1. Hình thức giao tiếp nào sau đây thường được sử dụng để truyền đạt thông tin chính thức, quan trọng trong văn phòng?
A. Giao tiếp phi ngôn ngữ (cử chỉ, ánh mắt)
B. Giao tiếp bằng văn bản (email, thông báo, báo cáo)
C. Giao tiếp trực tiếp không chính thức (chat, trò chuyện hành lang)
D. Giao tiếp qua điện thoại
2. Phương pháp lưu trữ hồ sơ nào sau đây giúp tiết kiệm không gian văn phòng nhất?
A. Lưu trữ hồ sơ trên giấy trong tủ tài liệu
B. Lưu trữ hồ sơ điện tử trên hệ thống máy tính và đám mây
C. Lưu trữ hồ sơ bằng microfilm
D. Lưu trữ hồ sơ tại kho lưu trữ bên ngoài
3. Trong quản lý văn phòng, `quản lý rủi ro` (risk management) bao gồm những giai đoạn chính nào?
A. Chỉ nhận diện và khắc phục rủi ro
B. Nhận diện rủi ro, đánh giá rủi ro, xây dựng kế hoạch ứng phó rủi ro, và giám sát, đánh giá
C. Chỉ xây dựng kế hoạch ứng phó rủi ro
D. Không cần thiết, vì rủi ro khó dự đoán
4. Công cụ nào sau đây hỗ trợ quản lý lịch làm việc và đặt lịch hẹn hiệu quả trong văn phòng?
A. Phần mềm soạn thảo văn bản (Microsoft Word)
B. Phần mềm bảng tính (Microsoft Excel)
C. Phần mềm lịch điện tử (Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar)
D. Phần mềm quản lý email (Microsoft Outlook)
5. Để tạo môi trường làm việc tích cực trong văn phòng, yếu tố nào sau đây KHÔNG quan trọng bằng các yếu tố khác?
A. Sự công nhận và khen thưởng thành tích nhân viên
B. Cơ hội phát triển nghề nghiệp
C. Thiết kế văn phòng theo phong cách hiện đại, độc đáo
D. Giao tiếp cởi mở và tôn trọng giữa các thành viên
6. Tiêu chí nào KHÔNG nên được ưu tiên khi lựa chọn địa điểm đặt văn phòng?
A. Vị trí thuận tiện giao thông cho nhân viên và khách hàng
B. Giá thuê văn phòng hợp lý
C. Thiết kế nội thất văn phòng hiện đại và sang trọng nhất
D. Cơ sở hạ tầng xung quanh (điện, nước, internet) đảm bảo
7. Thiết bị văn phòng nào sau đây giúp cải thiện chất lượng cuộc họp trực tuyến?
A. Máy in laser màu
B. Máy chiếu đa năng
C. Hệ thống hội nghị truyền hình chất lượng cao
D. Máy hủy tài liệu
8. Yếu tố nào là quan trọng nhất để đảm bảo hiệu quả giao tiếp trong văn phòng?
A. Sử dụng các thiết bị công nghệ hiện đại nhất
B. Đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng, chính xác và kịp thời
C. Tổ chức nhiều cuộc họp giao ban hàng ngày
D. Xây dựng văn phòng làm việc có không gian mở
9. Trong quản lý thời gian văn phòng, ma trận Eisenhower giúp ưu tiên công việc dựa trên tiêu chí nào?
A. Độ khó và thời gian hoàn thành
B. Mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp
C. Chi phí và lợi ích
D. Sở thích cá nhân và kỹ năng
10. Để đảm bảo an toàn lao động trong văn phòng, điều gì là quan trọng nhất?
A. Trang bị máy tính cấu hình mạnh cho nhân viên
B. Cung cấp đồ uống miễn phí cho nhân viên
C. Tuân thủ các quy định về an toàn và phòng cháy chữa cháy, trang bị đầy đủ thiết bị an toàn
D. Tổ chức các hoạt động team-building thường xuyên
11. Nguyên tắc `5S` trong quản lý văn phòng tập trung vào điều gì?
A. Tiết kiệm chi phí, Sáng tạo, Sạch sẽ, Sắp xếp, Sẵn sàng
B. Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng
C. Tiêu chuẩn hóa, Sáng tạo, Sạch sẽ, Sắp xếp, Sẵn sàng
D. Sàng lọc, Sáng tạo, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng
12. Loại hình bố trí văn phòng nào khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp mở giữa các nhân viên?
A. Văn phòng riêng cho từng cá nhân
B. Văn phòng theo kiểu cabin (cubicle)
C. Văn phòng không gian mở (open-plan office)
D. Văn phòng ảo (virtual office)
13. Lợi ích chính của việc số hóa tài liệu văn phòng là gì?
A. Tăng chi phí lưu trữ
B. Giảm khả năng truy cập và chia sẻ thông tin
C. Tiết kiệm không gian lưu trữ và tăng khả năng truy cập, tìm kiếm thông tin
D. Làm chậm quá trình xử lý công việc
14. Trong quản trị văn phòng, `tính bền vững` (sustainability) đề cập đến điều gì?
A. Chỉ sử dụng đồ nội thất bền chắc
B. Các hoạt động văn phòng thân thiện với môi trường, tiết kiệm tài nguyên và giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường
C. Chỉ duy trì hoạt động văn phòng ổn định trong thời gian dài
D. Không liên quan đến quản trị văn phòng
15. Công cụ nào sau đây thường được sử dụng để quản lý dự án và theo dõi tiến độ công việc trong văn phòng?
A. Phần mềm kế toán
B. Phần mềm CRM (Quản lý quan hệ khách hàng)
C. Phần mềm quản lý dự án (Project Management Software)
D. Phần mềm thiết kế đồ họa
16. Chức năng nào sau đây KHÔNG thuộc về quản trị văn phòng?
A. Lập kế hoạch và tổ chức công việc văn phòng
B. Kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng
C. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới cho toàn công ty
D. Điều phối và duy trì môi trường làm việc hiệu quả
17. Rủi ro nào sau đây KHÔNG phải là rủi ro an ninh thông tin thường gặp trong văn phòng?
A. Tấn công mạng và phần mềm độc hại
B. Rò rỉ thông tin do nhân viên vô tình hoặc cố ý
C. Mất điện đột ngột gây gián đoạn hoạt động
D. Mất cắp thiết bị chứa dữ liệu quan trọng
18. Phương pháp quản lý kho vật tư văn phòng nào giúp đảm bảo luôn có đủ vật tư cần thiết mà không bị tồn kho quá nhiều?
A. Quản lý kho theo định kỳ (periodic inventory)
B. Quản lý kho theo phương pháp JIT (Just-in-Time inventory)
C. Quản lý kho theo phương pháp FIFO (First-In, First-Out)
D. Quản lý kho theo phương pháp LIFO (Last-In, First-Out)
19. Khi xử lý xung đột trong văn phòng, phương pháp nào sau đây được coi là hiệu quả và mang tính xây dựng nhất?
A. Tránh né hoàn toàn xung đột
B. Áp đặt ý kiến cá nhân lên người khác
C. Thương lượng và tìm kiếm giải phápWin-Win
D. Chỉ giải quyết xung đột khi nó trở nên nghiêm trọng
20. Trong quản trị văn phòng, `ergonomics` đề cập đến điều gì?
A. Việc sử dụng năng lượng hiệu quả trong văn phòng
B. Nghiên cứu về cách thiết kế không gian và thiết bị làm việc phù hợp với cơ thể con người
C. Quy trình quản lý tài liệu văn phòng
D. Các quy tắc về đạo đức nghề nghiệp trong văn phòng
21. Khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ văn phòng (ví dụ: vệ sinh, bảo trì), tiêu chí nào sau đây quan trọng nhất?
A. Giá dịch vụ rẻ nhất
B. Thương hiệu nhà cung cấp nổi tiếng nhất
C. Chất lượng dịch vụ ổn định, đáp ứng yêu cầu và có uy tín
D. Nhà cung cấp có trụ sở gần văn phòng nhất
22. Trong quản lý văn phòng hiện đại, xu hướng làm việc `linh hoạt` (flexible working) bao gồm những hình thức nào?
A. Chỉ làm việc tại văn phòng truyền thống
B. Làm việc từ xa (remote work), giờ làm việc linh hoạt, làm việc bán thời gian
C. Làm việc toàn thời gian cố định tại văn phòng
D. Chỉ làm việc theo ca
23. Trong quản trị văn phòng, `quản lý sự kiện` (event management) có thể bao gồm những hoạt động nào?
A. Chỉ tổ chức các sự kiện lớn như hội nghị khách hàng
B. Lập kế hoạch, tổ chức và điều phối các sự kiện văn phòng, từ nhỏ đến lớn (họp mặt, đào tạo, hội thảo, team-building)
C. Chỉ quản lý các sự kiện nội bộ cho nhân viên
D. Không thuộc phạm vi quản trị văn phòng
24. Vai trò của người quản lý văn phòng trong việc quản lý ngân sách văn phòng là gì?
A. Chỉ theo dõi chi tiêu, không tham gia lập ngân sách
B. Lập kế hoạch ngân sách, theo dõi chi tiêu, và đảm bảo sử dụng ngân sách hiệu quả
C. Hoàn toàn chịu trách nhiệm về ngân sách, kể cả quyết định đầu tư lớn
D. Không có vai trò trong quản lý ngân sách
25. Loại hình bảo hiểm nào thường được các doanh nghiệp mua để bảo vệ tài sản văn phòng khỏi các rủi ro?
A. Bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên
B. Bảo hiểm y tế cho nhân viên
C. Bảo hiểm tài sản doanh nghiệp (bao gồm tài sản văn phòng)
D. Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
26. Trong quản trị văn phòng, `văn hóa doanh nghiệp` có vai trò như thế nào?
A. Không liên quan đến quản trị văn phòng
B. Chỉ ảnh hưởng đến bộ phận nhân sự
C. Ảnh hưởng đến môi trường làm việc, tinh thần và hiệu quả của nhân viên
D. Chỉ quan trọng đối với các công ty lớn
27. Yếu tố nào sau đây KHÔNG thuộc về quản lý cơ sở vật chất văn phòng?
A. Bảo trì và sửa chữa thiết bị văn phòng
B. Quản lý hợp đồng thuê văn phòng
C. Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
D. Đảm bảo an ninh và an toàn văn phòng
28. Để nâng cao hiệu quả sử dụng không gian văn phòng, giải pháp nào sau đây KHÔNG phù hợp?
A. Sử dụng nội thất đa năng, có thể gấp gọn hoặc di chuyển
B. Tối ưu hóa bố trí văn phòng theo không gian mở
C. Tăng cường số lượng văn phòng riêng cho lãnh đạo cấp cao
D. Áp dụng hình thức làm việc linh hoạt, giảm số lượng nhân viên làm việc tại văn phòng cùng lúc
29. Loại hình văn phòng nào phù hợp nhất với các công ty khởi nghiệp hoặc các nhóm dự án nhỏ, linh hoạt?
A. Văn phòng truyền thống với không gian cố định
B. Văn phòng chia sẻ (coworking space)
C. Văn phòng ảo hoàn toàn
D. Văn phòng dạng cabin (cubicle)
30. Trong quản lý văn phòng, `bảo mật thông tin` bao gồm những biện pháp nào?
A. Chỉ bảo vệ thông tin trên máy tính
B. Bảo vệ thông tin dưới mọi hình thức (điện tử, giấy tờ, lời nói), bao gồm cả bảo mật vật lý và bảo mật mạng
C. Chỉ bảo mật thông tin khách hàng
D. Không cần thiết, vì đã có luật bảo vệ thông tin
