Đề thi, bài tập trắc nghiệm online Kỹ năng giao tiếp – Đề 14

Giao tiếp phi bạo lực (NVC) tập trung vào việc thể hiện nhu cầu và cảm xúc của bản thân một cách trung thực và tôn trọng, đồng thời lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu và cảm xúc của người khác. Mục tiêu là xây dựng sự kết nối và giải quyết xung đột một cách hòa bình.

Email chuyên nghiệp nên ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Viết email quá dài và lan man gây mất thời gian cho người đọc và làm giảm hiệu quả giao tiếp. Tiêu đề rõ ràng, kiểm tra lỗi và giọng điệu lịch sự là những yếu tố cần thiết.

Diễn giải là kỹ năng quan trọng của lắng nghe tích cực, thể hiện bạn đang thực sự lắng nghe và hiểu thông điệp bằng cách tóm tắt lại ý chính của người nói bằng ngôn ngữ của bạn. Điều này giúp xác nhận sự hiểu biết và khuyến khích người nói tiếp tục chia sẻ.

Nguyên tắc KISS nhấn mạnh sự ngắn gọn và đơn giản, đặc biệt quan trọng trong giao tiếp bằng văn bản để đảm bảo thông điệp dễ hiểu, tránh gây nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian cho người đọc.

Nguyên tắc 7-38-55, mặc dù có nhiều tranh cãi về tính chính xác tuyệt đối, nhưng nhấn mạnh rằng trong việc truyền tải cảm xúc và thái độ, ngôn ngữ cơ thể (55%) và giọng điệu (38%) đóng vai trò quan trọng hơn nhiều so với lời nói (7%). Điều này đặc biệt đúng trong giao tiếp trực tiếp.

Khi trình bày ý kiến phản đối một cách xây dựng, điều quan trọng là tập trung vào vấn đề (ý kiến) chứ không phải cá nhân người đưa ra ý kiến. Đưa ra giải pháp thay thế và trình bày một cách tôn trọng, lý lẽ rõ ràng giúp cuộc thảo luận mang tính xây dựng và hiệu quả hơn.

Giao tiếp mặt đối mặt được coi là 'giàu' thông tin nhất vì nó cho phép truyền tải thông tin bằng cả lời nói và phi ngôn ngữ (biểu cảm khuôn mặt, ngôn ngữ cơ thể, giọng điệu). Các hình thức khác thường bị hạn chế về khả năng truyền tải sắc thái và cảm xúc.

Người hướng nội thường cần thời gian để suy nghĩ trước khi nói và có thể cảm thấy không thoải mái khi bị áp đặt phải nói nhiều hoặc nhanh. Nên tôn trọng sự khác biệt này bằng cách cho họ thời gian, đặt câu hỏi mở để khuyến khích chia sẻ và lắng nghe kiên nhẫn. Áp đặt là điều nên tránh.

Giao tiếp đa văn hóa hiệu quả đòi hỏi sự nhận thức và tôn trọng sự khác biệt về văn hóa. Điều này bao gồm ngôn ngữ, phong tục, giá trị, và các quy tắc giao tiếp. Tôn trọng sự khác biệt giúp tránh hiểu lầm và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.

Người điều phối (facilitator) trong giao tiếp nhóm đóng vai trò hướng dẫn cuộc thảo luận, giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn. Họ đảm bảo mọi người có cơ hội tham gia, duy trì sự tập trung vào mục tiêu chung và giúp nhóm đạt được kết quả mong muốn.

Lắng nghe chủ động và tìm kiếm giải pháp cùng có lợi là phương pháp tiếp cận xung đột mang tính xây dựng. Nó tập trung vào việc hiểu quan điểm của cả hai bên và tìm ra giải pháp thỏa mãn nhu cầu của cả hai, thay vì đối đầu hoặc áp đặt.

'Netiquette' (văn hóa mạng) là tập hợp các quy tắc ứng xử lịch sự, tôn trọng và phù hợp khi giao tiếp trực tuyến, bao gồm email, mạng xã hội, diễn đàn, chat,... Nó giúp tạo môi trường giao tiếp trực tuyến văn minh và hiệu quả.

Giao tiếp hiệu quả tập trung vào việc truyền đạt và tiếp nhận thông tin một cách rõ ràng và chính xác. Lắng nghe tích cực và phản hồi phù hợp đảm bảo sự hiểu biết lẫn nhau và thúc đẩy giao tiếp hiệu quả.

Tóm tắt là một kỹ năng quan trọng trong lắng nghe tích cực. Nó giúp kiểm tra xem bạn đã hiểu đúng thông điệp của người nói hay chưa và đồng thời cho người nói biết rằng bạn đang lắng nghe và theo dõi cuộc trò chuyện. Điều này khuyến khích giao tiếp cởi mở và hiệu quả hơn.

Đồng cảm (empathy) là khả năng hiểu và chia sẻ cảm xúc của người khác. Trong giao tiếp, đồng cảm giúp xây dựng sự kết nối, tin tưởng và thấu hiểu lẫn nhau. Nó không có nghĩa là đồng ý với mọi ý kiến, mà là hiểu được quan điểm và cảm xúc của người khác.

Khi nhận phản hồi tiêu cực, thái độ giao tiếp hiệu quả nhất là lắng nghe, tiếp thu và xem xét phản hồi một cách khách quan. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp, khả năng học hỏi và cải thiện, thay vì phản ứng tiêu cực hoặc phòng thủ.

Trong môi trường làm việc nhóm ảo, giao tiếp bằng văn bản (email, chat, tài liệu chung) trở nên đặc biệt quan trọng do thiếu sự tương tác trực tiếp. Giao tiếp văn bản cần rõ ràng, chi tiết, thường xuyên và chủ động để đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác và kịp thời, duy trì sự kết nối và hiệu quả làm việc nhóm.

Phong cách giao tiếp thụ động, đặc trưng bởi việc né tránh thể hiện ý kiến và nhu cầu, thường dẫn đến việc người khác lợi dụng và bỏ qua nhu cầu cá nhân. Nó khác với phong cách giao tiếp quyết đoán (assertive) giúp thể hiện nhu cầu một cách tôn trọng.

Kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng có thể rèn luyện và cải thiện được. Thực hành thường xuyên trong các tình huống giao tiếp thực tế và chủ động tìm kiếm, tiếp thu phản hồi từ người khác là cách hiệu quả nhất để phát triển kỹ năng này.

Giao tiếp qua tin nhắn văn bản hoặc chat thường thiếu các yếu tố phi ngôn ngữ như giọng điệu, biểu cảm khuôn mặt, ngôn ngữ cơ thể. Do đó, cảm xúc và giọng điệu dễ bị hiểu lầm nhất, dẫn đến những hiểu lầm không đáng có. Sử dụng emoji hoặc giải thích rõ ràng có thể giúp giảm thiểu rủi ro này.

Kể chuyện (storytelling) là một công cụ giao tiếp mạnh mẽ trong công sở. Nó có thể được sử dụng để chia sẻ kinh nghiệm cá nhân, minh họa các khái niệm trừu tượng, làm cho thông tin dễ nhớ hơn và tạo sự kết nối cảm xúc với người nghe, từ đó tăng cường sự thuyết phục và hiệu quả giao tiếp.

Giao tiếp quyết đoán (assertive) thể hiện nhu cầu và quan điểm của bản thân một cách rõ ràng và tôn trọng người khác. Ngược lại, giao tiếp hung hăng (aggressive) thể hiện nhu cầu của mình bằng cách xâm phạm quyền lợi và không tôn trọng người khác. Sự tôn trọng là điểm khác biệt chính.

Trong đàm phán, lắng nghe cẩn thận và đặt câu hỏi thông minh là kỹ năng giao tiếp quan trọng nhất. Lắng nghe giúp hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của đối phương, trong khi đặt câu hỏi thông minh giúp khám phá thông tin và tìm kiếm điểm chung để đạt được thỏa thuận có lợi cho cả hai bên.

Để thu hút và duy trì sự chú ý của khán giả trong thuyết trình, sự nhiệt tình của người nói, giọng điệu đa dạng và tương tác với khán giả là rất quan trọng. Những yếu tố này tạo sự sống động, hấp dẫn và khuyến khích khán giả tham gia vào nội dung.

Phản hồi hiệu quả nên tập trung vào hành vi cụ thể mà người nhận có thể thay đổi được. Phản hồi nên mang tính xây dựng, tập trung vào hành động chứ không phải phán xét con người, và nên cụ thể để người nhận hiểu rõ cần cải thiện điều gì.

Giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt, giao tiếp bằng mắt, không gian cá nhân,... Từ ngữ được sử dụng thuộc về giao tiếp ngôn ngữ hoặc lời nói. Do đó, 'từ ngữ được sử dụng' không phải là yếu tố của giao tiếp phi ngôn ngữ.

Giao tiếp bằng mắt trực tiếp (vừa phải, không nhìn chằm chằm) thường thể hiện sự tự tin, trung thực và quan tâm đến người đối diện. Khoanh tay thường được hiểu là phòng thủ hoặc khép kín.

Để giao tiếp hiệu quả khi nhận được yêu cầu không rõ ràng, bạn nên chủ động hỏi lại để làm rõ các chi tiết. Điều này đảm bảo bạn hiểu đúng yêu cầu, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian, công sức cho cả hai bên. Hỏi lại thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm.

Lắng nghe chăm chú và thấu hiểu là một yếu tố thúc đẩy giao tiếp hiệu quả, không phải là rào cản. Các lựa chọn còn lại (khác biệt văn hóa, thiếu đồng cảm, biệt ngữ) đều là những rào cản phổ biến.

Tạm dừng (pausing) trước khi trả lời trong tình huống giao tiếp khó khăn là một kỹ thuật hiệu quả. Nó cho phép bạn có thời gian suy nghĩ kỹ về phản ứng của mình, kiểm soát cảm xúc (đặc biệt là tức giận hoặc bối rối) và đưa ra câu trả lời bình tĩnh, chín chắn và phù hợp hơn.