Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Tổ chức bộ máy quản lý – Đề 6

Mục tiêu cốt lõi của thiết kế cơ cấu tổ chức là phân chia công việc thành các bộ phận, vị trí và thiết lập mối quan hệ phối hợp giữa chúng để đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu chung. Các lựa chọn khác chỉ là mục tiêu thứ yếu hoặc không chính xác.

Cơ cấu mạng lưới có tính linh hoạt cao nhất do các đơn vị thành viên độc lập, liên kết lỏng lẻo, dễ dàng thay đổi mối quan hệ và cấu trúc khi môi trường thay đổi. Các cơ cấu khác có tính cứng nhắc và khó thích ứng hơn.

Nguyên tắc thống nhất chỉ huy yêu cầu mỗi nhân viên chỉ nên báo cáo và nhận lệnh từ một cấp trên trực tiếp duy nhất. Điều này giúp tránh mâu thuẫn chỉ đạo, đảm bảo trách nhiệm rõ ràng và hiệu quả công việc. Các lựa chọn khác không phải là nội dung của nguyên tắc này.

Phân cấp quản lý (ủy quyền) đặc biệt quan trọng khi tổ chức có quy mô lớn, hoạt động phức tạp và đa dạng. Phân cấp giúp giảm tải cho lãnh đạo cấp cao, tăng tính linh hoạt và hiệu quả hoạt động ở các cấp cơ sở. Các lựa chọn khác mô tả tình huống ít cần hoặc không phù hợp với phân cấp.

Cơ cấu mạng lưới là tập hợp các đơn vị độc lập liên kết với nhau thông qua hợp đồng, thỏa thuận hợp tác để thực hiện các hoạt động kinh doanh. Mối quan hệ này linh hoạt, dựa trên sự tự nguyện và lợi ích chung, khác với quan hệ hành chính hoặc sở hữu vốn.

Mức độ phân cấp của tổ chức (cơ cấu tổ chức cao hay phẳng) là kết quả của việc lựa chọn tầm hạn quản lý (tầm hạn hẹp tạo cơ cấu cao, tầm hạn rộng tạo cơ cấu phẳng), chứ không phải là yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản lý. Các yếu tố còn lại (năng lực, tính chất công việc, phong cách lãnh đạo) đều ảnh hưởng đến việc nhà quản lý có thể quản lý bao nhiêu nhân viên hiệu quả.

Cơ cấu chức năng tập trung các chuyên gia cùng lĩnh vực vào một bộ phận, giúp tăng cường chuyên môn hóa và hiệu quả trong từng chức năng (ví dụ: sản xuất, marketing, tài chính). Các ưu điểm khác không phải là ưu điểm chính hoặc không đặc trưng cho cơ cấu chức năng.

Thiết kế bộ máy quản lý hiệu quả đòi hỏi sự cân bằng giữa nhiều yếu tố đối lập nhưng bổ sung cho nhau: chuyên môn hóa và tổng quát, ổn định và linh hoạt, tập trung và phân tán. Cân bằng các yếu tố này giúp tổ chức vừa hiệu quả trong hoạt động hàng ngày, vừa có khả năng thích ứng với thay đổi.

Chuyên môn hóa công việc (phân công lao động) giúp nhân viên tập trung vào một công việc cụ thể, từ đó tích lũy kinh nghiệm, kỹ năng và nâng cao năng suất, hiệu quả. Các lựa chọn khác không phải là lợi ích chính hoặc thậm chí là nhược điểm của chuyên môn hóa (ví dụ: công việc có thể trở nên đơn điệu).

Xu hướng hiện đại là hướng tới cơ cấu tổ chức linh hoạt, phẳng, ít cấp bậc, tăng cường phân quyền, trao quyền cho nhân viên để thích ứng nhanh với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng. Các lựa chọn khác đi ngược lại xu hướng này.

Cơ cấu ma trận có nhân viên chịu sự quản lý đồng thời của hai cấp (theo chức năng và theo dự án/sản phẩm), dễ dẫn đến mâu thuẫn chỉ đạo, khó xác định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng. Đây là nhược điểm nổi bật nhất của cơ cấu này.

Quy mô và chiến lược kinh doanh (ví dụ: đa dạng hóa, tập trung hóa) là yếu tố quyết định cơ cấu tổ chức. Doanh nghiệp lớn và chiến lược phức tạp thường cần cơ cấu phức tạp hơn. Các yếu tố khác ít quan trọng hơn hoặc không phải yếu tố then chốt.

Sơ đồ tổ chức chủ yếu tập trung vào việc mô tả cơ cấu, các bộ phận và mối quan hệ giữa chúng. Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận không phải là mục đích trực tiếp của sơ đồ tổ chức, mà là công việc của hệ thống quản lý hiệu suất. Các lựa chọn khác đều là mục đích chính của sơ đồ tổ chức.

Tái cơ cấu tổ chức thường gây ra sự bất ổn và lo lắng cho nhân viên. Truyền thông hiệu quả, giải thích rõ ràng mục tiêu, quá trình và lợi ích của tái cơ cấu là yếu tố quan trọng để giảm thiểu sự phản kháng và đảm bảo thành công. Các lựa chọn khác không phải là yếu tố quan trọng nhất hoặc có thể gây phản tác dụng.

Cơ cấu bộ phận theo sản phẩm giúp xác định rõ trách nhiệm và kết quả hoạt động của từng dòng sản phẩm, tạo động lực và khả năng phản ứng nhanh với thị trường sản phẩm đó. Các lựa chọn khác không phải là ưu điểm chính hoặc không đặc trưng cho cơ cấu này.

Phân quyền có nghĩa là giao quyền quyết định xuống cấp dưới, do đó có thể làm giảm tính thống nhất tuyệt đối trong quyết định và hành động so với tập trung quyền lực. Các lựa chọn khác là ưu điểm của phân quyền.

Tập trung quyền lực (centralization) giúp đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ cao trong các quyết định, do các quyết định quan trọng được đưa ra từ trung tâm. Các lựa chọn khác mô tả ưu điểm của phân quyền (decentralization) hoặc không phải là ưu điểm của tập trung quyền lực.

Cơ cấu trực tuyến (đường thẳng) đơn giản, dễ quản lý, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít cấp quản lý và quy mô hoạt động chưa phức tạp. Các cơ cấu khác phức tạp hơn và phù hợp với doanh nghiệp lớn hoặc có hoạt động đa dạng.

Cơ cấu theo địa lý phù hợp khi doanh nghiệp hoạt động trên nhiều vùng địa lý khác nhau, nơi có sự khác biệt lớn về thị trường, văn hóa, pháp lý. Cơ cấu này giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu đặc thù của từng khu vực.

Phân quyền quá mức có thể dẫn đến mất kiểm soát từ trung ương, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận do mỗi bộ phận có quá nhiều quyền tự chủ, làm giảm tính thống nhất của tổ chức. Các lựa chọn khác không phải là rủi ro chính của phân quyền quá mức.

Cơ cấu bộ phận (divisional structure) phù hợp với tập đoàn lớn, đa ngành vì nó chia tổ chức thành các bộ phận tự chủ (ví dụ: theo sản phẩm, thị trường, khách hàng), giúp quản lý hiệu quả các hoạt động đa dạng. Các cơ cấu khác kém phù hợp với quy mô và độ phức tạp của tập đoàn đa ngành.

Tầm hạn quản lý (hay còn gọi là tầm kiểm soát) là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản lý có thể trực tiếp quản lý và kiểm soát hiệu quả. Tầm hạn quản lý ảnh hưởng đến chiều dọc và chiều ngang của cơ cấu tổ chức.

Nguyên tắc tối đa hóa lợi nhuận là mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp, không phải là nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý. Các nguyên tắc còn lại (thống nhất chỉ huy, tập trung dân chủ, linh hoạt và thích ứng) đều là các nguyên tắc quan trọng trong tổ chức bộ máy quản lý.

Trong môi trường cạnh tranh toàn cầu, doanh nghiệp cần linh hoạt, nhanh chóng thích ứng với thay đổi, hướng tới khách hàng. Do đó, xu hướng là cơ cấu phẳng hơn, phân quyền mạnh mẽ hơn, tập trung vào khách hàng và thị trường. Các lựa chọn khác đi ngược lại xu hướng này.

Tổ chức phẳng có ít cấp bậc quản lý, khoảng cách giữa cấp cao nhất và cấp thấp nhất ngắn. Điều này đồng nghĩa với tầm hạn quản lý rộng, mỗi nhà quản lý quản lý nhiều nhân viên trực tiếp. Các lựa chọn khác mô tả đặc điểm của tổ chức 'cao' (tall organization).

Trong sơ đồ tổ chức, hình chữ nhật thường được dùng để biểu thị các vị trí (ví dụ: Giám đốc, Trưởng phòng) hoặc các bộ phận (ví dụ: Phòng Marketing, Bộ phận sản xuất) trong tổ chức. Các đường kẻ nối giữa các hình chữ nhật thể hiện mối quan hệ báo cáo.

Cơ cấu theo chức năng là một hình thức cơ cấu tổ chức khác, tập trung vào các chức năng chuyên môn (ví dụ: marketing, sản xuất). Cơ cấu theo sản phẩm, khách hàng, địa lý là các hình thức cơ cấu theo bộ phận (divisional structure), chia tổ chức thành các bộ phận tự chủ dựa trên các tiêu chí khác nhau.

Luật pháp và chính sách của nhà nước thuộc về môi trường bên ngoài của tổ chức, tác động đến hoạt động và cơ cấu tổ chức. Các yếu tố còn lại (văn hóa, nguồn lực, công nghệ) là các yếu tố thuộc môi trường bên trong tổ chức.

Trong cơ cấu trực tuyến - chức năng, các phòng ban chức năng đóng vai trò tham mưu, tư vấn chuyên môn cho lãnh đạo trực tuyến (người ra quyết định và chịu trách nhiệm chính). Họ không có quyền ra quyết định trực tiếp hoặc điều hành sản xuất.

Đường kẻ liền nét trong sơ đồ tổ chức thường biểu thị mối quan hệ trực tuyến, tức là mối quan hệ báo cáo trực tiếp, thể hiện cấp trên - cấp dưới trong hệ thống quản lý. Đường kẻ đứt nét thường biểu thị mối quan hệ tham mưu, chức năng hoặc hỗ trợ.