Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Tổ chức bộ máy quản lý – Đề 2

Chuyển đổi sang cơ cấu linh hoạt đòi hỏi thay đổi lớn về văn hóa tổ chức, tư duy quản lý, từ tập trung kiểm soát sang trao quyền, khuyến khích hợp tác và tự chủ. Đây là thách thức lớn nhất, khó khăn hơn so với vấn đề công nghệ, nhân sự hay kiểm soát.

Phân quyền (decentralization) chuyển giao quyền ra quyết định xuống các cấp thấp hơn, giúp tổ chức linh hoạt hơn, khuyến khích sự chủ động và trách nhiệm của nhân viên, đồng thời giúp ra quyết định nhanh chóng hơn. Các lựa chọn khác mô tả đặc điểm của tập trung quyền lực hoặc nhược điểm của phân quyền không hiệu quả.

Giao quyền (delegation) là việc nhà quản lý ủy quyền cho cấp dưới thực hiện một phần công việc và trách nhiệm của mình. Mục đích chính là giảm tải cho nhà quản lý, đồng thời tạo cơ hội phát triển năng lực, sự chủ động và trách nhiệm cho nhân viên. Các lựa chọn khác mô tả mục tiêu ngược lại hoặc không phải mục đích chính của giao quyền.

Sơ đồ tổ chức giúp minh họa cơ cấu, mối quan hệ, giao tiếp và cung cấp cái nhìn tổng quan. Tuy nhiên, nó không trực tiếp đơn giản hóa quy trình ra quyết định. Quy trình ra quyết định phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác ngoài cơ cấu tổ chức.

Cơ cấu chức năng (functional structure) tập trung vào việc chuyên môn hóa theo các lĩnh vực chức năng như marketing, sản xuất, tài chính, giúp nâng cao hiệu quả và chuyên sâu trong từng lĩnh vực. Các ưu điểm khác thường liên quan đến các loại cơ cấu khác.

Quyền hạn chức năng (functional authority) cho phép các nhà quản lý chức năng (ví dụ: trưởng phòng nhân sự, trưởng phòng chất lượng) ra quyết định và kiểm soát trong phạm vi chuyên môn của họ, có thể ảnh hưởng đến các bộ phận khác trong tổ chức. Quyền hạn trực tuyến là quyền chỉ huy trực tiếp, tham mưu là tư vấn, ủy quyền là giao quyền cho cấp dưới.

Cơ cấu tổ chức theo nhóm (team-based structure) nhấn mạnh sự hợp tác và chia sẻ trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm. Quyền lực và trách nhiệm được phân tán và chia sẻ cho các thành viên, tăng tính tự chủ và trách nhiệm tập thể. Các lựa chọn khác mô tả cơ cấu tập trung hoặc chức năng.

Cơ cấu tổ chức theo khách hàng (customer structure) chia bộ phận dựa trên các phân khúc khách hàng hoặc nhóm khách hàng mục tiêu khác nhau, nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu và đặc điểm riêng của từng nhóm khách hàng. Các lựa chọn khác mô tả cơ cấu chức năng, sản phẩm hoặc địa lý.

Tổ chức chính thức (formal organization) có cơ cấu, quy định, quy trình được thiết kế và công bố rõ ràng. Tổ chức phi chính thức (informal organization) hình thành tự phát dựa trên các mối quan hệ cá nhân, nhóm lợi ích, không có cơ cấu chính thức. Các lựa chọn khác đưa ra sự so sánh không chính xác hoặc không phải là điểm khác biệt chính.

Sơ đồ tổ chức (organizational chart) là một biểu đồ trực quan thể hiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, bao gồm các bộ phận, vị trí, cấp bậc quản lý và mối quan hệ báo cáo giữa chúng. Các lựa chọn khác mô tả các loại thông tin khác nhau, không phải mục đích của sơ đồ tổ chức.

Nguyên tắc thống nhất chỉ huy (Unity of Command) đảm bảo rằng mỗi nhân viên chỉ chịu trách nhiệm và báo cáo cho một người quản lý duy nhất, tránh tình trạng mâu thuẫn lệnh và chồng chéo trách nhiệm.

Cơ cấu tổ chức hiệu quả phải phục vụ và hỗ trợ việc đạt được mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Các yếu tố khác như văn hóa, lịch sử, số lượng nhân viên cũng quan trọng nhưng mục tiêu và chiến lược là yếu tố định hướng cơ bản.

Cơ cấu tổ chức mạng lưới (network structure) bao gồm các đơn vị độc lập, liên kết với nhau thông qua các hợp đồng, thỏa thuận hợp tác để thực hiện các hoạt động kinh doanh. Mối liên kết này linh hoạt và dựa trên sự cộng tác, không nhất thiết dựa trên sở hữu vốn hay quản lý tập trung.

Trong môi trường biến động, cơ cấu tổ chức phẳng (flat organization), linh hoạt và phi tập trung giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn với thay đổi, khuyến khích sáng tạo và tự chủ. Cơ cấu truyền thống, ma trận hoặc chức năng có thể kém linh hoạt hơn trong môi trường thay đổi nhanh chóng.

Cơ cấu tổ chức theo địa lý (geographical structure) phù hợp khi doanh nghiệp hoạt động trên phạm vi rộng, thị trường phân tán về địa lý, cần đáp ứng nhu cầu và đặc điểm riêng của từng khu vực. Các lựa chọn khác mô tả tình huống phù hợp với cơ cấu chức năng, sản phẩm hoặc ma trận.

Cơ cấu ma trận (matrix structure) với hai tuyến báo cáo (chức năng và dự án/sản phẩm) dễ dẫn đến tình trạng nhân viên nhận lệnh từ nhiều người, gây mơ hồ về trách nhiệm, xung đột quyền lực và khó khăn trong phối hợp.

Tổ chức ảo (virtual organization) là mô hình linh hoạt, không có trụ sở cố định, hoạt động dựa trên mạng lưới liên kết tạm thời giữa các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức, sử dụng công nghệ thông tin để phối hợp và làm việc từ xa. Các lựa chọn khác mô tả đặc điểm của tổ chức truyền thống hoặc không đúng với bản chất tổ chức ảo.

Tập trung hóa quyền lực (centralization) phù hợp khi cần đảm bảo tính thống nhất, kiểm soát chặt chẽ, đặc biệt trong các quyết định quan trọng hoặc khi doanh nghiệp muốn kiểm soát rủi ro. Các lựa chọn khác mô tả tình huống phù hợp với phân quyền hoặc không liên quan trực tiếp.

Chuẩn hóa (standardization) trong quản lý là việc thiết lập các quy trình, quy tắc, tiêu chuẩn chung cho các hoạt động, công việc trong tổ chức, nhằm đảm bảo tính nhất quán, hiệu quả và dễ kiểm soát. Các lựa chọn khác mô tả các khái niệm khác nhau trong quản lý.

Mục tiêu của thiết kế cơ cấu tổ chức là tạo ra một bộ máy hoạt động hiệu quả, phối hợp tốt, phân công rõ ràng và giao tiếp thông suốt. Tối đa hóa cấp bậc quản lý không phải là mục tiêu, ngược lại, xu hướng hiện nay là tổ chức phẳng, giảm cấp bậc.

Quan liêu (bureaucracy) thường phát sinh khi tổ chức có quá nhiều quy tắc, thủ tục rườm rà, cứng nhắc, gây chậm trễ, kém linh hoạt và giảm hiệu quả. Mặc dù chuẩn hóa quy trình là cần thiết, nhưng nếu quá mức và thiếu linh hoạt có thể dẫn đến quan liêu. Các lựa chọn khác thường không phải là nguyên nhân gây quan liêu.

Doanh nghiệp cần thay đổi cơ cấu tổ chức để thích ứng với các thay đổi từ môi trường bên ngoài (công nghệ, thị trường, luật pháp...) và thay đổi bên trong (chiến lược, quy mô, sản phẩm...). Việc thay đổi cơ cấu nhằm duy trì sự phù hợp và hiệu quả hoạt động. Các lựa chọn khác có thể là mục tiêu phụ nhưng không phải lý do chính và bao quát.

Xây dựng cơ cấu tổ chức hiệu quả đòi hỏi sự phân tích kỹ lưỡng các yếu tố nội tại và ngoại cảnh của doanh nghiệp (mục tiêu, chiến lược, quy mô, công nghệ, môi trường...). Không có một khuôn mẫu chung, việc sao chép hoặc áp dụng cứng nhắc các nguyên tắc có thể không phù hợp. Phần mềm hỗ trợ nhưng không thay thế được việc phân tích và thiết kế phù hợp.

Tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào sự phù hợp với các yếu tố đặc thù của doanh nghiệp như mục tiêu, chiến lược, quy mô, công nghệ, môi trường kinh doanh... Không có một cơ cấu 'tốt nhất' cho mọi doanh nghiệp. Sao chép hoặc giữ nguyên cơ cấu không đảm bảo hiệu quả nếu không còn phù hợp.

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm (product structure) tập trung nguồn lực và chuyên môn cho từng dòng sản phẩm, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển sản phẩm riêng biệt. Các ưu điểm khác có thể liên quan đến cơ cấu chức năng hoặc địa lý.

Các yếu tố như quy mô, công nghệ, môi trường kinh doanh, chiến lược đều ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Màu sắc logo là yếu tố bên ngoài, không liên quan đến cấu trúc và hoạt động bên trong của tổ chức.

Mô hình tổ chức phẳng (flat organization) giảm thiểu cấp bậc quản lý, tạo điều kiện cho giao tiếp trực tiếp, tăng tính tự chủ và trao quyền cho nhân viên. Các đặc điểm khác mô tả mô hình tổ chức truyền thống hoặc chức năng.

Tầm hạn quản lý (span of control) là số lượng nhân viên trực tiếp báo cáo cho một nhà quản lý. Tầm hạn quản lý hiệu quả giúp đảm bảo nhà quản lý có thể quản lý và hỗ trợ nhân viên một cách tốt nhất.

Trong cơ cấu trực tuyến - chức năng (line-staff structure), các bộ phận chức năng đóng vai trò là bộ phận tham mưu, tư vấn, hỗ trợ chuyên môn cho các nhà quản lý trực tuyến để ra quyết định và điều hành, chứ không trực tiếp ra lệnh hay chỉ đạo.

Cơ cấu trực tuyến (line structure) với đặc điểm đơn giản, ít cấp bậc, phù hợp với quy mô nhỏ và khả năng quản lý tập trung của doanh nghiệp mới thành lập. Các cơ cấu khác phức tạp hơn và thích hợp cho doanh nghiệp lớn hoặc có hoạt động đa dạng.