Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Kỹ năng quản trị – Đề 1

Giải quyết vấn đề một cách hiệu quả bao gồm các bước logic: xác định rõ vấn đề, phân tích để tìm ra nguyên nhân cốt lõi, và sau đó đề xuất và thực hiện các giải pháp phù hợp.

Giao tiếp phi ngôn ngữ (như ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt, giọng điệu) đặc biệt quan trọng khi giao tiếp trực tiếp, vì nó chiếm phần lớn thông điệp được truyền tải và có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả giao tiếp, đặc biệt trong các tình huống nhạy cảm hoặc khi giao tiếp với người từ các nền văn hóa khác nhau.

Biểu đồ Gantt là công cụ trực quan hóa kế hoạch dự án, thể hiện danh sách các công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc, cũng như tiến độ thực tế của từng công việc, giúp theo dõi và quản lý tiến độ dự án hiệu quả.

Lắng nghe chủ động là kỹ năng quan trọng trong giải quyết xung đột. Nó giúp nhà quản lý và các thành viên hiểu sâu sắc quan điểm, cảm xúc và nhu cầu của các bên liên quan, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm giải pháp thỏa đáng cho tất cả.

Giai đoạn 'xung đột' (storming) trong phát triển nhóm thường là giai đoạn các thành viên bắt đầu thể hiện cá tính, ý kiến riêng, dẫn đến sự cạnh tranh, bất đồng và xung đột. Đây là giai đoạn cần thiết để nhóm trưởng giải quyết và đưa nhóm tiến tới giai đoạn tiếp theo.

Tạo động lực cho nhân viên là kỹ năng quan trọng của nhà quản lý. Nó bao gồm các hành động như ghi nhận và khen thưởng thành tích, tạo cơ hội học hỏi và phát triển, lắng nghe và đáp ứng nhu cầu của nhân viên, tạo môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ.

Lập ngân sách là kỹ năng quản trị tài chính quan trọng, giúp nhà quản lý lập kế hoạch thu chi, phân bổ nguồn lực tài chính một cách hợp lý, kiểm soát chi phí và đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả để đạt được mục tiêu tài chính của tổ chức.

Vai trò đại diện (figurehead/spokesperson) là một trong những vai trò quan trọng của nhà quản lý. Kỹ năng đại diện thể hiện qua việc nhà quản lý phát ngôn, hành động và xuất hiện trước công chúng để đại diện cho nhóm, bộ phận hoặc toàn bộ tổ chức, truyền tải thông điệp và xây dựng hình ảnh.

Tư duy chiến lược là khả năng suy nghĩ về tương lai, dự đoán các xu hướng và thách thức tiềm ẩn, đồng thời lập kế hoạch và đưa ra quyết định dài hạn để đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức. Nó khác với tư duy tác nghiệp tập trung vào các vấn đề ngắn hạn và hàng ngày.

Đánh giá 360 độ thu thập phản hồi từ nhiều nguồn (cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới, khách hàng) để cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu suất của nhân viên, tăng tính khách quan và giúp nhân viên nhận biết cả điểm mạnh và điểm yếu để phát triển. Mục tiêu không phải là chỉ phê bình mà là cải thiện hiệu suất.

Quản lý đội nhóm đa văn hóa mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đi kèm thách thức, trong đó giao tiếp và hiểu lầm do khác biệt về ngôn ngữ, phong tục, tập quán, giá trị văn hóa là một trong những thách thức lớn nhất. Nhà quản lý cần có kỹ năng giao tiếp đa văn hóa để vượt qua rào cản này.

Nguyên tắc Pareto (80/20) cho rằng khoảng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân hoặc nỗ lực. Trong quản trị, nó thường được áp dụng để tập trung nguồn lực và nỗ lực vào những hoạt động, yếu tố quan trọng nhất (20%) để đạt được phần lớn kết quả mong muốn (80%).

Kỹ năng mềm là các kỹ năng liên quan đến con người, giao tiếp, tương tác xã hội và cảm xúc. Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm là ví dụ điển hình về kỹ năng mềm, rất quan trọng trong quản trị để xây dựng mối quan hệ, hợp tác và lãnh đạo hiệu quả.

Trong mô hình SMART, 'M' là viết tắt của 'Measurable' (Đo lường được), nghĩa là mục tiêu cần được định lượng cụ thể để có thể theo dõi và đánh giá tiến độ.

Kỹ năng lập kế hoạch bao gồm việc xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược và phân bổ nguồn lực để đạt được các mục tiêu đó. Các kỹ năng khác có liên quan nhưng không trực tiếp tập trung vào quá trình này.

Văn hóa doanh nghiệp bao gồm các giá trị, niềm tin, quy tắc, chuẩn mực, hành vi và phong cách lãnh đạo chung trong một tổ chức. Cơ cấu tổ chức và sơ đồ nhân sự là yếu tố thuộc về cấu trúc tổ chức, không phải là yếu tố cấu thành văn hóa doanh nghiệp.

Nghiên cứu thị trường là kỹ năng quan trọng trong quản trị marketing, giúp doanh nghiệp thu thập và phân tích thông tin về khách hàng, đối thủ, thị trường, xu hướng... để đưa ra quyết định marketing sáng suốt, đáp ứng nhu cầu thị trường và đạt lợi thế cạnh tranh.

Quản trị sự thay đổi là quá trình có hệ thống để chuẩn bị, hỗ trợ và giúp các cá nhân, đội nhóm và tổ chức thực hiện thành công sự thay đổi. Nó tập trung vào việc quản lý quá trình chuyển đổi một cách hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và tận dụng cơ hội từ thay đổi.

Ủy quyền hiệu quả nhất khi giao việc cho nhân viên có đủ năng lực và chuyên môn để tự chủ thực hiện các công việc phức tạp, giúp nhà quản lý tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.

Ma trận Eisenhower (hay còn gọi là ma trận khẩn cấp-quan trọng) là công cụ quản lý thời gian chia công việc thành 4 nhóm dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng, giúp ưu tiên và tập trung vào công việc hiệu quả hơn.

Phản hồi là yếu tố quan trọng để đảm bảo giao tiếp hai chiều hiệu quả. Nó giúp xác nhận người nhận đã hiểu đúng thông điệp và cho phép điều chỉnh giao tiếp nếu có sự hiểu lầm hoặc thông tin chưa rõ ràng.

Trong khủng hoảng, lãnh đạo độc đoán (hay còn gọi là chuyên quyền) cho phép ra quyết định nhanh chóng, tập trung, và dứt khoát, điều cần thiết để kiểm soát tình hình khẩn cấp.

Lãnh đạo chuyển đổi tập trung vào việc truyền cảm hứng và động lực cho nhân viên, khuyến khích họ vượt qua giới hạn bản thân, sáng tạo và đóng góp vào tầm nhìn chung của tổ chức. Phong cách này nhấn mạnh vào sự phát triển cá nhân và tập thể.

Henry Mintzberg xác định 3 nhóm vai trò chính của nhà quản lý: vai trò quan hệ (đại diện, lãnh đạo, liên lạc), vai trò thông tin (giám sát, phổ biến, phát ngôn), và vai trò quyết định (doanh nhân, xử lý xáo trộn, phân bổ nguồn lực, thương lượng). 'Vai trò kỹ thuật' không nằm trong phân loại của Mintzberg.

Phản hồi tiêu cực cần được đưa ra một cách cẩn trọng và xây dựng. Quan trọng nhất là phản hồi phải cụ thể (nêu rõ hành vi/kết quả cần cải thiện), tập trung vào công việc (không chỉ trích cá nhân) và hướng tới mục tiêu giúp nhân viên cải thiện, phát triển, thay vì chỉ trích và hạ thấp tinh thần.

Kaizen, một nguyên tắc cốt lõi của TQM, nhấn mạnh vào việc cải tiến liên tục và không ngừng các quy trình, sản phẩm và dịch vụ thông qua những thay đổi nhỏ nhưng thường xuyên. Nó khuyến khích tinh thần chấp nhận sai sót và học hỏi để cải thiện.

Đánh giá hiệu suất nhân viên là quá trình mang tính xây dựng, nhằm cung cấp phản hồi cho nhân viên về hiệu quả làm việc, xác định điểm mạnh cần phát huy và điểm yếu cần cải thiện, từ đó lập kế hoạch phát triển năng lực và hiệu suất cho nhân viên.

Đàm phán hiệu quả trong quản trị thường hướng tới mục tiêu tìm ra giải pháp mà cả hai bên đều cảm thấy có lợi hoặc chấp nhận được, duy trì mối quan hệ tốt đẹp và hướng tới hợp tác lâu dài, thay vì chỉ cố gắng giành lợi thế tuyệt đối cho một bên.

Quyết định quản trị hiệu quả cần dựa trên quá trình thu thập và phân tích thông tin, đánh giá các lựa chọn khác nhau và cân nhắc hậu quả của từng lựa chọn để đưa ra quyết định hợp lý nhất, thay vì chỉ dựa vào tốc độ, cảm tính hay cố gắng làm hài lòng tất cả.

Ma trận rủi ro là công cụ trực quan giúp đánh giá và phân loại rủi ro dựa trên hai yếu tố chính: mức độ nghiêm trọng (tác động) và khả năng xảy ra (xác suất). Điều này giúp nhà quản lý ưu tiên xử lý các rủi ro quan trọng nhất.