Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Quản lý dự án – Đề 15

Giai đoạn Thực hiện dự án (Project Execution) là giai đoạn chính, tập trung vào việc thực hiện các công việc đã được lập kế hoạch. Hoạt động quan trọng nhất là điều phối, quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, vật tư, thiết bị, tài chính) để hoàn thành các công việc dự án theo đúng phạm vi, tiến độ và ngân sách đã định.

Phương pháp đường găng (CPM) là kỹ thuật lập kế hoạch dự án xác định chuỗi các công việc phụ thuộc lẫn nhau, quyết định thời gian hoàn thành dự án sớm nhất. Đường găng là chuỗi công việc dài nhất, nếu bất kỳ công việc nào trên đường găng bị chậm trễ sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ dự án.

Kế hoạch quản lý dự án (Project Management Plan) là tài liệu tổng thể, bao gồm nhiều kế hoạch thành phần khác nhau, như kế hoạch quản lý phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, rủi ro, truyền thông, nguồn nhân lực, v.v. Báo cáo tiến độ dự án hàng tuần là sản phẩm của việc thực hiện kế hoạch, KHÔNG phải là một phần của chính kế hoạch quản lý dự án.

Project Sponsor là người hoặc nhóm người có quyền lực và nguồn lực cao nhất trong dự án. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc phê duyệt dự án, cung cấp ngân sách, giải quyết các vấn đề cấp cao, và bảo đảm dự án được hỗ trợ từ cấp quản lý.

Hợp đồng chi phí cộng phí (Cost-plus contract) là loại hợp đồng mà nhà thầu được hoàn trả tất cả các chi phí hợp lệ phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, cộng thêm một khoản phí lợi nhuận đã được thỏa thuận trước (có thể là phí cố định, phí phần trăm chi phí, hoặc phí khuyến khích).

Phương pháp Waterfall (Thác nước) là phương pháp quản lý dự án tuyến tính, tuần tự, trong đó các giai đoạn dự án (khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát, kết thúc) được thực hiện lần lượt theo trình tự. Nó phù hợp nhất với các dự án có phạm vi và yêu cầu được xác định rõ ràng, ổn định từ đầu và ít có khả năng thay đổi trong quá trình thực hiện.

Chiến lược 'Chấp nhận rủi ro' (Acceptance) được sử dụng khi đánh giá thấy rằng việc cố gắng giảm thiểu, né tránh hoặc chuyển giao rủi ro sẽ tốn kém hơn so với việc chấp nhận hậu quả nếu rủi ro xảy ra. Trong trường hợp này, dự án sẽ chấp nhận rủi ro và có thể lập kế hoạch dự phòng để đối phó nếu rủi ro trở thành hiện thực.

Stakeholder (Các bên liên quan) là bất kỳ cá nhân, nhóm người hoặc tổ chức nào có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng hoặc cảm nhận rằng họ bị ảnh hưởng bởi dự án. Quản lý các bên liên quan hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công của dự án.

Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) là mô hình cải tiến liên tục chất lượng, được phổ biến bởi W. Edwards Deming. Nó bao gồm bốn bước: Lập kế hoạch (Plan), Thực hiện (Do), Kiểm tra (Check), và Hành động (Act) để cải tiến liên tục quy trình và chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

Tam giác dự án, còn gọi là 'Bộ ba ràng buộc', bao gồm ba yếu tố cốt lõi: Phạm vi (Scope), Thời gian (Time), và Chi phí (Cost). Ba yếu tố này có mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ, thay đổi một yếu tố thường ảnh hưởng đến hai yếu tố còn lại.

Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) là công cụ chiến lược giúp đánh giá điểm mạnh, điểm yếu (nội bộ), cơ hội và thách thức (bên ngoài) của dự án hoặc tổ chức. Trong quản lý rủi ro, SWOT analysis giúp nhận diện các cơ hội (Opportunities) và thách thức (Threats) từ môi trường bên ngoài có thể ảnh hưởng đến dự án, từ đó xây dựng chiến lược ứng phó phù hợp.

Kiểm soát thay đổi cấu hình (Configuration Control) là quá trình đảm bảo rằng tất cả các thay đổi đối với cấu hình sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả dự án đều được xác định, đánh giá, phê duyệt và ghi lại một cách có hệ thống. Mục tiêu là duy trì tính toàn vẹn của cấu hình dự án và giảm thiểu các tác động tiêu cực từ các thay đổi không được kiểm soát.

WBS (Cấu trúc phân chia công việc) là công cụ quan trọng trong lập kế hoạch dự án, giúp chia nhỏ phạm vi dự án thành các gói công việc nhỏ hơn, dễ quản lý, phân công và ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí. Nó tạo nền tảng cho việc lập kế hoạch chi tiết và theo dõi tiến độ dự án.

Lessons Learned (Bài học kinh nghiệm) là quá trình thu thập, ghi nhận và phân tích những kinh nghiệm tốt và chưa tốt từ dự án đã hoàn thành. Mục đích chính là rút ra các bài học để cải thiện quy trình, phương pháp làm việc và hiệu suất cho các dự án tương lai, tránh lặp lại sai lầm và tận dụng kinh nghiệm thành công.

Request for Proposal (RFP - Yêu cầu đề xuất) được sử dụng khi dự án cần mua các sản phẩm hoặc dịch vụ phức tạp, đòi hỏi nhà cung cấp phải đưa ra các giải pháp kỹ thuật, phương án thực hiện, và thông tin chi tiết về năng lực, kinh nghiệm. RFP thường được dùng khi dự án cần sự sáng tạo và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên nhiều tiêu chí, không chỉ giá cả.

Responsibility Assignment Matrix (Ma trận phân công trách nhiệm) thường được biết đến với tên gọi RACI matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Đây là công cụ giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên dự án đối với từng công việc cụ thể, đảm bảo sự rõ ràng và tránh chồng chéo trách nhiệm.

Kanban là phương pháp quản lý dự án tập trung vào việc trực quan hóa luồng công việc (workflow), giới hạn công việc đang thực hiện (Work in Progress - WIP) để giảm tắc nghẽn, tăng hiệu quả và tốc độ dòng chảy công việc. Nó nhấn mạnh vào việc 'kéo' công việc khi có năng lực thay vì 'đẩy' công việc vào hệ thống.

Cấu trúc ma trận kết hợp ưu điểm của cấu trúc chức năng và cấu trúc dự án, tạo sự linh hoạt cao và cho phép các thành viên từ các bộ phận chức năng khác nhau làm việc cùng nhau trong dự án. Nó phù hợp khi dự án đòi hỏi chuyên môn đa dạng và sự phối hợp chặt chẽ.

Báo cáo trạng thái dự án (Status report) cung cấp thông tin tổng quan về tiến độ, chi phí, phạm vi và các vấn đề chính của dự án tại một thời điểm nhất định. Nó được thiết kế để cung cấp cái nhìn nhanh chóng và dễ hiểu cho các nhà quản lý cấp cao và các bên liên quan khác, giúp họ nắm bắt tình hình dự án và đưa ra quyết định kịp thời.

Agile là phương pháp quản lý dự án linh hoạt, nhấn mạnh vào khả năng thích ứng với thay đổi, làm việc theo từng giai đoạn ngắn (sprints), và tương tác thường xuyên với khách hàng để điều chỉnh sản phẩm/dịch vụ theo nhu cầu thực tế.

Ma trận rủi ro là công cụ trực quan hóa, giúp đánh giá và phân loại rủi ro dựa trên hai tiêu chí chính: mức độ nghiêm trọng (Impact) và khả năng xảy ra (Probability). Từ đó, ưu tiên xử lý các rủi ro có mức độ ảnh hưởng cao và khả năng xảy ra lớn.

Kế hoạch truyền thông dự án là tài liệu quan trọng, xác định rõ các yếu tố then chốt trong truyền thông dự án, bao gồm: thông tin gì cần truyền đạt, ai là người nhận thông tin, phương thức truyền đạt (ví dụ: báo cáo, email, cuộc họp), và tần suất truyền đạt (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) để đảm bảo thông tin được chia sẻ hiệu quả và kịp thời.

Scope creep (Lạm phát phạm vi) là tình trạng phạm vi dự án bị mở rộng một cách không kiểm soát, thường do thêm các yêu cầu mới không nằm trong kế hoạch ban đầu. Điều này có thể dẫn đến chậm trễ tiến độ, vượt quá ngân sách và giảm chất lượng dự án.

Giai đoạn Khởi đầu dự án (Project Initiation) là giai đoạn đầu tiên, tập trung vào việc xác định mục tiêu, phạm vi dự án ở mức cao, đánh giá tính khả thi (feasibility study), xác định các bên liên quan chính, và xin phê duyệt chính thức để bắt đầu dự án.

Earned Value Management (EVM) là phương pháp quản lý hiệu suất dự án tích hợp phạm vi, thời gian và chi phí để đo lường tiến độ và hiệu suất dự án. EVM cho phép so sánh công việc đã hoàn thành với kế hoạch ban đầu, giúp xác định dự án đang đi đúng tiến độ và ngân sách hay không.

Ước tính tương tự (Analogous estimating), còn gọi là ước tính từ trên xuống (top-down), sử dụng dữ liệu chi phí từ các dự án tương tự đã hoàn thành trong quá khứ để ước tính chi phí cho dự án hiện tại. Phương pháp này nhanh chóng và phù hợp khi thông tin chi tiết còn hạn chế ở giai đoạn đầu dự án.

WBS (Work Breakdown Structure - Cấu trúc phân chia công việc) là công cụ để phân chia phạm vi dự án thành các phần nhỏ hơn, phục vụ cho việc lập kế hoạch tổng thể, bao gồm cả kế hoạch tiến độ. Tuy nhiên, Gantt chart, PERT chart, và CPM là các công cụ TRỰC TIẾP sử dụng để lập kế hoạch và biểu diễn tiến độ dự án, trong khi WBS là nền tảng để xây dựng kế hoạch tiến độ, không phải là công cụ lập kế hoạch tiến độ trực tiếp.

Biểu đồ kiểm soát (Control Chart) là công cụ thống kê dùng để theo dõi hiệu suất của một quy trình theo thời gian. Nó giúp phát hiện các biến động bất thường (nằm ngoài giới hạn kiểm soát) trong quy trình, cho thấy quy trình có thể không ổn định hoặc có vấn đề cần được giải quyết để duy trì chất lượng.

Project Charter (Điều lệ dự án) là tài liệu chính thức, cấp phép cho sự tồn tại của dự án và trao quyền cho người quản lý dự án để sử dụng nguồn lực của tổ chức cho các hoạt động dự án. Nó xác định mục tiêu dự án ở mức cao, các bên liên quan chính, và phạm vi tổng quan, là cơ sở để bắt đầu giai đoạn lập kế hoạch chi tiết.

Biểu đồ Gantt là công cụ quản lý dự án phổ biến, thể hiện trực quan tiến độ dự án bằng cách hiển thị các công việc theo thời gian. Nó cho thấy thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và thời lượng của từng công việc, giúp theo dõi tiến độ dự án tổng thể.