Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Kỹ năng làm việc nhóm – Đề 2

Để giao tiếp hiệu quả, quan trọng là lựa chọn kênh phù hợp với nội dung và đối tượng. Không phải kênh nào cũng phù hợp cho mọi thông tin. Sử dụng quá nhiều kênh có thể gây rối, chỉ dùng kênh chính thức có thể thiếu linh hoạt, và giao tiếp một chiều thiếu tương tác. Lựa chọn kênh phù hợp (ví dụ: email cho thông tin chính thức, chat nhanh cho trao đổi nhanh) giúp thông tin được truyền đạt rõ ràng và hiệu quả nhất.

Kỹ năng thuyết phục trong làm việc nhóm là khả năng trình bày ý tưởng một cách logic, rõ ràng và hấp dẫn để người khác hiểu và đồng ý. Mục đích là đạt được sự đồng thuận thông qua lý lẽ và lập luận, không phải áp đặt hay ngăn chặn ý kiến khác. Thuyết phục là công cụ quan trọng để đạt được sự thống nhất và hành động chung trong nhóm.

Phân công vai trò rõ ràng giúp mỗi thành viên hiểu rõ trách nhiệm, tránh chồng chéo và tối ưu hóa năng lực cá nhân, từ đó nâng cao hiệu quả chung. Tuy nhiên, mục tiêu không phải là thúc đẩy cạnh tranh mà là hợp tác để đạt mục tiêu chung.

Vai trò 'Người khởi xướng' tập trung vào việc đưa ra ý tưởng mới, đề xuất các hướng đi và thúc đẩy nhóm hành động. Họ là người chủ động bắt đầu các hoạt động, tạo động lực và khơi nguồn sáng tạo cho nhóm. Các vai trò khác có chức năng khác nhau (Quy trình, Rủi ro, Ghi chép).

Kỹ năng thương lượng và tìm ra phương pháp dung hòa hoặc tối ưu là quan trọng để giải quyết bất đồng về phương pháp làm việc. Cách tiếp cận này khuyến khích sự hợp tác, tìm kiếm giải pháp mà các bên đều chấp nhận được hoặc tìm ra phương pháp tốt nhất kết hợp ưu điểm của các phương pháp khác nhau. Áp đặt, tránh tranh luận hoặc báo cáo lên cấp trên có thể không giải quyết triệt để vấn đề và gây mất đoàn kết.

Bảng phân công công việc (ví dụ: ma trận RACI) giúp xác định rõ ai chịu trách nhiệm (Responsible), ai được tham vấn (Consulted), ai được thông báo (Informed) và ai chịu trách nhiệm cuối cùng (Accountable) cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp tránh chồng chéo, đảm bảo trách nhiệm rõ ràng và theo dõi tiến độ hiệu quả. Công cụ này hỗ trợ quản lý công việc, không phải để đo hiệu suất cá nhân hay thay thế giao tiếp.

Giải pháp thỏa hiệp hoặc đồng thuận là cách tiếp cận xây dựng nhất vì nó tìm cách dung hòa các quan điểm khác nhau, hướng tới một giải pháp mà các bên đều có thể chấp nhận được, duy trì sự đoàn kết và hợp tác trong nhóm. Tránh né xung đột có thể gây ra vấn đề tiềm ẩn, áp đặt hoặc bỏ phiếu có thể không giải quyết triệt để vấn đề và gây mất lòng thành viên.

Sự khác biệt về phong cách làm việc là điều tự nhiên trong nhóm. Thay vì cố gắng thay đổi hoặc phớt lờ, điều quan trọng là tôn trọng sự khác biệt đó và tìm cách tận dụng điểm mạnh của mỗi phong cách. Sự đa dạng phong cách có thể mang lại nhiều góc nhìn và giải pháp sáng tạo cho nhóm nếu được quản lý tốt.

Sự đồng nhất tuyệt đối về quan điểm và ý kiến không phải là đặc điểm của nhóm hiệu quả, thậm chí sự đa dạng quan điểm có thể là lợi thế. Nhóm hiệu quả cần mục tiêu chung, giao tiếp tốt, phân công rõ ràng và khả năng quản lý xung đột, nhưng không đòi hỏi sự đồng nhất tuyệt đối, điều này có thể hạn chế sự sáng tạo và góc nhìn đa chiều.

Mạng xã hội cá nhân (như Facebook, Instagram) chủ yếu phục vụ mục đích giao tiếp cá nhân và giải trí, không được thiết kế để hỗ trợ làm việc nhóm chuyên nghiệp. Email, video conference và phần mềm quản lý dự án trực tuyến là các công cụ phổ biến và hiệu quả để giao tiếp, chia sẻ thông tin và quản lý công việc trong nhóm, đặc biệt là khi làm việc từ xa.

Giải quyết xung đột hiệu quả cần dựa trên nguyên tắc tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, không chỉ giải quyết các biểu hiện bên ngoài. Điều này giúp giải quyết xung đột một cách triệt để và ngăn ngừa tái diễn. Tránh đối đầu có thể làm xung đột âm ỉ, chứng minh mình đúng không mang tính xây dựng, và áp đặt ý kiến không giải quyết được mâu thuẫn sâu xa.

Tôn trọng trong làm việc nhóm nghĩa là đánh giá cao sự đa dạng và đóng góp của mỗi thành viên, thể hiện qua việc lắng nghe, xem xét và phản hồi một cách tích cực, ngay cả khi có sự khác biệt về quan điểm. Điều này tạo môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự hợp tác và sáng tạo.

Để cuộc họp nhóm hiệu quả, cần xác định rõ mục tiêu, chương trình nghị sự cụ thể và tuân thủ thời gian đã định. Chuẩn bị trước giúp các thành viên tập trung vào vấn đề chính, thảo luận có mục đích và đạt được kết quả mong muốn trong thời gian giới hạn. Cuộc họp dài không phải lúc nào cũng hiệu quả, và thiếu chuẩn bị sẽ làm mất thời gian và mục tiêu.

Vai trò 'Người hòa giải' tập trung vào việc duy trì sự hòa thuận và giải quyết xung đột trong nhóm. Họ giúp các thành viên hiểu nhau hơn, tìm ra điểm chung và giải quyết bất đồng một cách xây dựng, đảm bảo môi trường làm việc nhóm tích cực và hiệu quả. Các vai trò khác có nhiệm vụ khác nhau (Tiến độ, Sáng tạo, Phân tích).

Khi thành viên trì hoãn, trưởng nhóm nên trao đổi riêng để tìm hiểu nguyên nhân và hỗ trợ giải quyết. Có thể có lý do cá nhân hoặc khó khăn trong công việc. Làm thay không giải quyết gốc rễ, phớt lờ làm vấn đề nghiêm trọng hơn, và phê bình công khai gây tổn thương. Trao đổi riêng thể hiện sự quan tâm và tìm cách hỗ trợ thành viên, đồng thời giải quyết vấn đề trì hoãn.

Giao tiếp mở và thẳng thắn là dấu hiệu của nhóm làm việc hiệu quả, không phải thiếu hiệu quả. Các dấu hiệu khác (mục tiêu không rõ ràng, xung đột kéo dài, thiếu trách nhiệm) đều là những vấn đề cho thấy nhóm đang hoạt động không tốt và cần cải thiện. Giao tiếp cởi mở giúp giải quyết các vấn đề này và xây dựng nhóm mạnh mẽ hơn.

Môi trường làm việc cạnh tranh gay gắt không tạo động lực làm việc nhóm mà có thể gây căng thẳng, chia rẽ và giảm tinh thần hợp tác. Động lực nhóm được tạo nên bởi sự công nhận, cơ hội phát triển, mục tiêu chung rõ ràng và môi trường hỗ trợ, hợp tác. Cạnh tranh lành mạnh có thể có lợi, nhưng cạnh tranh gay gắt thường phản tác dụng trong làm việc nhóm.

Brainstorming (Động não) là kỹ thuật đặc biệt hữu ích để khơi gợi sự sáng tạo trong nhóm khi gặp bế tắc ý tưởng. Phương pháp này khuyến khích các thành viên tự do đưa ra ý tưởng, không giới hạn và không phán xét, từ đó tạo ra một lượng lớn ý tưởng để lựa chọn và phát triển. Các kỹ thuật khác có mục đích khác nhau (SWOT: phân tích chiến lược, 5 Whys: tìm nguyên nhân gốc rễ, Gantt: lập kế hoạch).

Giai đoạn 'Hình thành' là giai đoạn đầu tiên, tập trung vào làm quen, giới thiệu, xác định mục tiêu và thiết lập quy tắc cơ bản. Phân tích sâu các vấn đề phức tạp phù hợp hơn ở giai đoạn sau khi nhóm đã ổn định và hiểu rõ nhau hơn. Việc này có thể gây quá tải và hoang mang cho các thành viên mới trong giai đoạn đầu.

Phản hồi hiệu quả nên mang tính xây dựng, tập trung vào hành vi có thể thay đổi, đưa ra kịp thời và đề xuất giải pháp. Sử dụng ngôn ngữ tiêu cực và chỉ trích cá nhân là điều KHÔNG nên làm vì nó gây tổn thương, mất động lực và không mang lại hiệu quả cải thiện hành vi. Phản hồi tiêu cực nên tránh và thay bằng phản hồi tích cực, mang tính hỗ trợ.

Mục tiêu SMART là viết tắt của Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Liên quan), Time-bound (Có thời hạn). Đây là các tiêu chí quan trọng để mục tiêu trở nên rõ ràng, khả thi và có thể theo dõi được tiến độ, giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn.

Lắng nghe chủ động không chỉ là nghe mà còn là hiểu và phản hồi. Đặt câu hỏi thể hiện sự quan tâm đến người nói, giúp làm rõ thông tin và đảm bảo sự hiểu đúng giữa các thành viên, từ đó tăng cường hiệu quả giao tiếp trong nhóm.

Phong cách lãnh đạo dân chủ, khuyến khích sự tham gia và đóng góp ý kiến của các thành viên, thường hiệu quả nhất trong làm việc nhóm. Nó tạo ra sự gắn kết, trách nhiệm chung và tận dụng được sức mạnh tập thể. Các phong cách khác có thể phù hợp trong một số tình huống nhất định nhưng ít khuyến khích sự hợp tác và sáng tạo trong nhóm bằng phong cách dân chủ.

Mục tiêu của văn hóa nhóm tích cực là tạo sự gắn kết, tin tưởng, môi trường thoải mái, khuyến khích sáng tạo và nâng cao hợp tác. Thúc đẩy cạnh tranh nội bộ không phải là mục tiêu của văn hóa nhóm tích cực mà có thể gây chia rẽ và giảm tinh thần đồng đội. Văn hóa nhóm tích cực hướng đến sự hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau, không phải cạnh tranh.

Khi cần đưa ra quyết định nhanh chóng, quyết định theo đa số phiếu bầu là phương pháp phù hợp nhất. Nó đảm bảo quyết định được đưa ra một cách dân chủ và nhanh chóng. Thảo luận kéo dài có thể mất thời gian, trưởng nhóm tự quyết định có thể không tận dụng được ý kiến tập thể, và phân tích chi tiết có thể quá chậm trong tình huống khẩn cấp. Bỏ phiếu là cách nhanh và hiệu quả để đạt được sự thống nhất tương đối.

Khi có thành viên không hoàn thành nhiệm vụ, điều đầu tiên trưởng nhóm nên làm là gặp riêng để tìm hiểu nguyên nhân. Có thể có lý do khách quan hoặc khó khăn mà thành viên đó gặp phải. Việc tìm hiểu nguyên nhân trước khi đưa ra hành động tiếp theo là cách tiếp cận xây dựng và chuyên nghiệp, giúp giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và duy trì mối quan hệ tốt trong nhóm.

Giao tiếp cởi mở và trung thực là nền tảng của lòng tin. Khi các thành viên chia sẻ thông tin, ý kiến một cách thẳng thắn và minh bạch, lòng tin sẽ được xây dựng và củng cố. Các yếu tố khác hỗ trợ nhưng không phải là yếu tố cốt lõi xây dựng lòng tin bằng giao tiếp.

Quản lý thời gian hiệu quả bao gồm việc ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng trước, lập kế hoạch, phân chia thời gian hợp lý và tránh trì hoãn. Làm việc không ngừng nghỉ có thể dẫn đến kiệt sức, để đến phút cuối gây áp lực và làm việc theo cảm hứng thiếu kế hoạch sẽ không đảm bảo hiệu quả. Ưu tiên nhiệm vụ quan trọng giúp tập trung nguồn lực vào những việc có giá trị cao nhất.

Giai đoạn 'Sóng gió' đặc trưng bởi sự xuất hiện của xung đột và cạnh tranh khi các thành viên bắt đầu khẳng định bản thân, ý kiến cá nhân và có thể bất đồng về phương pháp làm việc hoặc mục tiêu. Đây là giai đoạn cần được quản lý để nhóm có thể tiến tới giai đoạn 'Ổn định' (Norming).

Quá trình giải quyết vấn đề một cách hiệu quả luôn bắt đầu bằng việc xác định rõ vấn đề là gì và phân tích các khía cạnh liên quan. Khi vấn đề được hiểu rõ, các bước tiếp theo như tìm kiếm, đánh giá và thực hiện giải pháp mới có thể được tiến hành một cách có hệ thống và hiệu quả.