Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Thực hành kế toán máy – Đề 4

Sổ chi tiết tài khoản cung cấp thông tin chi tiết về tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư của *một tài khoản kế toán cụ thể* (ví dụ: sổ chi tiết tài khoản 131 - Phải thu khách hàng, sổ chi tiết tài khoản 111 - Tiền mặt). Nó giúp theo dõi chi tiết biến động của từng tài khoản.

Phân hệ quản lý kho có thể là một phần của hệ thống ERP hoặc phần mềm quản lý kho độc lập, không phải là thành phần *bắt buộc* của một phần mềm kế toán *cơ bản*. Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán bao gồm cơ sở dữ liệu kế toán, giao diện người dùng và các chức năng xử lý nghiệp vụ kế toán cốt lõi.

Tài khoản 152 (Nguyên vật liệu), cùng với các tài khoản khác như 155 (Thành phẩm), 156 (Hàng hóa), thuộc nhóm hàng tồn kho, được sử dụng để theo dõi giá trị các loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp.

Sổ nhật ký chung điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và không gian lưu trữ so với sổ sách giấy truyền thống. Ngoài ra, việc tìm kiếm, truy xuất thông tin trên sổ điện tử cũng nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Phương pháp bút toán điều chỉnh (ghi bút toán âm hoặc bút toán bổ sung) được ưu tiên vì nó đảm bảo dấu vết kiểm toán, minh bạch quá trình sửa sai và giữ nguyên lịch sử giao dịch. Xóa bút toán sai có thể làm mất dấu vết và gây khó khăn cho việc kiểm tra.

Bảng cân đối phát sinh là báo cáo tổng hợp, liệt kê số dư đầu kỳ, tổng phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối kỳ của tất cả các tài khoản kế toán. Nó giúp kiểm tra tính cân đối giữa tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có, cũng như cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính.

Thách thức lớn nhất khi chuyển đổi sang kế toán máy thường là sự thay đổi quy trình làm việc hiện tại và cần đào tạo lại nhân viên để sử dụng phần mềm mới. Chi phí đầu tư, tích hợp hệ thống, và bảo mật dữ liệu cũng là những vấn đề quan trọng nhưng thường không phải là thách thức *lớn nhất* so với thay đổi quy trình và đào tạo nhân sự.

Sao lưu dữ liệu định kỳ và thường xuyên là yếu tố then chốt để bảo vệ dữ liệu kế toán khỏi mất mát do sự cố phần cứng, virus, hoặc lỗi người dùng. Việc sao lưu nên được thực hiện tự động và thường xuyên, không chỉ vào cuối kỳ hoặc khi có yêu cầu đặc biệt.

Kiểm toán viên có vai trò kiểm tra, đánh giá tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính do đơn vị được kiểm toán lập. Họ không có trách nhiệm nhập liệu hoặc sửa chữa sai sót trong dữ liệu kế toán. Việc nhập liệu và sửa chữa sai sót là trách nhiệm của bộ phận kế toán đơn vị.

Mã đối tượng (mã khách hàng, mã nhà cung cấp) là định danh duy nhất cho mỗi khách hàng, nhà cung cấp trong phần mềm kế toán. Nó giúp quản lý danh mục đối tượng, theo dõi lịch sử giao dịch và công nợ chi tiết với từng đối tượng.

Tích hợp phần mềm kế toán với các hệ thống khác giúp dữ liệu giữa các bộ phận liên quan (bán hàng, kho, kế toán,...) được đồng bộ và trao đổi tự động, giảm thiểu công sức nhập liệu trùng lặp, tăng hiệu quả và tính nhất quán của dữ liệu.

Với phần mềm kế toán đám mây, dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp bên ngoài doanh nghiệp. Rủi ro bảo mật lớn nhất là khả năng truy cập trái phép từ bên ngoài vào dữ liệu này, đòi hỏi nhà cung cấp phải có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ.

Bút toán ghi sổ (posting) là quá trình chuyển dữ liệu từ nhật ký chung (nơi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian) sang sổ cái (nơi tổng hợp và phân loại các nghiệp vụ theo tài khoản), để hình thành nên các số liệu kế toán tổng hợp.

Khóa sổ kế toán là thao tác nghiệp vụ quan trọng, nhằm mục đích bảo toàn dữ liệu kế toán của kỳ đã hoàn thành, ngăn chặn mọi sự chỉnh sửa, đảm bảo tính pháp lý và tin cậy của báo cáo tài chính.

Phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu được thiết kế chuyên biệt để quản lý các khoản phải thu từ khách hàng phát sinh từ hoạt động bán hàng, bao gồm theo dõi chi tiết công nợ, lập báo cáo công nợ, và quản lý quá trình thu hồi nợ.

Hệ thống tài khoản kế toán phải tuân thủ theo các quy định của chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành do Bộ Tài chính ban hành. Điều này đảm bảo tính thống nhất, minh bạch và khả năng so sánh của thông tin kế toán giữa các doanh nghiệp.

Báo cáo quản trị nội bộ là loại báo cáo được thiết kế riêng theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, không thuộc nhóm báo cáo tài chính cơ bản theo chuẩn mực kế toán. Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là các báo cáo tài chính cơ bản.

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng người dùng tối đa không giới hạn thường không phải là ưu tiên hàng đầu. Quan trọng hơn là phần mềm phải đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ, giá cả hợp lý và có khả năng tùy biến để phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.

Kỳ kế toán là khoảng thời gian xác định (tháng, quý, năm) mà doanh nghiệp thực hiện các công việc kế toán, ghi nhận nghiệp vụ, tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính. Kỳ kế toán giúp doanh nghiệp và các bên liên quan đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh theo định kỳ.

Đối chiếu chứng từ gốc với dữ liệu đã nhập là bước quan trọng để phát hiện và sửa chữa sai sót, đảm bảo dữ liệu kế toán chính xác và đầy đủ.

Chức năng phân quyền người dùng trong phần mềm kế toán cho phép quản trị viên hệ thống kiểm soát quyền truy cập và thao tác dữ liệu của từng người dùng (ví dụ: người dùng nào được xem báo cáo nào, người dùng nào được nhập liệu chứng từ nào). Điều này đảm bảo tính bảo mật, phân định trách nhiệm và kiểm soát nội bộ.

Phiếu kế toán điện tử (hay còn gọi là chứng từ nghiệp vụ khác) thường được sử dụng để ghi nhận các nghiệp vụ điều chỉnh, kết chuyển cuối kỳ, hoặc các nghiệp vụ nội bộ không có chứng từ gốc từ bên ngoài doanh nghiệp (ví dụ: kết chuyển chi phí khấu hao, phân bổ chi phí trả trước).

Chữ ký số giúp xác thực nguồn gốc và tính toàn vẹn của chứng từ, báo cáo điện tử, tăng tính pháp lý và giúp giảm chi phí giấy tờ, tăng tốc độ xử lý. Tuy nhiên, chữ ký số không trực tiếp tự động kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu kế toán. Việc kiểm tra này vẫn cần các chức năng kiểm tra, đối chiếu của phần mềm và nghiệp vụ kế toán.

Phần mềm kế toán máy tự động hóa nhiều công đoạn, giúp xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác và giảm thiểu lỗi do con người gây ra so với phương pháp kế toán thủ công.

Kết chuyển lãi lỗ là nghiệp vụ cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm) để xác định kết quả kinh doanh (lãi hoặc lỗ) của kỳ đó. Chức năng này tập hợp doanh thu, chi phí và tính toán lợi nhuận/lỗ, sau đó chuyển số lãi/lỗ vào tài khoản lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.

Tính năng đa tiền tệ trong phần mềm kế toán cho phép doanh nghiệp ghi nhận và xử lý các giao dịch kinh tế phát sinh bằng nhiều loại tiền tệ khác nhau (ví dụ: USD, EUR, JPY,...), tự động quy đổi về đồng tiền hạch toán chính, phục vụ cho các doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu hoặc giao dịch quốc tế.

Phân hệ 'Kế toán vốn bằng tiền' tập trung vào quản lý các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra thuộc về phân hệ mua hàng, bán hàng hoặc phân hệ thuế, không thuộc phân hệ vốn bằng tiền.

Chức năng tổng hợp và lên báo cáo tài chính trong phần mềm kế toán chủ yếu sử dụng dữ liệu từ sổ cái các tài khoản. Sổ cái là nơi tổng hợp và phân loại các nghiệp vụ theo từng tài khoản, cung cấp số liệu tổng hợp để lập các báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh,...

Doanh nghiệp lớn, phức tạp thường ưu tiên lựa chọn phần mềm ERP tích hợp phân hệ kế toán. ERP là giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp, bao gồm nhiều phân hệ (kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất,...) hoạt động đồng bộ, đáp ứng nhu cầu quản lý toàn diện và phức tạp của doanh nghiệp lớn.

Sao lưu toàn bộ dữ liệu kế toán hiện tại là bước cực kỳ quan trọng trước khi nâng cấp phần mềm. Điều này đảm bảo dữ liệu không bị mất mát hoặc hư hỏng trong quá trình nâng cấp, và có thể khôi phục lại nếu có sự cố xảy ra.