Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Kỹ năng quản trị – Đề 14

Đàm phán hiệu quả hướng tới việc đạt được thỏa thuận có lợi cho cả hai bên (win-win). Điều này đòi hỏi sự hiểu biết về lợi ích của cả hai phía, khả năng lắng nghe, thuyết phục và tìm kiếm điểm chung.

Kỹ năng cứng thường liên quan đến kiến thức chuyên môn và kỹ thuật cụ thể, dễ đo lường và định lượng. Lập kế hoạch ngân sách, phân tích báo cáo tài chính và quản lý dự án là các kỹ năng cứng. Giao tiếp hiệu quả là kỹ năng mềm, tập trung vào khả năng tương tác và làm việc với người khác.

Giao tiếp hiệu quả trong quản trị đòi hỏi sự rõ ràng và dễ hiểu để đảm bảo thông điệp được truyền tải chính xác và tránh gây hiểu lầm. Ngôn ngữ chuyên ngành phức tạp, giao tiếp một chiều và bỏ qua phản hồi đều cản trở giao tiếp hiệu quả.

Ra quyết định hiệu quả đòi hỏi phải dựa trên thông tin đầy đủ, phân tích logic các lựa chọn và đánh giá khách quan các yếu tố liên quan. Quyết định nên dựa trên lý trí và dữ liệu, không chỉ dựa vào cảm tính hoặc ý kiến chủ quan.

Nguyên tắc Pareto (hay quy tắc 80/20) nói rằng khoảng 80% kết quả thường đến từ 20% nỗ lực. Trong quản lý thời gian, điều này có nghĩa là nên tập trung vào 20% công việc quan trọng nhất để đạt được phần lớn kết quả.

Lắng nghe chủ động là kỹ năng quan trọng trong giao tiếp, thể hiện sự tập trung và quan tâm thực sự đến người nói. Nó bao gồm việc không chỉ nghe lời nói mà còn quan sát ngôn ngữ cơ thể, đặt câu hỏi để làm rõ và phản hồi để thể hiện sự hiểu biết.

Các kỹ năng quản trị cốt lõi bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, động viên, kiểm soát và đánh giá. Kỹ năng lập trình máy tính là kỹ năng chuyên môn, không phải là kỹ năng quản trị chung, mặc dù nó có thể hữu ích trong một số vai trò quản lý nhất định.

Ma trận Eisenhower (hay Ma trận quản lý thời gian) chia công việc thành bốn nhóm dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp: Quan trọng và khẩn cấp, Quan trọng nhưng không khẩn cấp, Không quan trọng nhưng khẩn cấp, và Không quan trọng và không khẩn cấp. Các phương pháp khác có cách tiếp cận khác nhau.

Nhà quản lý cấp trung đóng vai trò cầu nối giữa cấp cao và cấp thấp, do đó khả năng lãnh đạo và truyền cảm hứng cho nhân viên để thực hiện các mục tiêu là quan trọng nhất. Tầm nhìn chiến lược thường thuộc về cấp cao, phân tích tài chính và R&D có thể thuộc về các bộ phận chuyên môn.

Kháng cự thay đổi thường xuất phát từ sự lo lắng, sợ hãi về những điều chưa biết, thiếu thông tin hoặc cảm thấy không được tham gia vào quá trình thay đổi. Giao tiếp rõ ràng, minh bạch và sự tham gia của nhân viên có thể giảm thiểu sự kháng cự.

Động viên nhân viên là kỹ năng quan trọng để tạo ra môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy tinh thần làm việc, sự sáng tạo, gắn kết và hiệu suất cao hơn. Nhân viên được động viên thường làm việc hiệu quả hơn và gắn bó hơn với tổ chức.

Chức năng tổ chức trong quản trị nhằm mục đích sắp xếp các nguồn lực (nhân lực, tài chính, vật chất, thông tin) và các hoạt động một cách có hệ thống, khoa học để đạt được mục tiêu chung một cách hiệu quả nhất. Tổ chức tốt giúp tối ưu hóa nguồn lực và phối hợp hoạt động.

Quá trình ra quyết định quản trị logic bắt đầu bằng việc xác định rõ vấn đề cần giải quyết. Sau đó, các giai đoạn tiếp theo bao gồm thu thập thông tin, đánh giá các lựa chọn và cuối cùng là thực hiện quyết định.

Phản hồi hiệu quả nên tập trung vào hành vi cụ thể, có tính xây dựng và hướng tới cải thiện hiệu suất. Phản hồi nên mang tính tích cực và khuyến khích sự phát triển, tránh chỉ trích cá nhân hoặc đưa ra nhận xét mơ hồ.

SMART là viết tắt của Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả thi), Relevant (Liên quan), và Time-bound (Có thời hạn). Đây là các tiêu chí quan trọng để thiết lập mục tiêu hiệu quả trong quản trị.

Mục đích chính của đánh giá hiệu suất là cung cấp phản hồi mang tính xây dựng cho nhân viên, giúp họ nhận biết điểm mạnh, điểm yếu và xác định các lĩnh vực cần phát triển. Đánh giá hiệu suất nên là một công cụ hỗ trợ phát triển, không chỉ là công cụ trừng phạt hoặc so sánh.

Giải quyết vấn đề hiệu quả đòi hỏi phải đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, chứ không chỉ giải quyết các triệu chứng bề mặt. Xác định nguyên nhân gốc rễ giúp đưa ra giải pháp bền vững và ngăn chặn vấn đề tái diễn.

Giai đoạn 'xung đột' (storming) là một giai đoạn tự nhiên trong quá trình phát triển nhóm, thường đặc trưng bởi sự cạnh tranh, bất đồng ý kiến và xung đột khi các thành viên bắt đầu khẳng định bản thân và vai trò của mình. Các giai đoạn khác bao gồm hình thành (forming), chuẩn hóa (norming), thực hiện (performing) và kết thúc (adjourning).

Chiến lược cộng tác trong quản lý xung đột tìm kiếm giải pháp mà cả hai bên đều có thể chấp nhận và đạt được lợi ích (win-win). Các chiến lược khác như cạnh tranh (win-lose), né tránh (lose-lose) hoặc thỏa hiệp (có thể là một phần win-win nhưng thường là thỏa hiệp một phần lợi ích) có kết quả khác nhau.

Ủy quyền giúp nhà quản lý giảm tải công việc hàng ngày, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quản lý và chiến lược quan trọng hơn. Ủy quyền hiệu quả cũng có thể tăng sự gắn kết và phát triển của nhân viên.

Lãnh đạo chuyển đổi tập trung vào việc truyền cảm hứng và động viên nhân viên vượt qua mong đợi, khuyến khích sự đổi mới và sáng tạo, và tập trung vào sự phát triển dài hạn của tổ chức và nhân viên. Phong cách này khác với lãnh đạo giao dịch (transactional leadership) tập trung vào quản lý và kiểm soát.

Lập kế hoạch là chức năng cơ bản của quản trị, giúp xác định mục tiêu, vạch ra các bước hành động và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu đó. Kế hoạch tốt giúp định hướng và kiểm soát hoạt động.

Phong cách né tránh (avoiding) trong mô hình Thomas-Kilmann thể hiện sự thụ động trong việc đối phó với xung đột, thường là bỏ qua hoặc trì hoãn giải quyết xung đột. Các phong cách khác bao gồm cạnh tranh (competing), thỏa hiệp (compromising), cộng tác (collaborating) và hòa nhập (accommodating).

Quá trình quản lý rủi ro bắt đầu bằng việc xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức. Sau khi xác định, các bước tiếp theo bao gồm đánh giá, phân tích, phát triển kế hoạch ứng phó và giám sát rủi ro.

Kiểm soát dự phòng (Feedforward control) tập trung vào việc dự đoán và ngăn chặn các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra, thường thông qua việc thiết lập các chính sách, quy trình và tiêu chuẩn. Kiểm soát phản hồi (Feedback control) xảy ra sau khi hoạt động đã hoàn thành, kiểm soát đồng thời (Concurrent control) diễn ra trong quá trình hoạt động.

Lãnh đạo phục vụ đặt trọng tâm vào việc phục vụ nhu cầu của nhân viên và giúp họ phát triển. Người lãnh đạo phục vụ coi mình là người hỗ trợ và phục vụ đội ngũ, thay vì chỉ tập trung vào quyền lực và kiểm soát.

Phong cách lãnh đạo ủy quyền (Delegative Leadership) nhấn mạnh việc trao quyền tự chủ cho nhân viên, tin tưởng vào khả năng của họ và tạo điều kiện để họ phát triển. Các phong cách khác như độc đoán, quan liêu và dân chủ có mức độ kiểm soát và tham gia của nhân viên khác nhau.

Brainstorming là một kỹ thuật được sử dụng để tạo ra một lượng lớn ý tưởng trong một nhóm trong một khoảng thời gian ngắn. Mục tiêu là khuyến khích sự sáng tạo và khám phá các giải pháp mới cho vấn đề.

Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) đặt sự hài lòng của khách hàng làm trung tâm. TQM nhấn mạnh việc cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm, dịch vụ và quy trình để đáp ứng và vượt quá mong đợi của khách hàng.

Giám sát và kiểm soát là chức năng quản trị quan trọng để đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch đã định và hướng tới việc đạt được mục tiêu. Kiểm soát giúp phát hiện sai lệch và thực hiện các hành động điều chỉnh kịp thời.