Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Tổ chức bộ máy quản lý – Đề 8

Tái cấu trúc bộ máy quản lý nên được dẫn dắt bởi sự thay đổi trong chiến lược kinh doanh của tổ chức. Mục tiêu là tạo ra một cơ cấu tổ chức phù hợp để hỗ trợ và thực hiện hiệu quả chiến lược mới. Các lựa chọn khác có thể là một phần của quá trình tái cấu trúc nhưng không phải là ưu tiên hàng đầu.

Tầm quản lý (hay còn gọi là tầm kiểm soát) là số lượng nhân viên trực tiếp báo cáo cho một nhà quản lý. Tầm quản lý hiệu quả ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức (tầm quản lý rộng tạo cấu trúc phẳng, tầm quản lý hẹp tạo cấu trúc phân cấp).

Cơ cấu ma trận, với việc nhân viên chịu sự quản lý của hai cấp trên, dễ dẫn đến tình trạng xung đột vai trò khi yêu cầu và ưu tiên từ hai phía quản lý không thống nhất hoặc mâu thuẫn. Các cơ cấu khác ít có khả năng gây ra xung đột vai trò do hệ thống báo cáo đơn giản hơn.

Phân quyền mang lại nhiều lợi ích, nhưng phân quyền quá mức có thể dẫn đến rủi ro mất kiểm soát từ cấp quản lý trung tâm, thiếu sự thống nhất trong các hoạt động của tổ chức và khó đảm bảo rằng các bộ phận hoạt động theo mục tiêu chung. Các lựa chọn khác mô tả nhược điểm của tập quyền hoặc không liên quan đến rủi ro của phân quyền quá mức.

Phân công lao động là nguyên tắc chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ chuyên biệt và giao cho các cá nhân hoặc bộ phận có chuyên môn phù hợp. Mục đích chính là tăng năng suất và hiệu quả thông qua chuyên môn hóa và tập trung vào thế mạnh. Các lựa chọn khác không phải là mục đích chính của phân công lao động.

Nguyên tắc thống nhất chỉ huy đảm bảo rằng mỗi nhân viên chỉ nhận lệnh và báo cáo cho một người quản lý duy nhất, tránh sự chồng chéo, mâu thuẫn trong chỉ đạo và tăng cường trách nhiệm. Các lựa chọn khác diễn giải sai hoặc không đầy đủ về nguyên tắc này.

Mặc dù có ưu điểm về chuyên môn hóa, cơ cấu trực tuyến - chức năng dễ gặp khó khăn trong phối hợp hoạt động giữa các phòng ban do sự phân chia chức năng rõ ràng có thể tạo ra rào cản giao tiếp và hợp tác. Các lựa chọn khác không phải là nhược điểm chính của cơ cấu này.

Mặc dù sự hài lòng của nhân viên là quan trọng, mục tiêu chính của thiết kế bộ máy quản lý là đảm bảo hiệu quả hoạt động, thích ứng và đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức. Tối đa hóa sự hài lòng của *tất cả* nhân viên có thể là mục tiêu lý tưởng nhưng không phải là mục tiêu thiết yếu và đôi khi mâu thuẫn với hiệu quả hoạt động.

Cơ cấu ma trận với tính linh hoạt cao, khả năng phối hợp tốt và tập trung nguồn lực theo dự án/sản phẩm là lựa chọn phù hợp cho môi trường phức tạp và đa dạng sản phẩm. Các cơ cấu khác ít linh hoạt hơn hoặc tập trung vào chuyên môn hóa chức năng, không phù hợp bằng trong trường hợp này.

Cơ cấu tổ chức theo khách hàng phân chia tổ chức thành các đơn vị tập trung phục vụ các nhóm khách hàng mục tiêu khác nhau (ví dụ: khách hàng doanh nghiệp, khách hàng cá nhân, khách hàng chính phủ). Mục đích là đáp ứng tốt hơn nhu cầu và đặc điểm riêng của từng nhóm khách hàng. Các lựa chọn khác mô tả cơ sở phân chia của các loại cơ cấu tổ chức khác.

Cơ cấu tổ chức theo địa lý cho phép doanh nghiệp tập trung đáp ứng nhu cầu và điều kiện đặc thù của từng khu vực thị trường. Các đơn vị địa lý có thể linh hoạt điều chỉnh hoạt động để phù hợp với văn hóa, luật pháp và thị hiếu của địa phương. Các lựa chọn khác không phải là ưu điểm chính của cơ cấu này.

Cơ cấu tổ chức kiểu tháp (còn gọi là cơ cấu phân cấp) có nhiều cấp bậc quản lý, tạo thành hình dạng 'tháp'. Do đó, tầm quản lý của mỗi nhà quản lý thường hẹp, và thông tin thường lưu chuyển theo chiều dọc. Các lựa chọn khác mô tả đặc điểm của cơ cấu phẳng hoặc cơ cấu ngang.

Cơ cấu chức năng hiệu quả khi doanh nghiệp hoạt động trong một lĩnh vực kinh doanh tương đối ổn định và tập trung. Khi doanh nghiệp mở rộng sang nhiều lĩnh vực, cơ cấu chức năng trở nên kém hiệu quả do khó phối hợp giữa các chức năng khác nhau cho từng lĩnh vực và thiếu tính linh hoạt. Lúc này, cần xem xét chuyển sang cơ cấu theo đơn vị hoặc ma trận. Các lựa chọn khác không phải là lý do khiến cơ cấu chức năng kém hiệu quả.

Văn hóa tổ chức có ảnh hưởng sâu sắc đến cách thức bộ máy quản lý vận hành. Nó định hình các giá trị, chuẩn mực, hành vi, từ đó ảnh hưởng đến giao tiếp, phối hợp, ra quyết định và các quy trình làm việc trong tổ chức. Các lựa chọn khác đánh giá sai hoặc không đầy đủ về vai trò của văn hóa tổ chức.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập và môi trường ổn định, cơ cấu tổ chức trực tuyến đơn giản là phù hợp nhất. Nó dễ quản lý, chi phí thấp và tập trung quyền lực, giúp ra quyết định nhanh chóng. Các cơ cấu khác phức tạp hơn và có thể không cần thiết hoặc hiệu quả trong giai đoạn đầu của doanh nghiệp nhỏ.

Bộ máy quản lý theo chiều ngang nhấn mạnh sự phối hợp và cộng tác giữa các bộ phận, giảm thiểu phân cấp và tăng cường tính linh hoạt. Các lựa chọn khác mô tả đặc điểm của bộ máy quản lý theo chiều dọc hoặc các hình thức tổ chức khác.

Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức nên dựa trên các yếu tố khách quan như quy mô, công nghệ, môi trường kinh doanh. Sở thích cá nhân của nhà quản lý không nên là yếu tố quyết định vì nó có thể không phù hợp với lợi ích chung của tổ chức. Các yếu tố khác đều có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của cơ cấu tổ chức.

Thiếu cơ cấu quản lý rõ ràng sẽ dẫn đến sự hỗn loạn, chồng chéo trong công việc, thiếu trách nhiệm và khó khăn trong phối hợp hoạt động. Cơ cấu quản lý là khung sườn để tổ chức hoạt động hiệu quả. Các lựa chọn khác mô tả những lợi ích không thực tế hoặc không liên quan đến việc thiếu cơ cấu.

Xu hướng hiện đại trong thiết kế bộ máy quản lý là hướng tới sự linh hoạt, phi tập trung, sử dụng công nghệ và các mô hình tổ chức phẳng, mạng lưới. Tập trung quyền lực vào cấp cao nhất là xu hướng ngược lại, thể hiện cơ cấu tổ chức truyền thống và kém linh hoạt. Các lựa chọn khác đều phản ánh xu hướng hiện đại.

Ủy quyền là quá trình nhà quản lý cấp trên giao quyền lực và trách nhiệm thực hiện một nhiệm vụ cụ thể cho cấp dưới. Ủy quyền hiệu quả giúp giảm tải cho cấp trên, phát triển năng lực cho cấp dưới và nâng cao hiệu quả chung. Các lựa chọn khác mô tả các nguyên tắc quản lý khác hoặc không đúng về ủy quyền.

Tổ chức mạng lưới nổi bật với tính linh hoạt, phi tập trung và dựa trên các mối quan hệ hợp tác, liên kết giữa các đơn vị hoặc tổ chức độc lập. Mô hình này cho phép tận dụng chuyên môn hóa bên ngoài và thích ứng nhanh với thay đổi. Các lựa chọn khác mô tả đặc điểm của các loại cơ cấu tổ chức truyền thống hoặc phân cấp.

Cơ cấu đơn vị phân chia tổ chức thành các đơn vị tự quản lý dựa trên các tiêu chí như chức năng (ít phổ biến hơn), khu vực địa lý, dòng sản phẩm/dịch vụ hoặc nhóm khách hàng. Các lựa chọn khác liệt kê các loại cơ cấu tổ chức hoặc các tiêu chí không phù hợp.

Trong cơ cấu theo sản phẩm, mỗi đơn vị sản phẩm được tổ chức như một 'công ty con' thu nhỏ, chịu trách nhiệm toàn diện về tất cả các chức năng kinh doanh cần thiết để phát triển, sản xuất, marketing và bán sản phẩm đó. Điều này tạo ra tính tự chủ và trách nhiệm cao cho từng đơn vị sản phẩm.

Cơ cấu ma trận đặc trưng bởi việc nhân viên chịu sự quản lý đồng thời của hai cấp trên: một quản lý theo chức năng và một quản lý theo dự án/sản phẩm. Điều này tạo ra sự phức tạp nhưng cũng tăng cường tính linh hoạt và phối hợp.

Cơ cấu tổ chức phẳng đặc trưng bởi việc giảm thiểu số lượng cấp bậc quản lý trung gian, tạo ra một cấu trúc 'phẳng' hơn. Điều này giúp tăng tính linh hoạt, giảm thời gian ra quyết định và khuyến khích sự tự chủ của nhân viên. Các lựa chọn khác mô tả đặc điểm của cơ cấu tổ chức phân cấp hoặc phức tạp hơn.

Tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá hiệu quả của bộ máy quản lý là khả năng giúp tổ chức đạt được mục tiêu chiến lược. Bộ máy quản lý tốt phải hỗ trợ thực hiện chiến lược và mang lại kết quả kinh doanh. Các tiêu chí khác (hài lòng nhân viên, chi phí, tuân thủ) cũng quan trọng nhưng là yếu tố hỗ trợ, không phải là tiêu chí đánh giá hiệu quả cốt lõi.

Trong môi trường toàn cầu hóa, các cơ cấu tổ chức linh hoạt như ma trận toàn cầu hoặc mạng lưới ngày càng phổ biến. Chúng cho phép doanh nghiệp phối hợp hoạt động trên quy mô quốc tế, tận dụng lợi thế toàn cầu và thích ứng với sự đa dạng của thị trường. Các cơ cấu khác có thể không đủ linh hoạt hoặc phạm vi để quản lý hiệu quả hoạt động đa quốc gia.

Cơ cấu chức năng tạo điều kiện cho chuyên môn hóa sâu trong từng bộ phận (marketing, sản xuất, tài chính...), giúp nâng cao hiệu quả hoạt động trong từng lĩnh vực chuyên môn. Các lựa chọn khác mô tả ưu điểm của các loại cơ cấu tổ chức khác (ví dụ: cơ cấu ma trận, cơ cấu đơn vị).

Sơ đồ tổ chức là công cụ hữu ích để minh họa cơ cấu tổ chức, làm rõ mối quan hệ báo cáo, vai trò của nhân viên và hỗ trợ truyền thông. Tuy nhiên, bản thân sơ đồ tổ chức không trực tiếp tăng cường khả năng ra quyết định nhanh chóng; tốc độ ra quyết định phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như phân quyền, quy trình và văn hóa tổ chức.

Tổ chức ảo là mô hình dựa trên mạng lưới các cá nhân hoặc tổ chức độc lập, liên kết với nhau thông qua công nghệ thông tin và truyền thông. Công nghệ là yếu tố then chốt để duy trì liên lạc, phối hợp và thực hiện công việc trong mô hình này. Các lựa chọn khác không phải là yếu tố cốt lõi của tổ chức ảo.