1. Trong quản trị văn phòng hiện đại, xu hướng `văn phòng xanh` chú trọng đến điều gì?
A. Sử dụng nội thất đắt tiền và sang trọng
B. Tối ưu hóa hiệu quả sử dụng năng lượng và tài nguyên
C. Tăng cường số lượng nhân viên văn phòng
D. Mở rộng diện tích văn phòng
2. Công cụ nào sau đây thường được sử dụng để quản lý dự án và công việc nhóm trong văn phòng?
A. Máy photocopy
B. Bảng tính Excel
C. Phần mềm CRM (Quản lý quan hệ khách hàng)
D. Phần mềm quản lý dự án (ví dụ: Trello, Asana)
3. Khi nào nên sử dụng hình thức họp trực tuyến thay vì họp trực tiếp?
A. Khi cần ra quyết định quan trọng và bí mật
B. Khi cần xây dựng mối quan hệ cá nhân với đồng nghiệp
C. Khi các thành viên tham gia ở xa về địa lý
D. Khi cần trình bày ý tưởng phức tạp bằng sơ đồ và bảng biểu
4. Khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ văn phòng (ví dụ: in ấn, vệ sinh), tiêu chí nào sau đây là quan trọng nhất?
A. Giá cả rẻ nhất
B. Thương hiệu nổi tiếng nhất
C. Chất lượng dịch vụ và độ tin cậy
D. Gần vị trí văn phòng nhất
5. Khi xử lý phàn nàn từ khách hàng, nhân viên văn phòng nên ưu tiên điều gì?
A. Tranh cãi và bảo vệ quan điểm của công ty
B. Phớt lờ phàn nàn nếu thấy không hợp lý
C. Lắng nghe, thấu hiểu và tìm cách giải quyết vấn đề
D. Chuyển ngay phàn nàn lên cấp quản lý cao hơn
6. Loại hình giao tiếp nào sau đây thường được sử dụng trong quản trị văn phòng để truyền đạt thông tin chính thức và quan trọng?
A. Giao tiếp phi ngôn ngữ
B. Giao tiếp bằng văn bản
C. Giao tiếp bằng điện thoại
D. Giao tiếp trực tiếp
7. Yếu tố nào sau đây KHÔNG thuộc về quản lý rủi ro trong văn phòng?
A. Xác định các rủi ro tiềm ẩn
B. Lập kế hoạch ứng phó sự cố
C. Tăng cường doanh số bán hàng
D. Giảm thiểu tác động của rủi ro
8. Điều gì KHÔNG phải là một hình thức giao tiếp nội bộ phổ biến trong văn phòng?
A. Email
B. Mạng xã hội cá nhân
C. Họp nhóm
D. Thông báo nội bộ
9. Vai trò của lễ tân trong quản trị văn phòng là gì?
A. Quản lý tài chính của văn phòng
B. Đại diện hình ảnh chuyên nghiệp của công ty và tiếp đón khách
C. Lên kế hoạch và tổ chức sự kiện cho công ty
D. Bảo trì và sửa chữa thiết bị văn phòng
10. Nguyên tắc `5S` trong quản lý văn phòng tập trung vào điều gì?
A. Tiết kiệm chi phí, sắp xếp, sàng lọc, săn sóc, sẵn sàng
B. Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng
C. Sản xuất, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng
D. Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, tiêu chuẩn hóa, duy trì
11. Điều gì KHÔNG phải là một yếu tố của môi trường làm việc hiệu quả?
A. Ánh sáng và thông gió đầy đủ
B. Tiếng ồn ở mức độ cao
C. Không gian làm việc sạch sẽ và ngăn nắp
D. Thiết bị làm việc đầy đủ và hiện đại
12. Điều gì KHÔNG phải là lợi ích của việc đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên văn phòng?
A. Nâng cao khả năng giao tiếp và làm việc nhóm
B. Tăng cường kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ
C. Cải thiện khả năng giải quyết vấn đề và ra quyết định
D. Nâng cao sự hài lòng và gắn kết của nhân viên
13. Trong quản lý dự án văn phòng, `Gantt chart` thường được sử dụng để làm gì?
A. Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
B. Theo dõi tiến độ và lập kế hoạch công việc
C. Quản lý ngân sách dự án
D. Phân công nhiệm vụ cho các thành viên
14. Chức năng nào sau đây KHÔNG thuộc vai trò chính của quản trị văn phòng?
A. Điều phối thông tin và truyền thông
B. Quản lý hồ sơ và tài liệu
C. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới
D. Đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả
15. Tại sao việc lập ngân sách văn phòng lại quan trọng?
A. Để tăng lợi nhuận cho công ty
B. Để kiểm soát chi phí và đảm bảo hoạt động văn phòng hiệu quả
C. Để gây ấn tượng với khách hàng
D. Để tăng lương cho nhân viên văn phòng
16. Yếu tố nào sau đây là quan trọng nhất khi thiết kế không gian văn phòng mở?
A. Số lượng cây xanh trang trí
B. Tính linh hoạt và khả năng thích ứng
C. Màu sắc chủ đạo của tường
D. Kích thước của bàn làm việc
17. Trong quản trị văn phòng, `văn hóa doanh nghiệp` ảnh hưởng như thế nào?
A. Không ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng
B. Chỉ ảnh hưởng đến các hoạt động ngoại khóa
C. Ảnh hưởng đến mọi khía cạnh hoạt động, từ giao tiếp đến quy trình làm việc
D. Chỉ ảnh hưởng đến việc tuyển dụng nhân viên mới
18. Điều gì là mục tiêu chính của quản lý thời gian trong văn phòng?
A. Tăng số giờ làm việc của nhân viên
B. Giảm căng thẳng cho nhân viên
C. Tối ưu hóa hiệu quả sử dụng thời gian làm việc
D. Đảm bảo nhân viên luôn bận rộn
19. Tại sao cần có quy trình làm việc chuẩn hóa trong văn phòng?
A. Để hạn chế sự sáng tạo của nhân viên
B. Để tăng tính phức tạp của công việc
C. Để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong công việc
D. Để giảm sự linh hoạt trong công việc
20. Trong quản trị văn phòng, `outsourcing` dịch vụ nào sau đây là phổ biến?
A. Outsourcing toàn bộ hoạt động kinh doanh cốt lõi
B. Outsourcing dịch vụ bảo vệ và vệ sinh văn phòng
C. Outsourcing quản lý cấp cao
D. Outsourcing hoạt động bán hàng và marketing
21. Hình thức bố trí văn phòng `hot-desking` phù hợp với loại hình công việc nào?
A. Công việc đòi hỏi tính bảo mật cao và không gian riêng tư
B. Công việc có tính chất cố định và ít di chuyển
C. Công việc linh hoạt, nhân viên thường xuyên làm việc bên ngoài văn phòng
D. Công việc cần sự hợp tác và giao tiếp liên tục giữa các thành viên
22. Trong quản lý văn phòng, `KPI` được sử dụng để làm gì?
A. Xác định mức lương thưởng cho nhân viên
B. Đo lường hiệu quả hoạt động và tiến độ đạt mục tiêu
C. Quản lý chi phí văn phòng
D. Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự
23. Điều gì KHÔNG phải là một hình thức lưu trữ dữ liệu văn phòng hiện đại?
A. Lưu trữ đám mây (Cloud storage)
B. Ổ cứng ngoài (External hard drive)
C. Hồ sơ giấy trong tủ tài liệu
D. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS)
24. Lợi ích của việc số hóa tài liệu văn phòng là gì?
A. Tăng chi phí quản lý tài liệu
B. Giảm khả năng truy cập và chia sẻ thông tin
C. Tiết kiệm không gian lưu trữ và dễ dàng tìm kiếm
D. Tăng nguy cơ mất mát và hư hỏng tài liệu
25. Điều gì KHÔNG phải là trách nhiệm của người quản lý văn phòng?
A. Đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư văn phòng
B. Xây dựng chiến lược kinh doanh tổng thể của công ty
C. Giám sát và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng
D. Duy trì môi trường làm việc an toàn và hiệu quả
26. Lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm quản lý văn phòng là gì?
A. Giảm chi phí in ấn
B. Tăng cường tính bảo mật thông tin
C. Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc
D. Cải thiện mối quan hệ giữa các đồng nghiệp
27. Trong quản trị văn phòng, `ergonomics` đề cập đến điều gì?
A. Việc lựa chọn thiết bị văn phòng tiết kiệm năng lượng
B. Nghiên cứu về hiệu quả làm việc nhóm
C. Thiết kế môi trường làm việc phù hợp với người lao động
D. Quy trình xử lý và lưu trữ thông tin hiệu quả
28. Loại hình bảo hiểm nào thường KHÔNG liên quan trực tiếp đến quản trị văn phòng?
A. Bảo hiểm tài sản văn phòng
B. Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
C. Bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên
D. Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển đường biển
29. Biện pháp nào sau đây KHÔNG giúp tăng cường bảo mật thông tin trong văn phòng?
A. Sử dụng mật khẩu mạnh và thay đổi định kỳ
B. Chia sẻ mật khẩu với đồng nghiệp tin cậy
C. Sao lưu dữ liệu thường xuyên
D. Kiểm soát truy cập vật lý vào khu vực văn phòng
30. Phương pháp quản lý hồ sơ nào sau đây giúp tiết kiệm không gian lưu trữ nhất?
A. Quản lý hồ sơ theo thứ tự chữ cái
B. Quản lý hồ sơ theo thứ tự thời gian
C. Quản lý hồ sơ điện tử
D. Quản lý hồ sơ theo chủ đề
