Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Quản lý dự án – Đề 8

Quy trình kiểm soát thay đổi tích hợp là rất quan trọng để quản lý các thay đổi phát sinh trong dự án một cách có kiểm soát. Nó đảm bảo rằng mọi yêu cầu thay đổi đều được ghi nhận, đánh giá tác động, phê duyệt (nếu cần) và tích hợp vào kế hoạch dự án một cách nhất quán.

Lưới quyền lực/quan tâm là một công cụ phân tích các bên liên quan, chia họ thành bốn nhóm dựa trên mức độ quyền lực (khả năng gây ảnh hưởng) và mức độ quan tâm (mức độ bị ảnh hưởng hoặc quan tâm đến thành công của dự án). Từ đó, người quản lý dự án có thể xác định chiến lược giao tiếp và quản lý phù hợp cho từng nhóm bên liên quan.

Giai đoạn Lập kế hoạch là giai đoạn mà các nhà quản lý dự án và nhóm dự án tập trung vào việc xác định rõ mục tiêu, phạm vi, các công việc cần thiết, nguồn lực, thời gian và chi phí, từ đó xây dựng kế hoạch chi tiết để hướng dẫn quá trình thực hiện dự án.

Sprint là một khái niệm cốt lõi trong Agile, đặc biệt là Scrum. Nó là một khoảng thời gian ngắn, cố định (thường từ 1 đến 4 tuần) trong đó nhóm phát triển làm việc để hoàn thành một lượng công việc cụ thể và tạo ra một phiên bản có thể sử dụng được của sản phẩm.

EVM là một kỹ thuật quản lý hiệu suất dự án, tích hợp phạm vi, thời gian và chi phí để đánh giá khách quan tiến độ và hiệu quả sử dụng ngân sách dự án. EVM giúp phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn về chi phí và tiến độ để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.

Biểu đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án phổ biến, thể hiện trực quan lịch trình dự án, bao gồm danh sách công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc, cũng như mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng.

RFP (Request For Proposal - Yêu cầu đề xuất) là một tài liệu được sử dụng trong quy trình mua sắm dự án để mời các nhà cung cấp tiềm năng đưa ra đề xuất chi tiết về cách họ sẽ đáp ứng các yêu cầu của dự án, bao gồm giải pháp kỹ thuật, chi phí và lịch trình.

Kỹ năng lập trình là một kỹ năng 'cứng' (hard skill), liên quan đến kiến thức và khả năng kỹ thuật cụ thể. Kỹ năng mềm là các kỹ năng liên quan đến con người, giao tiếp, tương tác xã hội và quản lý bản thân, rất quan trọng đối với người quản lý dự án để làm việc hiệu quả với nhóm và các bên liên quan.

Bên liên quan (stakeholder) là một khái niệm rộng, bao gồm tất cả các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có lợi ích, quyền lợi hoặc mối quan tâm đến dự án, và do đó có thể bị ảnh hưởng bởi dự án hoặc có khả năng ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.

Theo PMBOK (Project Management Body of Knowledge), 'thu thập yêu cầu' là một hoạt động quan trọng trong nhóm quy trình Lập kế hoạch. Hoạt động này nhằm xác định và ghi lại chi tiết các nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan đối với dự án.

Giai đoạn kết thúc dự án là giai đoạn cuối cùng, bao gồm các hoạt động như hoàn tất tất cả các công việc còn lại, bàn giao sản phẩm/dịch vụ dự án cho khách hàng, nhận được sự chấp thuận chính thức, giải phóng nguồn lực dự án, đóng các hợp đồng và ghi lại bài học kinh nghiệm.

Khi có nhiều bên liên quan với các mục tiêu và ưu tiên khác nhau, thách thức lớn nhất là quản lý xung đột và đạt được sự đồng thuận. Người quản lý dự án cần có kỹ năng giao tiếp, đàm phán và giải quyết xung đột hiệu quả để hài hòa lợi ích của các bên liên quan và đảm bảo dự án đi đúng hướng.

Phương pháp Agile nhấn mạnh sự linh hoạt, khả năng thích ứng với thay đổi và phản hồi nhanh chóng từ khách hàng. Trái ngược với Waterfall, Agile chấp nhận và khuyến khích thay đổi trong suốt vòng đời dự án để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thực tế.

Phản ứng né tránh rủi ro là một chiến lược chủ động để loại bỏ hoàn toàn rủi ro. Điều này thường được thực hiện bằng cách thay đổi kế hoạch dự án, phạm vi công việc hoặc cách tiếp cận để loại bỏ nguyên nhân gây ra rủi ro hoặc bảo vệ dự án khỏi tác động của nó.

Điều lệ dự án là một văn bản chính thức, cấp phép cho sự tồn tại của dự án và trao quyền cho người quản lý dự án sử dụng nguồn lực của tổ chức để thực hiện các hoạt động dự án. Nó là bước khởi đầu quan trọng để chính thức hóa dự án.

Cấu trúc ma trận là loại hình tổ chức mà nhân viên có hai cấp trên: quản lý chức năng (theo phòng ban chuyên môn) và quản lý dự án. Điều này tạo ra sự cân bằng giữa chuyên môn hóa chức năng và tập trung vào dự án, nhưng cũng có thể gây ra xung đột về quyền lực và ưu tiên công việc.

Phương pháp đường găng (CPM) là một kỹ thuật lập lịch trình dự án, tập trung vào việc xác định đường găng - chuỗi các công việc phụ thuộc liên tiếp, quyết định tổng thời gian dự án. Bất kỳ sự chậm trễ nào trên đường găng đều ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành dự án.

Baseline (đường cơ sở) trong quản lý cấu hình dự án là một bản chụp (snapshot) của kế hoạch dự án đã được phê duyệt tại một thời điểm nhất định. Nó bao gồm phạm vi, lịch trình và chi phí dự án ban đầu, và được sử dụng làm cơ sở để đo lường và kiểm soát hiệu suất dự án trong quá trình thực hiện.

PDCA (Plan-Do-Check-Act) là một chu trình cải tiến liên tục, còn được gọi là chu trình Deming hoặc Shewhart. Nó được sử dụng rộng rãi trong quản lý chất lượng để liên tục cải thiện quy trình và sản phẩm/dịch vụ.

Ma trận trách nhiệm (RAM) hoặc ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) là công cụ giúp phân định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng thành viên nhóm dự án đối với từng công việc hoặc hoạt động cụ thể trong dự án, tránh sự chồng chéo hoặc bỏ sót trách nhiệm.

Người quản lý dự án có vai trò trung tâm trong việc lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát tất cả các khía cạnh của dự án. Trách nhiệm chính của họ là đảm bảo dự án thành công, nghĩa là đạt được các mục tiêu đề ra trong các ràng buộc về phạm vi, thời gian và chi phí.

Báo cáo tiến độ là một công cụ truyền thông quan trọng, cung cấp thông tin cập nhật về tình hình dự án cho các bên liên quan chính (stakeholders), bao gồm nhà tài trợ dự án, khách hàng, ban quản lý cấp cao và các thành viên nhóm dự án liên quan.

Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) là một kỹ thuật phân tích chiến lược, thường được sử dụng trong giai đoạn khởi đầu hoặc lập kế hoạch dự án để đánh giá môi trường bên trong và bên ngoài dự án. CPM, PERT và Gantt chart là các kỹ thuật lập kế hoạch lịch trình dự án.

Khi đối mặt với vấn đề, bước đầu tiên quan trọng nhất là phân tích kỹ lưỡng để hiểu rõ bản chất vấn đề, xác định nguyên nhân gốc rễ và đánh giá các lựa chọn giải quyết. Dựa trên phân tích này, người quản lý dự án mới có thể đưa ra quyết định và hành động phù hợp.

Phân tích định lượng rủi ro sử dụng các phương pháp toán học và thống kê để định lượng mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu dự án (ví dụ: chi phí, thời gian). Ngược lại, phân tích định tính rủi ro tập trung vào việc đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của rủi ro dựa trên đánh giá chủ quan và kinh nghiệm, thường sử dụng ma trận rủi ro.

Bài học kinh nghiệm (lessons learned) là quá trình thu thập, phân tích và ghi lại các kinh nghiệm tích cực và tiêu cực, các thành công và thất bại trong quá trình thực hiện dự án. Mục đích là để chia sẻ kiến thức và cải thiện hiệu suất cho các dự án trong tương lai.

Ma trận rủi ro là công cụ trực quan giúp đánh giá và phân loại rủi ro dựa trên hai yếu tố chính: mức độ nghiêm trọng (impact) và khả năng xảy ra (probability). Từ đó, nhà quản lý dự án có thể ưu tiên xử lý các rủi ro quan trọng nhất.

Hợp đồng trọn gói (Fixed-price contract) quy định một mức giá cố định cho toàn bộ dự án hoặc một phần công việc cụ thể. Nhà thầu chịu trách nhiệm hoàn thành công việc trong phạm vi giá đã thỏa thuận, bất kể chi phí thực tế phát sinh cao hay thấp hơn.

Tam giác sắt (hay ràng buộc ba) trong quản lý dự án bao gồm Phạm vi (Scope), Thời gian (Time), và Chi phí (Cost). Ba yếu tố này có mối quan hệ mật thiết và cần được cân bằng để đảm bảo dự án thành công.

WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure (Cấu trúc phân chia công việc). Đây là một công cụ quan trọng trong quản lý phạm vi dự án, giúp chia nhỏ toàn bộ dự án thành các gói công việc nhỏ hơn, dễ quản lý, phân công và theo dõi tiến độ.