì
20. Khi lựa chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm, tiêu chí nào sau đây cần được ưu tiên xem xét?
A. Giá cả thấp nhất
B. Chất lượng sản phẩm ổn định và dịch vụ giao hàng tin cậy
C. Nhà cung cấp có nhiều chương trình khuyến mãi nhất
D. Nhà cung cấp ở gần văn phòng nhất
21. Hình thức văn phòng làm việc từ xa (remote office) mang lại lợi ích nào cho doanh nghiệp?
A. Tăng chi phí thuê văn phòng
B. Giảm khả năng kiểm soát nhân viên
C. Tiết kiệm chi phí vận hành văn phòng và mở rộng phạm vi tuyển dụng
D. Giảm sự gắn kết giữa các nhân viên
22. Phương pháp nào sau đây giúp cải thiện quy trình xử lý văn bản trong văn phòng?
A. Chỉ sử dụng văn bản giấy để đảm bảo tính pháp lý
B. Tối đa hóa số lượng chữ ký tay trên văn bản
C. Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử và chữ ký số
D. In tất cả văn bản ra giấy để lưu trữ
23. Vai trò chính của người quản trị văn phòng là gì?
A. Trực tiếp thực hiện các công việc hành chính hàng ngày
B. Đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả
C. Xây dựng chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp
D. Quản lý nhân sự cấp cao trong công ty
24. Khi tổ chức sự kiện văn phòng (ví dụ: tiệc cuối năm), yếu tố nào sau đây quan trọng nhất để đảm bảo thành công?
A. Chi phí tổ chức thấp nhất
B. Địa điểm tổ chức sang trọng nhất
C. Lập kế hoạch chi tiết và quản lý rủi ro hiệu quả
D. Mời càng nhiều khách mời càng tốt
25. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) mang lại lợi ích nào sau đây cho quản trị văn phòng?
A. Giảm chi phí in ấn và lưu trữ tài liệu giấy
B. Tăng cường khả năng tìm kiếm và truy cập thông tin nhanh chóng
C. Cải thiện tính bảo mật và kiểm soát tài liệu
D. Tất cả các đáp án trên
26. Trong quản lý cuộc họp, `agenda` (chương trình nghị sự) có vai trò gì?
A. Ghi lại biên bản cuộc họp
B. Thông báo thời gian và địa điểm cuộc họp
C. Liệt kê các chủ đề và mục tiêu chính của cuộc họp
D. Đánh giá hiệu quả cuộc họp sau khi kết thúc
27. Điều gì KHÔNG nên làm khi sắp xếp tài liệu giấy trong văn phòng?
A. Phân loại tài liệu theo chủ đề hoặc dự án
B. Sử dụng màu sắc hoặc nhãn dán để dễ nhận diện
C. Để tài liệu lộn xộn, không theo thứ tự để dễ tìm kiếm ngẫu nhiên
D. Lưu trữ tài liệu ở nơi khô ráo, thoáng mát
28. Yếu tố nào sau đây quan trọng NHẤT khi thiết kế không gian văn phòng làm việc?
A. Tính thẩm mỹ và ấn tượng ban đầu
B. Sự tiện nghi, thoải mái và hiệu quả làm việc của nhân viên
C. Chi phí thiết kế và thi công thấp nhất
D. Số lượng chỗ ngồi tối đa để chứa được nhiều nhân viên nhất
29. Phương pháp nào sau đây giúp quản lý thời gian hiệu quả trong công việc văn phòng?
A. Làm nhiều việc cùng một lúc (Multitasking)
B. Lập danh sách công việc ưu tiên và tập trung hoàn thành từng việc
C. Không lập kế hoạch để linh hoạt ứng phó với công việc phát sinh
D. Để điện thoại và thông báo mạng xã hội luôn bật để không bỏ lỡ thông tin
30. Trong quản trị văn phòng, `disaster recovery plan` (kế hoạch phục hồi sau thảm họa) nhằm mục đích gì?
A. Tăng cường doanh số bán hàng
B. Đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục sau các sự cố nghiêm trọng
C. Giảm chi phí marketing
D. Cải thiện mối quan hệ với khách hàng
