1. Nguyên tắc `5S` trong quản lý văn phòng tập trung vào điều gì?
A. Tiết kiệm chi phí, sắp xếp nhân sự, sàng lọc thông tin, sử dụng hiệu quả, sẵn sàng phục vụ.
B. Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng.
C. Sáng tạo, sắp xếp, sạch sẽ, tiêu chuẩn hóa, duy trì.
D. Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, tiêu chuẩn hóa, sẵn sàng.
2. Trong quản lý chất lượng dịch vụ văn phòng, yếu tố `tính hữu hình` (Tangibles) đề cập đến điều gì?
A. Khả năng đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của người dùng dịch vụ.
B. Sự đồng cảm và quan tâm của nhân viên đối với người dùng dịch vụ.
C. Ngoại hình cơ sở vật chất, trang thiết bị và tài liệu trực quan.
D. Sự tin cậy và chính xác trong cung cấp dịch vụ.
3. Loại hình giao tiếp nào thường được sử dụng nhất trong môi trường văn phòng?
A. Giao tiếp phi ngôn ngữ.
B. Giao tiếp bằng văn bản.
C. Giao tiếp trực tiếp.
D. Giao tiếp điện tử.
4. Trong quản trị văn phòng, `ergonomics` đề cập đến vấn đề gì?
A. Hiệu quả sử dụng năng lượng trong văn phòng.
B. Thiết kế công cụ và môi trường làm việc phù hợp với người sử dụng.
C. Quy trình xử lý thông tin và tài liệu trong văn phòng.
D. Đạo đức và văn hóa ứng xử trong môi trường văn phòng.
5. Nguyên tắc `PDCA` (Plan-Do-Check-Act) thường được áp dụng trong quản trị văn phòng để làm gì?
A. Tuyển dụng nhân viên mới.
B. Cải tiến liên tục quy trình và hoạt động văn phòng.
C. Xây dựng ngân sách văn phòng.
D. Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
6. Điều gì KHÔNG phải là một loại hình thiết bị văn phòng phổ biến?
A. Máy tính cá nhân.
B. Máy chiếu.
C. Máy hút bụi công nghiệp.
D. Máy in đa chức năng.
7. Điều gì KHÔNG phải là một hình thức giao tiếp bằng văn bản trong văn phòng?
A. Email.
B. Báo cáo.
C. Bài thuyết trình trực tiếp.
D. Biên bản cuộc họp.
8. Phương pháp quản lý nào sau đây tập trung vào việc ủy quyền và trao quyền cho nhân viên để nâng cao tính tự chủ và trách nhiệm?
A. Quản lý vi mô (Micromanagement).
B. Quản lý theo mục tiêu (Management by Objectives - MBO).
C. Quản lý hành chính (Bureaucratic management).
D. Quản lý tự do (Laissez-faire management).
9. Loại hình báo cáo nào trong quản trị văn phòng thường được sử dụng để theo dõi tiến độ công việc và phát hiện vấn đề kịp thời?
A. Báo cáo tài chính.
B. Báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý).
C. Báo cáo thường niên.
D. Báo cáo nghiên cứu thị trường.
10. Phương pháp `Just-in-Time` (JIT) có thể được áp dụng trong quản trị văn phòng để tối ưu hóa hoạt động nào?
A. Quản lý nhân sự.
B. Quản lý tài chính.
C. Quản lý kho vật tư văn phòng.
D. Quản lý chất lượng dịch vụ văn phòng.
11. Loại hình bảo trì thiết bị văn phòng nào là phòng ngừa và được thực hiện định kỳ để tránh sự cố?
A. Bảo trì khắc phục (Corrective maintenance).
B. Bảo trì dự phòng (Preventive maintenance).
C. Bảo trì khẩn cấp (Emergency maintenance).
D. Bảo trì theo yêu cầu (Reactive maintenance).
12. Loại hình văn phòng nào đang trở nên phổ biến hơn do xu hướng làm việc từ xa và linh hoạt?
A. Văn phòng truyền thống (văn phòng riêng cho từng người).
B. Văn phòng mở (open-plan office).
C. Văn phòng ảo (virtual office).
D. Văn phòng kiểu cabin (cubicle office).
13. Trong quản trị văn phòng, `outsourcing` (thuê ngoài) thường được áp dụng cho hoạt động nào?
A. Hoạch định chiến lược phát triển văn phòng.
B. Quản lý nhân sự văn phòng.
C. Dịch vụ vệ sinh và bảo trì văn phòng.
D. Giám sát hiệu suất làm việc của nhân viên văn phòng.
14. Trong quản lý cuộc họp trực tuyến, điều gì cần được chú ý để đảm bảo hiệu quả tương tác và tránh gián đoạn?
A. Tắt micro của tất cả người tham gia trừ khi phát biểu.
B. Mở camera của tất cả người tham gia trong suốt cuộc họp.
C. Sử dụng nhiều hiệu ứng hình nền và bộ lọc để cuộc họp thêm sinh động.
D. Chia sẻ màn hình liên tục để trình bày thông tin.
15. Trong quản lý cuộc họp văn phòng, điều gì là quan trọng nhất để đảm bảo cuộc họp hiệu quả?
A. Kéo dài thời gian cuộc họp để thảo luận kỹ lưỡng mọi vấn đề.
B. Mời càng nhiều người tham gia càng tốt để có nhiều ý kiến.
C. Xác định rõ mục tiêu, chương trình nghị sự và tuân thủ thời gian.
D. Tổ chức cuộc họp vào cuối ngày làm việc để mọi người thoải mái hơn.
16. Loại hình đào tạo nào phù hợp nhất để hướng dẫn nhân viên mới về các quy trình và thủ tục văn phòng cụ thể?
A. Đào tạo kỹ năng mềm.
B. Đào tạo hội nhập (Orientation training).
C. Đào tạo chuyên môn sâu.
D. Đào tạo lãnh đạo.
17. Điều gì KHÔNG phải là mục tiêu của việc quản lý hồ sơ và tài liệu văn phòng hiệu quả?
A. Đảm bảo tính bảo mật và an toàn của thông tin.
B. Tiết kiệm chi phí lưu trữ và quản lý tài liệu.
C. Tăng cường khả năng truy cập và tìm kiếm thông tin nhanh chóng.
D. Tối đa hóa không gian lưu trữ tài liệu vật lý.
18. Điều gì KHÔNG phải là vai trò của người quản lý văn phòng?
A. Đảm bảo môi trường làm việc an toàn và hiệu quả.
B. Quản lý ngân sách và chi phí văn phòng.
C. Xây dựng chiến lược kinh doanh tổng thể cho công ty.
D. Giám sát và điều phối các hoạt động hành chính văn phòng.
19. Điều gì KHÔNG phải là lợi ích của việc số hóa tài liệu văn phòng?
A. Tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý.
B. Tăng cường khả năng bảo mật thông tin.
C. Giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng tài liệu.
D. Giảm sự phụ thuộc vào công nghệ thông tin.
20. Chức năng nào sau đây KHÔNG phải là chức năng chính của quản trị văn phòng?
A. Lập kế hoạch và tổ chức công việc văn phòng.
B. Kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng.
C. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên cho toàn bộ công ty.
D. Điều phối và phối hợp các hoạt động văn phòng.
21. Điều gì KHÔNG phải là yếu tố cần xem xét khi lựa chọn phần mềm quản lý văn phòng?
A. Tính năng và khả năng đáp ứng nhu cầu của văn phòng.
B. Giá cả và chi phí triển khai, bảo trì.
C. Màu sắc chủ đạo và thiết kế giao diện của phần mềm.
D. Khả năng tích hợp với các hệ thống khác đang sử dụng.
22. Yếu tố nào là quan trọng nhất trong việc thiết kế không gian văn phòng hiệu quả?
A. Sử dụng đồ nội thất đắt tiền và sang trọng.
B. Tối đa hóa số lượng nhân viên trong một không gian.
C. Tạo ra môi trường làm việc thoải mái, tiện nghi và khuyến khích sự hợp tác.
D. Tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về diện tích tối thiểu trên đầu người.
23. Điều gì là thách thức lớn nhất đối với quản trị văn phòng trong môi trường làm việc kết hợp (hybrid workplace)?
A. Giảm chi phí thuê văn phòng.
B. Đảm bảo sự gắn kết và giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa.
C. Tăng cường sự tập trung của nhân viên.
D. Đơn giản hóa quy trình làm việc.
24. Yếu tố nào sau đây là quan trọng nhất để xây dựng văn hóa văn phòng tích cực?
A. Thiết kế văn phòng sang trọng và hiện đại.
B. Chính sách lương thưởng hấp dẫn.
C. Giao tiếp cởi mở, tôn trọng và hợp tác giữa các thành viên.
D. Quy định và kỷ luật nghiêm ngặt.
25. Trong quản lý văn phòng hiện đại, xu hướng nào đang ngày càng được chú trọng để cải thiện phúc lợi nhân viên?
A. Tăng cường kiểm soát và giám sát nhân viên.
B. Giảm thiểu các tiện nghi và dịch vụ văn phòng.
C. Tạo không gian làm việc linh hoạt và chú trọng sức khỏe tinh thần.
D. Tập trung vào hiệu quả công việc và bỏ qua yếu tố cá nhân.
26. Trong quản trị văn phòng, `KPIs` (Key Performance Indicators) được sử dụng để làm gì?
A. Xác định mục tiêu chiến lược của văn phòng.
B. Đo lường và đánh giá hiệu suất hoạt động của văn phòng.
C. Phân bổ nguồn lực và ngân sách cho các hoạt động văn phòng.
D. Xây dựng quy trình và thủ tục làm việc trong văn phòng.
27. Trong quản lý dự án văn phòng, sơ đồ Gantt thường được sử dụng để làm gì?
A. Quản lý ngân sách dự án.
B. Phân tích rủi ro dự án.
C. Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ các công việc trong dự án.
D. Quản lý nguồn nhân lực dự án.
28. Yếu tố nào sau đây KHÔNG thuộc về quản lý rủi ro trong văn phòng?
A. Xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra trong văn phòng.
B. Đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của từng rủi ro.
C. Phát triển sản phẩm mới và mở rộng thị trường.
D. Xây dựng kế hoạch ứng phó và giảm thiểu tác động của rủi ro.
29. Điều gì KHÔNG phải là lợi ích của việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử (EDMS)?
A. Tăng cường khả năng cộng tác và chia sẻ thông tin.
B. Giảm thiểu chi phí in ấn và sao chụp tài liệu.
C. Loại bỏ hoàn toàn rủi ro mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật.
D. Nâng cao hiệu quả tìm kiếm và truy cập tài liệu.
30. Phương pháp quản lý thời gian nào sau đây tập trung vào việc phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp?
A. Phương pháp Pomodoro.
B. Ma trận Eisenhower.
C. Nguyên tắc Pareto (80/20).
D. Phương pháp Getting Things Done (GTD).
